La petite entreprise de maintenance des frères Köhne, avec 35 employés, est spécialisée dans l'entretien des systèmes électriques, des points de sécurité et des points d'ancrage individuels. En raison de l'augmentation constante du nombre d'employés et du succès continu de l'entreprise, il existe des défis considérables pour la documentation des tâches de maintenance. Les frères Köhne recherchent une solution facile à utiliser pour tous les employés et qui sécurise en même temps les précieuses données des clients conformément aux réglementations sur la protection des données.
Jusqu'à présent, l'entreprise utilisait des feuilles de maintenance classiques en papier pour documenter les tâches de maintenance. Un changement a toujours échoué parce que les solutions numériques étaient trop complexes. Les employés étaient tout simplement toujours mieux capables de gérer la documentation de maintenance classique dans leur travail quotidien que les nouveaux systèmes.
Néanmoins, comme la direction souhaite investir dans l'avenir et cherche toujours à optimiser les processus de l'entreprise, la direction a décidé d'essayer une dernière fois. La documentation de maintenance de COREDINATE a été choisie parce que l'interface est assez simple et donc la courbe d'apprentissage est plus faible par rapport à d'autres solutions.
L'entreprise prévoit d'introduire la nouvelle solution COREDINATE avec les appareils Android existants. L'avantage est évident : les coûts d'acquisition élevés sont éliminés, tout comme la familiarisation avec de nouveaux appareils. Chaque employé peut utiliser un smartphone ou une tablette. La direction planifie consciencieusement le déploiement hebdomadaire. Avec COREDINATE, cela est facile à résoudre car tout peut être géré de manière centralisée via le portail.
Les clients et les rondes de contrôle peuvent être clairement structurés. Les tâches de maintenance importantes et les formulaires numériques flexibles préfabriqués sont placés à tous les points de contrôle. Les employés peuvent maintenant facilement et commodément suivre les rondes, les points de contrôle et les tâches. Un coup d'œil au smartphone suffit.
Les tâches sont liées aux points de contrôle individuels par COREDINATE. Les tâches oubliées appartiennent donc au passé. Lorsque le point de contrôle correspondant à la tâche de maintenance est atteint, la tâche apparaît à l'écran et peut être complétée de manière contraignante.
Un autre avantage : la réalisation des tâches peut être suivie en temps réel sur le portail. Toutes les informations en temps réel sont simultanément sauvegardées à long terme sur des serveurs allemands hautement sécurisés.
Cependant, la planification des tâches ne se fait pas seulement dans une direction avec COREDINATE. Les employés peuvent immédiatement enregistrer de nouvelles tâches qui surviennent sur place. Avec COREDINATE, cela n'a pas besoin d'être saisi manuellement de manière compliquée, mais une prise de photo ou une dictée de texte suffit. Le smartphone écrit le contenu important pour vous.
Un élément particulièrement important dans la transition de la documentation papier à la documentation numérique est l'utilisation de formulaires standardisés. Avec COREDINATE, vous pouvez reproduire les formulaires papier un à un. Il suffit de télécharger votre feuille souhaitée dans le système et de définir des champs remplissables.
Les formulaires flexibles sont également créés comme des tâches. De cette façon, le service de planification peut s'assurer que les formulaires sont remplis au bon moment et au bon endroit. Cela rend particulièrement facile pour les employés d'utiliser une terminologie standardisée. Ces termes apparaissent comme des champs de sélection et font gagner beaucoup de temps à chaque employé dans l'entretien quotidien.
Cependant, les termes standardisés aident également à l'évaluation des données. Les formulaires remplis dans le passé contenaient souvent une terminologie différente. La standardisation des termes des formulaires permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de l'argent.