استخدام النماذج المرنة ومدير الملفات

شركة الأمن SecTec-Team

• المالك يوخن بروير
• 48 موظفًا

الوظائف

• مدير الملفات
• نماذج مرنة

الوضع الأولي

قبل شهر، أجرى فريق SecTec برئاسة يوخن بروير محادثات أولية مع شركات صناعية معروفة. ولأنه يعلم مدى أهمية أن تقدم شركته صورة جيدة ومحترمة للعملاء الرئيسيين المحتملين، فقد قرر من بين أمور أخرى التخلص من جميع الأعمال الورقية. يعمل لدى يوخن بروير 48 موظفاً دائماً، ولن يكون من السهل إقناع بعضهم بالاستغناء عن قوائم المراجعة الورقية المعتادة أو مجلدات التعليمات البالية.

العمل اليومي مع كوردينيت ®COREDINATE 

تم اتخاذ القرار بسرعة - لصالح نظام حديث وواضح بدون أي ”أجراس وصفارات“ زائدة عن الحاجة. إن COREDINATE® سهل الإعداد بشكل مدهش ولا يمثل استخدام التطبيق تحديًا، حتى بالنسبة للموظفين الأكبر سنًا. المدير الإداري لأحد أصدقاء خدمات الأمن الذي أوصى بـ COREDINATE® هو على حق: ”أي شخص يعرف كيفية استخدام الهاتف الذكي سيجد أيضًا أن COREDINATE® سهل الاستخدام.“

بالإضافة إلى التصفح المنطقي للقائمة والتصميم الجذاب لنظام التحكم في الحراسة عبر الإنترنت، أعجب يوخن بروير بالمجموعة الواسعة من الوظائف. كما أنه يرى أيضًا إمكانات حقيقية في نظام COREDINATE® لدفع شركته إلى الأمام رقميًا بما يتجاوز متطلباته الأصلية لإنهاء الحرب الورقية في شركته والتخلص من المجلدات الورقية الثقيلة والقديمة. إن تحقيق تحدياته الأصلية أمر سهل للغاية.

مدير الملفات

بصفته مستخدمًا للتقنيات الحديثة في العمل الكلاسيكي لحماية الممتلكات، يستطيع يوخن بروير أن يكسب على الفور الشركة الصناعية الأولى في اجتماع المتابعة مع العملاء المحتملين. فالمفاوضات أصبحت سهلة للغاية مع نظام مساعدة مبتكر مثل COREDINATE®، ويمكن للسيد بروير أن يفي بسهولة بجميع متطلبات الشركة لمزود خدمة حديث ومتطور.

فهو يجعل تعليمات الخدمة الرقمية الخاصة بالشركة متاحة لموظفيه المسؤولين باستخدام مدير الملفات COREDINATE®. وهذا يعني أن بإمكانهم الوصول إلى المستندات في الموقع في أي وقت دون الحاجة إلى البحث في جبال من الورق. كل ما يحتاجه موظفو SecTec الآن هو هاتف ذكي.

عند دخول العقار المراد حراسته، لا يزال هيربرت كناوس متشككًا في كيفية قيامه بعمله بشكل صحيح بدون حافظة. يبدأ تطبيق COREDINATE® على هاتفه المحمول الجديد الخاص بالعمل بمجرد أن يحمل بطاقة هويته الجديدة خلف هاتفه الذكي (iOS أو Android). عندما يتم مسح نقطة التفتيش الأولى، يفتح ملف PDF الذي يحتوي على تعليمات الخدمة الجديدة مباشرةً على الشاشة. يقرأ الجزء ذا الصلة، ثم ينتقل إلى نقطة التدقيق الثانية ويتلقى تلقائياً قائمة التحقق مع المهام التي أنشأها رئيسه باستخدام وظيفة النماذج المرنة عند التخطيط للجولة.

نماذج مرنة

يعمل النقر وملء قائمة المراجعة دون أي مشاكل، لأن السيد كناوس ليس مضطرًا حتى للكتابة بل يمكنه اختيار الإدخال الصوتي. كما أقنعته سهولة استخدام برنامج COREDINATE® وسهولة التعامل معه بمزايا البرنامج. وهو يعتقد أن رئيسه بروير قد وجد شيئًا عمليًا حقًا مع COREDINATE®.

عند ملء النموذج، يرشده التطبيق بشكل هادف من خلال النموذج ويشير بشكل موثوق إلى الحقول التي يجب عليه إكمالها بشكل مطلق. قام يوخن بروير بوضع علامة على هذه الحقول كحقول إلزامية عند إنشاء النموذج بحيث يتعين على موظفيه دائمًا إدخال المعلومات المهمة. وهذا يقلل من خطر الاضطرار إلى استثمار وقت إضافي بعد ذلك للحصول على هذه المعلومات.