Thomas Ammer führt das Sicherheitsunternehmen Secure GmbH seit sein Vater Harald in Ruhestand ging. Seitdem versucht er in kleinen Schritten, das Unternehmen zu digitalisieren und veraltete Prozesse zu optimieren. Auf seiner To-Do-Liste stehen als nächstes die Punkte Zeiterfassung und sichere Kommunikation innerhalb des Teams.
Auf der SicherheitsExpo München stößt Thomas Ammer auf COREDINATE. Das Unternehmen ist mit einem großen Stand auf der Messe vertreten und durch die kompetente Beratung der Mitarbeiter vor Ort erfährt Thomas Ammer, dass das Wächterkontrollsystem ihm bei der Bewältigung der Punkte auf seiner Liste helfen kann. Noch vor Ort ordert Thomas Ammer drei Lizenzen für COREDINATE.
Mit Hilfe des COREDINATE-Supports gelingt die Einrichtung des Assistenzsystems spielend einfach. Über das COREDINATE Portal kann Thomas Ammer alle notwendigen Funktionen aktivieren, er kann alle Dateien für sein Team hinterlegen und die Rundgänge seiner Sicherheitsmitarbeiter planen und anlegen. Die COREDINATE App installiert er auf den Diensthandys seiner Mitarbeiter. Über die App können alle Rundgänge mobil genutzt werden.
Bei der Einweisung stößt Thomas Ammer zuerst auf Skepsis. Viele seiner Mitarbeiter sind schon lange Teil des Unternehmens und daher routiniert, aber auch etwas unflexibel. Es bleibt abzuwarten, in wie weit COREDINATE hier überzeugen kann.
Um es seinem Team so einfach wie möglich zu machen, hat sich Thomas Ammer dazu entschieden, die Zeiterfassung via COREDINATE App automatisch durch den Scan eines Kontrollpunkts starten und enden zu lassen und zwar dann, wenn ein Mitarbeiter den ersten Kontrollpunkt vor Ort scannt.
Im COREDINATE Portal konnte Thomas Ammer im Vorfeld sehr schnell und einfach den Start- bzw. Endpunkt der jeweiligen Rundgänge festlegen. Um flexibel zu bleiben und seinem Team ein gewisses Maß an Eigenständigkeit zu lassen, kann die Zeiterfassung aber auch manuell gestartet oder beendet werden. Das ist dann hilfreich, wenn z.B. noch keine Kontrollpunkte an neuen Objekten angebracht wurden oder wenn ein Rundgang vorzeitig beendet werden muss.
Schon lange ist es Thomas Ammer ein Dorn im Auge, dass die Kommunikation im Unternehmen hauptsächlich über WhatsApp stattfindet. Das ist nicht nur datenschutzrechtlich bedenklich, sondern heißt für Thomas Ammer und seine Mitarbeiter darüber hinaus, dass sie nie wirklich Feierabend haben.
Um dem entgegenzuwirken, soll die firmeninterne Kommunikation künftig nur noch über COREDINATE stattfinden. Thomas Ammer erteilt bei der Einrichtung die entsprechenden Berechtigungen über das COREDINATE Portal. Für Mitarbeiter, die das auch das COREDINATE Portal nutzen sollen, stehen ihm mehr Möglichkeiten zur Verfügung, als für Mitarbeiter, die lediglich die COREDINATE App nutzen. Das bedeutet, vom COREDINATE Portal aus können Mitteilungen nicht nur gelesen, sondern auch verwaltet und verfasst werden.
Wenn nun eine Mitteilung verfasst wird, dann erhalten alle betroffenen Mitarbeiter diese auf ihr Diensthandy oder können sie im COREDINATE Portal lesen. Wer genau die jeweilige Mitteilung erhält, kann Thomas Ammer individuell zuordnen. Er kann Gruppen anlegen oder aber einzelne Mitarbeiter adressieren und bleibt somit vollkommen flexibel. Auch eine Zuordnung zu bestimmten Kunden oder Kontrollpunktbereichen ist möglich.
Für Thomas Ammer und sein Unternehmen hat die Einführung von COREDINATE nennenswerte Vorteile gebracht. Geschäftliches und Privates sind jetzt sauber getrennt und sicher innerhalb eines einzigen Systems untergebracht. Die Zeiterfassung läuft einwandfrei und auf Wunsch vollkommen automatisiert. Gleichzeitig geht nichts an Flexibilität verloren, denn mit COREDINATE können die Mitarbeiter auf Wunsch auf vieles manuell eintragen.