Vor Kurzem gründete Geschäftsführerin Margit Becker ihr Unternehmen Sicherheitsdienst Becker. Erste Kunden konnten gewonnen werden und das Unternehmen mit 5 Mitarbeitern erarbeitet sich langsam aber sicher einen Namen in der Branche.
Für den erfolgreichen Unternehmensstart sucht der Sicherheitsdienst Becker eine effektive Lösung für die Rundgangplanung. Außerdem sucht Sicherheitsdienst Becker eine sichere Lösung zur Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern. Lösungen wie WhatsApp oder Slack sind entweder mit privaten Daten vermischt oder aber datenschutzrechtlich bedenklich – im schlimmsten Fall sogar beides.
Die Rundgangplanung soll einfach und intuitiv von der Hand gehen und die jeweilige Tour soll für die Geschäftsführung nachvollziehbar, am besten über eine zentrale Oberfläche, einsehbar sein. Wichtig ist auch, dass die eigenen Mitarbeiter mit sicheren Arbeitsgeräten, zum Beispiel einem Diensthandy wie dem Sonim XP7, arbeiten. Eine hohe Ausdauer und Stabilität sind hier die Hauptkriterien. Auf diese Weise können Mitteilungen auch sensible Kundendaten enthalten und Sicherheitsdienst Becker geht keine Datenschutzrisiken ein.
Sicherheitsdienst Becker beschäftigt insgesamt 5 Mitarbeiter. Jeder von ihnen betreut Objekte der neu gewonnenen Kunden. Gerade in dieser Phase, das weiß Geschäftsführerin Margit Becker, ist es wichtig, Kunden zu halten. Sie plant also jeden Morgen über das COREDINATE Portal die Einsätze, überprüft die angelegten Rundgänge und gleicht diese mit den Wünschen und Berichten der Kunden ab.
Für Mitarbeiter Manfred Schütz wurde ein Kontrollgang mit drei Kontrollpunkten beim Kunden Abisch GmbH angelegt. Sein Rundgang beginnt bei der Pforte, verläuft danach weiter in das Büro der Buchhaltung und endet mit dem Kontrollpunkt am Ersatzteillager, welches Herr Schütz prüfen soll.
Margit Becker weiß, dass die Buchhaltung beim Kunden Abisch GmbH ab und an länger arbeitet. Das bedeutet, manchmal muss Herr Schütz das Ersatzteillager dieser Station auf seinem Rundgang vorziehen. Das lässt sich ganz einfach mit COREDINATE lösen, in dem die Reihenfolge der Kontrollpunktchecks als "flexibel" gewählt wird. So kann Herr Schütz vor Ort je nach Situation entscheiden, welchen Kontrollpunkt er zuerst abläuft.
Es kommt oft vor, dass während des Rundgangs ein bestimmter Bereich nicht sofort zugänglich ist, z. B. das Büro der Buchhaltung, da dort noch Mitarbeiter arbeiten. Sofern also keine vorgegebene Reihenfolge notwendig ist, in der die Kontrollpunkte gescannt werden müssen, kann dies mit einem Klick geändert werden. Die Reihenfolge kann auf "flexibel" eingestellt werden. Somit bleibt es dem Mitarbeiter vor Ort überlassen, wann er welchen Kontrollpunkt scannt.
Ein bisschen mehr Kontrolle kann eingefordert werden, wenn für die einzelnen Kontrollpunkte ein gewisser Zeitraum festgelegt wird, in dem dieser gescannt werden muss. So kann der Mitarbeiter weiterhin auf Besonderheiten während des Rundgangs reagieren, die Einsatzleitung und Kunden behalten jedoch die Sicherheit, dass die einzelnen Stationen des Rundgangs in einem zeitlich angemessenen Rahmen vonstatten gehen.
Manfred Schütz ist ein sehr zuverlässiger Mitarbeiter, jedoch hat er am Tag zuvor versehentlich den Schlüssel für das Dienstfahrzeug mit nach Hause genommen. Auch das ist mit COREDINATE kein Problem: Margit Becker schreibt ihrem Mitarbeiter via COREDINATE Mitteilungen am Morgen vor dem Einsatz beim Kunden eine Nachricht, um ihn an den Schlüssel zu erinnern.
Diese Nachricht liest Manfred Schütz vor dem Beginn seiner Arbeit. Der Schlüssel, den er am Abend zuvor bei Feierabend bereitgelegt hat, wandert zielstrebig in die Jackentasche und bei Sicherheitsdienst Becker wechselt Herr Schütz das Privatfahrzeug gegen den Dienstwagen aus, wie jeden Morgen. Wie geplant, startet er mit dem Rundgang und scannt mit seinem Diensthandy flexibel die entsprechenden Kontrollpunkte. Dies kann Margit Becker vom COREDINATE Portal aus in Echtzeit nachverfolgen und so sichergehen, dass alles wie geplant verläuft.
Es kann jederzeit vorkommen, dass Mitarbeiter vor Ort neue Informationen zu ihrem Einsatz benötigen oder dass nach Feierabend noch neue Informationen auftauchen, die weitergegeben werden müssen. Der Einsatz von privaten Messenger-Diensten wie WhatsApp ist für den dienstlichen Gebrauch jedoch umstritten, wenn nicht sogar bedenklich, was den Datenschutz anbelangt. Sicher ist, wer auf COREDINATE Mitteilungen setzt.
Mit der Funktion COREDINATE Mitteilungen können Nachrichten einfach und sicher innerhalb des Teams oder der gesamten Belegschaft verbreitet werden. Da die COREDINATE App auf dem Diensthandy installiert wird, heißt das auch, wenn der Mitarbeiter nach Feierabend das Diensthandy beiseite legt, wird er danach nicht mehr gestört. Stattdessen erhält er die Nachricht erst am nächsten Morgen bei Arbeitsbeginn, ist also topaktuell informiert, sollte sich in der Zwischenzeit noch einmal etwas geändert haben.
Für Sicherheitsdienst Becker hat der Einsatz von COREDINATE sowohl intern als auch extern enorme Vorteile mit sich gebracht: Geschäftsführerin Margit Becker weiß dank der zentralen Oberfläche des COREDINATE Portals zu jeder Zeit, was ihre Mitarbeiter am Einsatzort gerade tun. Durch COREDINATE Mitteilungen sind kurzfristige Informationen oder Erinnerungen spielend einfach und sicher an ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Auf diese Art und Weise ist der Weg hin zum digitalen Unternehmen von Beginn an gewährleistet.