Das kleine Wartungsunternehmen der Gebrüder Köhne mit 35 Mitarbeitern ist spezialisiert auf die Wartung von elektrischen Anlagen, Sekuranten und Einzelanschlagpunkten. Durch die stetig wachsende Mitarbeiterzahl und den konstanten Erfolg des Unternehmens ergeben sich erhebliche Herausforderungen für die Dokumentation der Wartungsaufgaben. Die Gebrüder Köhne suchen eine Lösung, die für alle Mitarbeiter gut bedienbar ist und die wertvollen Daten der Kunden gleichzeitig datenschutzgerecht sichert.
Bisher nutzt das Unternehmen für die Dokumentation der Wartungsaufgaben klassische Wartungsbögen auf Papier. Ein Umstieg scheiterte immer an zu komplexen digitalen Lösungen. Die Mitarbeiter konnten bei der täglichen Arbeit einfach stets besser mit der klassischen Wartungsdokumentation umgehen als mit den neuen Systemen.
Da die Geschäftsleitung dennoch in die Zukunft investieren möchte und die Abläufe im Unternehmen immer wieder zu optimieren versucht, entschied sich die Geschäftsleitung für einen letzten Versuch. Die Wartungsdokumentation von COREDINATE wurde gewählt, da das Interface recht einfach gehalten und somit die Lernkurve geringer als bei anderen Lösungen ist.
Das Unternehmen plant die Einführung der neuen Lösung COREDINATE mit den vorhandenen Android-Geräten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Teure Anschaffungskosten entfallen und die Einarbeitung mit neuen Geräten ebenfalls. Ein Smartphone oder Tablet kann jeder Mitarbeiter bedienen. Die Geschäftsleitung plant gewissenhaft den wöchentlichen Einsatz. Mit COREDINATE ist dies einfach zu lösen, da alles zentral über das Portal verwaltet werden kann.
Die Kunden und Kontrollgänge können übersichtlich strukturiert werden. An alle Kontrollstellen werden wichtige Wartungsaufgaben und die vorgefertigten digitalen Flexiblen Formulare gelegt. Die Mitarbeiter können nun einfach und bequem die Rundgänge, Kontrollpunkte und Aufgaben nachvollziehen. Es genügt ein Blick auf das Smartphone.
Die Aufgaben sind durch COREDINATE an die einzelnen Kontrollstellen gekoppelt. Vergessene Aufgaben gehören somit der Vergangenheit an. Wird der jeweilige Kontrollpunkt für die Wartungsaufgabe erreicht, erscheint die Aufgabe auf dem Bildschirm und kann verbindlich erledigt werden.
Ein weiterer Vorteil: Die Erledigung der Aufgaben kann in Echtzeit im Portal nachvollzogen werden. Alle Echtzeitinformationen sind gleichzeitig langfristig auf hoch sicheren deutschen Servern gesichert.
Die Aufgabenplanung läuft mit COREDINATE aber nicht nur in eine Richtung. Mitarbeiter können neue Aufgabenstellungen, die sich vor Ort ergeben, unmittelbar aufnehmen. Das muss mit COREDINATE nicht umständlich manuell eingetragen werden, sondern es reicht eine Bild-Aufnahme bzw. ein Textdiktat. Das Smartphone schreibt für Sie den wichtigen Inhalt auf.
Ein besonders wichtiges Element bei der Umstellung von der Papier- auf die digitale Dokumentation ist die Verwendung von standardisierten Formularen. Mit COREDINATE können Sie die Papierformulare eins-zu-eins nachbilden. Laden Sie einfach Ihren gewünschten Bogen im System hoch und definieren Sie ausfüllbare Felder.
Auch flexible Formulare werden als Aufgabe angelegt. Somit kann die Einsatzplanung sicher sein, dass die Formulare auch zur richtigen Zeit und am richtigen Ort ausgefüllt werden. Besonders einfach macht dies für die Mitarbeiter das Verwenden von standardisierten Begrifflichkeiten. Diese erscheinen als Auswahlfeld und ersparen dem einzelnen Mitarbeiter im Wartungsalltag viel Zeit.
Die standardisierten Begriffe helfen aber auch bei der Auswertung der Daten. Formulare, die früher ausgefüllt wurden, wiesen häufig abweichende Begrifflichkeiten auf. Die Vereinheitlichung der Formularbegriffe, spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld.