Utilisation des tâches et gestion des clés

Security BÄR

• Propriétaire Anton Bär
• 25 employés
• excellente réputation en protection d'événements

Fonctions

• Tâches
• Gestion des clés

La petite entreprise de maintenance des frères Köhne, avec 35 employés, est spécialisée dans la maintenance d'installations électriques, de garde-corps et de points d'ancrage individuels. Avec le nombre croissant d'employés et le succès constant de l'entreprise, des défis importants surgissent pour la documentation des tâches de maintenance. Les frères Köhne recherchent une solution facile à utiliser pour tous les employés et qui protège en même temps les données précieuses des clients conformément à la réglementation sur la protection des données.

La situation initiale

L'entreprise Security BÄR est présente sur le marché depuis plus de 15 ans et s'est particulièrement fait un nom dans le domaine de la protection des événements. Bien qu'il y ait de nombreuses tâches de routine, des tâches supplémentaires ou des services spéciaux peuvent survenir selon le client. Les instructions orales ou la création et la validation finale de listes de contrôle ne sont plus une option avec une entreprise de 25 employés et une bonne charge de travail. De plus, même les nouveaux employés doivent se voir confier les clés des clients. Comment Anton Bär peut-il être sûr qu'elles seront traitées avec soin ?

Le quotidien avec COREDINATE

À la recherche d'une solution pratique et fiable, le propriétaire Anton Bär a décidé il y a six mois d'utiliser COREDINATE. Le système d'assistance moderne lui montre non seulement quels employés sont actuellement en service, mais garantit également que chaque ordre est exécuté. Même lorsque les clients font des demandes spontanées. Un client connu est le responsable des événements du marketing de la ville, qui se souvient presque toujours de quelque chose d'important à la dernière minute.

Tâches 

Avec COREDINATE, le stress organisationnel supplémentaire disparaît. Via le portail COREDINATE, le directeur Bär peut encore attribuer des tâches, même lorsque l'équipe est déjà en déplacement ou sur place. Lors du scan du point de contrôle à l'entrée principale de la salle, une notification apparaît sur le smartphone de l'agent de sécurité Bernd Schmidt : « Fermer la porte extérieure après la fin de l'événement. Date limite : 23h30 ».

Dans le portail COREDINATE, des tâches peuvent être créées, qui peuvent toujours être effectuées, c'est-à-dire toujours visibles dans l'application COREDINATE, ou des tâches programmées, qui ne sont visibles et disponibles qu'à certains moments ou dans certaines périodes. De cette manière, Anton Bär garde toujours le contrôle, mais peut tout de même organiser chaque ronde de manière très flexible. 

Pour les tâches à proximité immédiate des points de contrôle, il peut les relier entre elles. Cela signifie que la tâche de fermer la porte extérieure après la fin de l'événement aurait pu être attribuée à Bernd Schmidt au point de contrôle approprié à la fin de la ronde, en lui donnant également une fenêtre temporelle jusqu'à 23h30 pour accomplir cette tâche. Bernd Schmidt doit confirmer dans l'application COREDINATE qu'il a reçu la tâche, car l'application demande un retour de l'utilisateur.

Gestion des clés

Bernd Schmidt a pris la clé pour la tâche de fermer la porte extérieure du coffre-fort au bureau de Security BÄR au début de son service, et grâce à la fonction de gestion des clés, son patron Anton Bär en est bien informé. Le trousseau de clés était équipé du sceau COREDINATE. Cela sécurise non seulement le trousseau et rend presque impossible de retirer une seule clé, mais permet également l'identification et l'attribution sans équivoque du trousseau grâce à l'étiquette NFC attachée.

Un scan suffit pour qu'Anton Bär sache que Bernd Schmidt a pris la clé le matin. À la fin du service, il peut savoir exactement si et quand Bernd Schmidt a remis le trousseau de clés dans le coffre-fort.