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Hier erklären wir, was Sie tun können, wenn Berichte nicht bei Ihren Kunden ankommen.
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Wenn Sie bemerken, dass Sie oder Ihr Kunde die von Ihnen eingestellten Berichte nicht erhalten oder diese als Spam deklariert werden, liegt die Hauptursache in den meisten Fällen am sogenannten SPF-Record Ihrer Domain.
Sie haben nun zwei Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen:
1. der spf-Eintrag:
Dieser definiert, welche Server die Erlaubnis haben, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden. Wenn Sie beispielsweise die Absenderadresse info@.de nutzen möchten, muss der entsprechende TXT-Eintrag in den DNS-Einstellungen der Domain (.de) angepasst werden. Wir haben alle COREDINATE-Server, die E-Mails versenden, bereits in einem entsprechenden Eintrag (spf.coredinate.de) zusammengefasst. Fügen Sie diesen Ihrem SPF-Eintrag hinzu, um unsere Server offiziell zum Versand Ihrer E-Mails zu berechtigen.
Ein Beispiel: Ihr SPF-Eintrag lautet:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.de -all
Dann müssen Sie vor das include:spf.protection.outlook.de noch ein include:spf.coredinate.de schreiben. Der fertige Eintrag sieht dann folgendermaßen aus: v=spf1 include:spf.coredinate.de include:spf.protection.outlook.de -all
Wie diese Eintragungen gemacht werden und an welcher Stelle, weiß der Administrator, der Ihre Domain betreut. Die Verlinkung zu spf-record.de erfolgt mit Genehmigung durch Internexum.de. Viele öffentliche E-Mail-Provider (z.B. t-online) deklarieren die E-Mails als Spam.
Daher der folgende Tipp: Wenn Sie nicht wissen, wie man diesen SPF-Eintrag verändert und auch niemanden kennen, der das für Sie eintragen kann, geben Sie bitte als Absenderadresse noreply@coredinate.de ein. Dann sollten Ihre E-Mails wieder in Ihrem gewohnten Postfach erscheinen.
2. Ihren eigenen E-Mailserver im Portal einrichten:
Melden Sie sich im Portal bitte als Administrator an. Klicken Sie im Hauptmenü auf Administration/Unternehmensprofil und danach rechts in der Reiterleiste auf Eigener E-Mail-Server. Sie erhalten folgende Ansicht:
Klicken Sie nun auf den grünen Button Mailserver einrichten, und die Konfigurationsansicht erscheint.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Einträge zu bearbeiten.
Geben Sie bitte alle notwendigen Daten ein. Welche Einträge und Ports Sie benötigen und ob STARTTLS aktiviert werden muss, weiß in der Regel Ihr Ansprechpartner für Ihren E-Mail-Server bzw. Ihre IT.
Haben Sie alle Einträge getätigt, klicken Sie bitte auf speichern. Zu guter Letzt müssen Sie den Mailserver noch aktivieren. Geben Sie – wie im folgenden Bild zu erkennen – eine E-Mail-Adresse an, zu welcher die Testmail gesendet werden soll, und klicken Sie anschließend auf den grünen Button Mailserver aktivieren.
Es wird sogleich eine Testmail an die von Ihnen eingegebene Mailadresse versendet, und Ihr Mailserver ist aktiv.
Wenn Sie den Mailserver, den Sie eingerichtet haben, nicht mehr benötigen oder ihn ändern möchten, klicken Sie bitte auf den roten Button Mailserver entfernen. Danach ist der Mailserver gelöscht, und Sie können bei Bedarf einen neuen anlegen.
Bitte beachten Sie, dass Gmail-Konten mit dem Mailserver nicht funktionieren! Bei anderen Mailprovidern kann es erforderlich sein, dass Sie die Option erst in Ihrem E-Mail-Konto aktivieren müssen, um Mails von Ihrem eigenen Konto zu versenden. Wie Sie das machen können, erfahren Sie gegebenenfalls bei Ihrem Mailprovider oder im Internet.
War die Aktivierung erfolgreich, erhalten Sie eine entsprechende Anzeige, und Sie können fortan die Berichte über Ihren eigenen Mailserver an Ihre Kunden versenden.