Das Sicherheitsunternehmen Dobermann Security hat sich bislang ganz gut durch die COVID-Pandemie kämpfen können. Die Krise hat zwar dazu geführt, dass einige Kunden ihre Geschäfte und Büros, welche Dobermann Security bislang bewacht hatte, schließen mussten, es eröffneten sich aber auch neue Möglichkeiten für den Sicherheitsdienst. Genauer gesagt hat Dobermann Security die Aufgabe erhalten das ein oder andere Impf- und Testzentrum zu bewachen.
Die Arbeit im Impfzentrum Wernburg stellte den Sicherheitsdienst vor bislang nicht unbekannte Aufgaben, aber die Bedeutung der Pandemie für die Gesellschaft brachte ein neues Maß an Verantwortungsbewusstsein mit sich. Aus diesem Grund entschied sich Geschäftsführer Hendrik Ober, sich nach einer modernen Softwarelösung für sein Unternehmen umzusehen. So wollte er seine Mitarbeiter bei den wichtigen täglichen Aufgaben im Impfzentrum unterstützen.
Insgesamt beschäftigt Hendrik Ober 25 Mitarbeiter, von denen sich 3 die Schichten im Impfzentrum teilen. Eine von ihnen ist Bernadette Betz. Sie war im Vorfeld dafür verantwortlich, den Rundgang im Impfzentrum zu planen und im COREDINATE Portal anzulegen. Dazu gehörte über das Erstellen des Rundgangs hinaus auch die Auflistung und Zuteilung von Aufgaben und das Erstellen von Formularen, die Bernadette Betz und ihre Kollegen während der Schicht ausfüllen müssen.
Die wichtigste Aufgabe im Impfzentrum ist das Kontrollieren und Festhalten der konstanten Kühltemperatur und der Anzahl der Impfdosen. Der an den Kühlschränken befestigte Kontrollpunkt soll daher mehrfach während des Rundgangs angelaufen und gescannt werden. Bernadette Betz fügte bei der Rundgangplanung den Kontrollpunkt an den Kühlschränken also einfach mehrmals in die Tour ein.
Da die Kühlschränke in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden sollen, ist nicht nur der ganze Rundgang um diese herum geplant, sondern durch eine zusätzliche Terminierung im COREDINATE Portal gesichert. Grundsätzlich kann ein Rundgang mit COREDINATE nämlich jederzeit durchgeführt werden. Durch die Wiederholungsregeln können bestimmte Zeiten festgelegt werden, zu denen bestimmte Kontrollpunkte gescannt oder Aufgaben erledigt werden.
So wurde für den Rundgang im Impfzentrum von Bernadette Betz festgelegt, dass die Kühlschränke von Beginn des Rundgangs an alle zwei Stunden kontrolliert werden müssen.
Das Gleiche hätte Bernadette Betz auch mittels der Aufgabe „Kühlschränke kontrollieren“ tun können. Auch bei Aufgaben ist es möglich, über Wiederholungsregeln festzulegen, in welchem zeitlichen Abstand diese erledigt werden müssen. Da die Kontrolle der Kühlschränke jedoch ein so wichtiger und zentraler Punkt des Rundgangs im Impfzentrum ist, fiel die Entscheidung, die Terminierung auf der höchsten Ebene des Rundgangs vorzunehmen.
Zu den weiteren Aufgaben gehört u. a. auch das Kontrollieren der Türen und Fenster in dem Raum, in dem die Kühlschränke aufgestellt wurden. Diese Aufgabe wird angezeigt, sobald Bernadette Betz oder einer ihrer Kollegen den Kontrollpunkt an den Kühlschränken scannt. Dazu musste nicht einmal ein neues Diensthandy angeschafft werden, denn das vorhandene nutzt bereits die notwendige Technologie, um die Kontrollpunkte scannen zu können.
Bei COREDINATE fällt die Entscheidung zwischen NFC-, Bluetooth und GPS-Kontrollpunkten. Für das Impfzentrum bot sich die NFC-Technologie an, da die Sicherheitsmitarbeiter vor Ort sich in kleinen, überschaubaren Bereichen bewegen. Für ein weitläufigeres Gelände, das u. U. auch mit einem Fahrzeug begangen werden müsste, eignet sich die GPS-Technologie. Sogenannte Bluetooth Beacons ähneln in ihren Eigenschaften der NFC-Technologie, erfassen aber einen größeren Radius, was im Falle von Dobermann Security nicht gefragt ist. Es ist erforderlich, dass die Mitarbeiter vor Ort sich wirklich zu den Kühlschränken begeben, um die Temperatur und Anzahl der Impfdosen festzuhalten. Der Scan mittels NFC ist hier also genau richtig ausgewählt, hätte aber auch mit den anderen verfügbaren Technologien von COREDINATE kombiniert werden können.
Um die Temperatur und Anzahl der Impfdosen in den Kühlschränken dokumentieren zu können, hat Bernadette Betz mit der Zusatz-Funktion Flexible Formulare ein Dokument erstellt, das digital ausfüllbar ist. Hier können sie und ihre Kollegen ganz einfach beide Informationen eintragen und speichern. Damit das auch wirklich passiert, hat sie das Formular mit der Aufgabe „Kühlschränke kontrollieren“ verknüpft, sodass diese erst als erledigt angeben werden kann, wenn auch das zugehörige Formular ausgefüllt wurde.
Mit COREDINATE kann beinahe jedes Papierformular in ein Flexibles Formular umgewandelt werden. Das ermöglicht die Vereinheitlichung und das saubere Ausfüllen aller Dokumente, die für die erfolgreiche Beschreitung eines Sicherheitsrundgangs notwendig sind.