Neue Benachrichtigungsregel anlegen

Mit COREDINATE können Sie automatische Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse einrichten, z. B. für den Versand von Berichten, Formularen oder Alarmen.

Eine neue Benachrichtigungsregel anlegen

Wollen wir unseren Berichten Leben einhauchen und den Versand automatisieren, brauchen wir eine Benachrichtigungsregel. Den Bericht selbst haben wir im Kapitel davor ja schon erstellt, nun geht es um den Versand.

Wollen Sie Ihren Bericht nur einmalig als Anlage zu einer Email versenden, brauchen Sie keine Benachrichtigungsregel. Diese brauchen wir nur bei regelmäßigem Versand (z. B. Kunde erhält jeden Morgen um 7 Uhr ein Ereignisprotokoll). Für eine einmalige Email erzeugen Sie einfach wie hier beschrieben eine PDF und versenden Sie diese per Email.

Um eine neue Benachrichtigungsregel anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Melden Sie sich im Portal an und klicken Sie links im Hauptmenü zunächst auf Auswertungen und dann auf Benachrichtigungsregeln.

 

 

Es öffnet sich eine Liste aller bisher angelegten Benachrichtigungsregeln, wenn Sie schon welche angelegt haben. Um eine neue Benachrichtigungsregel anzulegen klicken Sie bitte auf das den Button + Benachrichtigungsregel anlegen oben rechts.

 

 

Es öffnet sich ein PopUp-Fenster in welches wir einen Namen für die Benachrichtigungsregel eintragen und dann auf Anlegen klicken.

 

 

Wählen Sie nun bitte aus, welche Art von Benachrichtigung Sie wünschen. Folgende Themen können die Grundlage für Benachrichtigungen sein:

• Ereignis mit Ereignisart gemeldet
• Status eines Vorgangs ändert sich
• Neues Gerät eingelernt
• Ereignis mit Auswirkungsstufe gemeldet
• Formular ausgefüllt
• Alarm durch Arbeitsplatzabsicherung
• Status eines Rundgangs ändert sich
• Staus einer Aufgabe ändert sich 
• Schichtantrittskontrolle
  

 

 

Bei Ereignis mit Ereignisart gemeldet bekommen Sie eine Auswahl von Ereignisarten, welche automatisch gemeldet werden sollen. Mehrere Ereignisarten können ausgewählt werden.

 

Durch klicken auf Übernehmen sehen Sie Ihre ausgewählten Ereignisarten wie folgt:

Bei klicken auf Fortfahren können Sie die Art der Benachrichtigung wählen. Hier kann eine E-Mail versendet werden oder neue Ereignisse automatisch in eine Google Tabelle eingetragen werden. 

Der nächste Schritt zeigt die Informationen welche enthalten sein sollen. Diese können sie per Klick an- und abwählen. Diese Informationen sind folgende:

• Auswirkungsstufe
• Anzahl
• Bemerkung
• Bilder
• Meldender Mitarbeiter
• Position

Wichtig ist, dass Sie die Zuordnung anhaken (wie im obigen Bild zu sehen), aus dem das Formular gesendet werden soll.

Wählen Sie den Kunden für den Formularversand aus, werden die Formulare aus allen Bereichen gesendet, die dem Kunden untergeordnet sind. Wählen Sie einen einzelnen Bereich aus, werden Ihre Formulare ausschließlich aus diesem Bereich versendet, auch wenn Sie das gleiche Formular in einem anderen Bereich dieses Kunden erledigen!

Haben Sie die nötigen Eingaben alle gemacht, müssen Sie nun noch festlegen, wer die Formulare bekommen soll. 

Um eine E-Mailadresse einzugeben, welche nicht als Benutzer angelegt ist, schreiben Sie die E-Mailadresse in das Feld und klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol und klicken dann auf Übernehmen.

Klicken Sie erneut auf Übernehmen, werden die eingetragenen E-Mailadressen angezeigt.

 

Durch klicken auf das + Symbol hinter der Empfängeradresse können Sie weitere Email-Empfänger hinterlegen. Nach einem Klick auf Speichern sind Ihre Einstellungen fertig und Sie bekommen noch einmal eine Zusammenfassung angezeigt.

 

Die Einrichtung für den Versand der Formulare ist nun abgeschlossen.

Benachrichtigungsregel für einen Alarm durch Arbeitsplatzabsicherung anlegen:

Geben Sie einen Namen für Ihre Regel an:

Wählen Sie Alarm durch Arbeitsplatzabsicherung aus:

 

Tragen Sie Absender und Empfänger in die oberen Felder ein.

Beim E-Mail Betreff und dem Textinhalt gibt es die Möglichkeit vorgefertigte Tokens einzubauen welche variable Dateninhalte besitzen. Durch Anklicken dieser Felder legen Sie fest, welche Informationen in der Betreffzeile bzw. im E-Mail-Textfeld erscheinen soll: 

• Mitarbeiter: Welcher Mitarbeiter hat den Alarm ausgelöst
• Letzter bekannter Standort: Wo war der Mitarbeiter zuletzt
• zuletzt erfasster Kontrollpunkt: Welchen Kontrollpunkt hat der Mitarbeiter zuletzt gescannt
• Alarm-Typ: Um welche Art von Alarm handelt es sich: Wurde der Alarm automatisch oder von Hand ausgelöst
  
  

 

Wenn Sie Ihre Eingaben getätigt haben, klicken Sie nur noch auf Speichern. Daraufhin bekommen Sie noch eine Übersicht Ihrer Einstellungen angezeigt:

 

Neues Gerät eingelernt

Wenn sich ein Benutzer mit einem Gerät versucht anzumelden, welches keine Lizenz besitzt, können Sie sich darüber eine E-Mail senden lassen, sodass Sie direkt darüber informiert sind.