En raison de ses compétences dans différents domaines, Maintenance Industrielle Köhler est sollicitée régionalement. Les clients sont majoritairement satisfaits, mais demandent de plus en plus souvent des rendez-vous de maintenance le week-end. Ce qui était autrefois une exception, Jochen Köhler souhaite désormais l'offrir comme un service permanent. Pour la réalisation du service 24/7, il crée d'abord cinq nouveaux postes à temps plein et les pourvoit avec des professionnels bien formés.
Il voit une difficulté possible dans les responsabilités changeantes fréquentes lors des interventions chez les clients. Pour offrir la flexibilité requise, son équipe doit être correctement formée. Il a besoin d'une solution moderne pour garantir un déroulement fluide et une qualité constante malgré le changement de personnel. Jochen Köhler décide donc, sur recommandation et après une phase de test de deux semaines, d'utiliser le système d'assistance COREDINATE. Maintenant, il doit fixer des rendez-vous avec les clients pour équiper les installations de points de contrôle pré-appris ou les apprendre sur place.
Le premier rendez-vous de maintenance de Heiko Schmidt chez Schönhof et Fils est prévu. C'est aussi sa première utilisation du nouveau logiciel. À son arrivée au bureau, il se connecte à l'application COREDINATE sur son nouveau téléphone de service.
Un message l'attend à l'écran : "Heiko, utilise la porte latérale au lieu de l'entrée principale le week-end. Instructions ci-jointes. Salutations, Jochen." Ce message a été rédigé par son supérieur Jochen Köhler la veille au soir, juste avant de quitter le travail, pour rappeler à Schmidt les particularités des tours de week-end.
Avec les messages COREDINATE, l'équipe obtient une méthode sûre pour transmettre des changements de dernière minute ou d'autres informations. Avec un service de messagerie comme WhatsApp, il y aurait toujours un certain risque pour la confidentialité des données. De plus, Jochen Köhler et ses employés tiennent beaucoup à ce que leur temps libre reste libre et que rien de professionnel n'interfère. Si les indications et les messages apparaissent uniquement sur le téléphone de service, cela est garanti.
M. Schmidt consulte les instructions de direction du message et prend les clés des clients du coffre-fort. Comme cela lui a été montré lors de la brève orientation, il documente la réception en utilisant la fonction de gestion des clés sur son smartphone.
Lors de la configuration de la tournée chez le client Schönhof et Fils, la clé d'accès et toutes les autres clés dont M. Schmidt ou ses collègues ont besoin pendant la tâche ont été sécurisées avec le sceau COREDINATE. Non seulement il est presque impossible de démonter le trousseau de clés, ce qui augmente le risque de perte de clés individuelles. De plus, le trousseau peut être identifié de manière concluante grâce à l'étiquette NFC attachée au sceau.
Le scan du trousseau de clés est aussi simple que le scan des points de contrôle installés dans diverses stations de la tournée. M. Schmidt peut donc documenter la réception du trousseau de clés de manière facile et propre. À la fin de son service, il remet la clé dans le coffre-fort et peut le confirmer via l'application COREDINATE en scannant à nouveau le trousseau de clés.
Une demi-heure après avoir reçu le trousseau de clés, M. Schmidt scanne le point de contrôle à la première installation de sa tournée en utilisant son smartphone (iOS ou Android). Cela confirme sa présence. L'application COREDINATE documente à la fois son temps de travail total depuis le premier scan à la porte de Maintenance Industrielle Köhler, ainsi que les temps qu'il passe dans des zones spécifiques de sa tournée chez Schönhof et Fils. De cette manière, Jochen Köhler et les clients peuvent toujours suivre où se trouvait chaque employé et combien de temps ils ont passé dans chaque zone. C'est également une grande aide pour Jochen Köhler dans la planification des tournées.
En plus de l'enregistrement du temps, le point de contrôle offre d'autres fonctions : Heiko Schmidt trouve tous les documents importants, tels que le plan de maintenance complet de l'installation qu'il doit maintenant entretenir. "Ça marche vraiment", pense-t-il. "Je peux donc laisser le classeur avec tous les papiers à l'entreprise." Cela s'applique également aux tâches à accomplir. Si plusieurs installations doivent être entretenues dans des zones spécifiques de points de contrôle ou des tâches secondaires mineures, comme la vérification des détecteurs de fumée ou des extincteurs, l'application COREDINATE les affiche après le scan du point de contrôle. De cette manière, Heiko Schmidt dispose d'une liste de contrôle complète à suivre. À son tour, Jochen Köhler obtient une liste de tâches documentée qu'il peut présenter à ses clients si nécessaire.