Dateimanager im Portal nutzen

Mit dem Dateimanager können Unternehmen ihren Mitarbeitern wichtige Dateien und Dokumente zur Verfügung stellen.

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Mit dem Dateimanager haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern wichtige Dateien und Dokumente in der App zur Verfügung zu stellen. Der Dateimanager bietet Ihnen viele Vorteile, unter anderem können z. B. Arbeitsanweisungen per PDF verteilt werden.

Erstbenutzung

Um den Dateimanager überhaupt nutzen zu können, müssen Sie unter Umständen sich selbst und dem entsprechenden Benutzer erst die Rechte geben, dass dieser sowohl im Portal als auch in der App Zugriff auf den Dateimanager hat. Wie Sie diese Rechte vergeben, lesen Sie im Abschnitt Benutzer anlegen/Rechte, wo Sie dann bei Dateien den Punkt dort setzen, wo er benötigt wird. Den Dateimanager finden Sie links im Hauptmenü unter Stammdaten > Dateimanager. Dort klicken Sie bitte auf den Dateimanager. Es sind fast alle Dateitypen erlaubt, außer .exe oder .msi (Installationsdateien für Computer). Die Dateien dürfen maximal 15 Megabyte groß sein und Sie haben die Möglichkeit, 100 Dateien zu speichern. Sollten Sie mehr benötigen, kontaktieren Sie uns bitte telefonisch.

Einstellungen

Um eine Datei in das Portal einzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf + Datei hochladen.

2. Fügen Sie die gewünschte Datei entweder per Drag & Drop in das graue Feld oder klicken Sie auf das graue Feld, um dann in dem sich öffnenden Explorer-Fenster ihre Datei auszuwählen.

Wenn Sie Ihre Datei ausgewählt haben, geben Sie bitte noch einen Dateinamen und eine sinnvolle Beschreibung ein. So wird es danach auch in der App dargestellt, sofern Sie den standardmäßig aktivierten Knopf in der App sichtbar nicht deaktivieren. Jetzt können Sie noch ganz explizit angeben, wo die Datei sichtbar sein soll. Die Einstellungen reichen von der obersten Unternehmensebene über einen bestimmten Kunden bis hin zu einem einzelnen, ganz bestimmten Bereich. Dort setzen Sie bitte links in dem Fenster an gewünschter Stelle den Haken. Je nachdem, welchem Mandanten bzw. welchem Bereich die Datei zugeordnet ist, ist diese unternehmensweit für jeden Mitarbeiter sichtbar, oder sie ist nicht sichtbar, wenn der betreffende Mitarbeiter einem anderen Mandanten in einem anderen Bereich zugeordnet ist. Um Ihre Eingaben zu bestätigen und die Datei zu sichern, klicken Sie bitte rechts unten in dem Dialogfenster auf Hochladen.

Änderungen

Möchten Sie einmal eine Datei ändern bzw. austauschen, ohne dass Sie die restlichen Daten ändern wollen, können Sie auf das Feld Datei austauschen klicken oder eine Datei direkt reinziehen.

Dort öffnet sich dann ein Explorer-Fenster, aus welchem Sie sich dann die gewünschte Datei austauschen können.

Ab jetzt können Sie – je nach Einstellung – auf diese Dateien im Portal bzw. auch in der App zugreifen. Wie Sie die Dateien in der App nutzen, erklären wir Ihnen hier. Den Dateimanager können Sie bis zu 100 Dateien kostenfrei nutzen. Benötigen Sie 101-300 Dateien, Können Sie das Paket Professional hinzubuchen. Bei mehr als 300 Dateien unterbreiten wir Ihnen sehr gerne ein Angebot. Dazu können Sie uns entweder unter 09842 - 8049120 anrufen oder eine E-Mail an support@coredinate.de senden. Im folgenden Bild sehen Sie die Staffelung noch einmal, welche Sie im Hauptmenü unter Stammdaten –> Dateimanager und dann rechts im Reiter Verwaltung buchen können. Hier können Sie auch direkt Kontakt mit uns aufnehmen, wenn Sie mehr als 300 Dateien benötigen. 

Wenn Sie eine Datei aus dem Dateimanager löschen, wird dadurch natürlich der Platz der gelöschten Datei für eine neue Datei frei.