„Dienstanweisung_objekt_xy_v3_FINAL_NEU.pdf" — welche Version ist die aktuelle? Im Sicherheitsfahrzeug liegen drei Versionen im Aktenordner, eine ist verschmutzt, eine fehlt. Der Auftraggeber fragt nach der freigegebenen Version. Niemand weiß, ob die im Fahrzeug stimmt.
Mit dem Dateimanager landen Dienstanweisungen, Alarmpläne und Lagepläne einmal im Portal — überall aktuell. Drag-and-Drop hochladen, pro Kunde/Bereich freigeben, optional offline auf dem Smartphone.
Kaum ein Mitarbeiter im Außeneinsatz kommt ohne Dienstanweisungen, Alarmpläne oder andere Dokumente aus. Nicht selten lagen vertrauliche Informationen im Fahrzeug oder mussten vom Mitarbeiter mühsam mitgeschleppt werden. Vom optischen Eindruck eines zerfledderten Ordners möchten wir an dieser Stelle erst gar nicht reden.
Jetzt gibt es den Dateimanager von COREDINATE®. Laden Sie beliebige Dateien in das COREDINATE-Portal hoch, ordnen Sie sie Kunden und Bereichen zu und machen Sie diese Dateien sogar auf dem Diensthandy verfügbar.
Sechs Dokumenttypen, die in fast jedem Sicherheitsdienst täglich gebraucht werden — alle im Dateimanager hinterlegbar.
| Dokumenttyp | Typischer Inhalt | Wer braucht Zugriff |
|---|---|---|
| Dienstanweisung | Was tun, was nicht — pro Objekt | Jeder Mitarbeiter auf dem Objekt |
| Alarmplan | Eskalationskette, Notfallkontakte | Schichtleitung, Mitarbeiter im Notfall |
| Lageplan / Objektplan | Gebäudegrundriss, Fluchtwege, Hydranten | Jeder Mitarbeiter auf dem Objekt |
| Schulungsunterlagen | Einweisungsmaterial, Videos, Quizfragen | Neue Mitarbeiter, regelmäßige Auffrischung |
| Sicherheitsdatenblätter | Gefahrstoffe im Objekt, Erste-Hilfe-Hinweise | Mitarbeiter mit Stofflagerung-Bezug |
| Notfallprotokoll-Vorlagen | Strukturierte Erfassung bei Vorfällen | Schichtleitung, Mitarbeiter im Ernstfall |
Sobald Sie eine neue Version hochladen, sehen alle berechtigten Mitarbeiter beim nächsten Synchronisationsvorgang automatisch die aktualisierte Version. Keine veralteten v3-Dokumente mehr in den Fahrzeugen. Keine Datei muss manuell ausgetauscht werden.
Bei Dokumenten, die immer verfügbar sein müssen (Alarmplan, Lageplan), markieren Sie die Datei als „offline". Die App lädt sie auf das Smartphone — Empfang in der Tiefgarage ist dann kein Thema mehr.
Dateien lassen sich auf drei Ebenen zuordnen: unternehmensweit (z. B. allgemeine Schulungsunterlagen), pro Kunde (z. B. kundenspezifische Dienstanweisung) oder pro Bereich (z. B. Lageplan eines einzelnen Werks).
Über das Rechtesystem bestimmen Sie, welche Mitarbeiter welche Dateien sehen. Schichtleitung sieht alles, Mitarbeiter nur das für ihr Objekt Relevante. Bei vertraulichen Dokumenten — etwa kundenspezifischen Sicherheitskonzepten — ein wichtiges Werkzeug.
Standardmäßig 100 Dateien inklusive. Wer mehr braucht, upgradet — wer weniger braucht, zahlt nicht extra.
| Paket | Dateivolumen | Preis | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Basic | bis 100 Dateien, max. 15 MB pro Datei | 0 € — in jedem COREDINATE-Paket inklusive | Kleine bis mittlere Sicherheitsdienste |
| Professional | bis 300 Dateien | 29 € pro Monat, monatlich kündbar | Mehrere Objekte mit eigenen Dienstanweisungen, Schulungsvideos |
| Enterprise | ab 301 Dateien | Individuelles Angebot | Großbetriebe mit umfangreicher Dokumentation |
Alle Pakete enthalten: Unterstützung fast aller Dateiformate (außer .msi, .exe), sicheren Speicherplatz auf deutschen Servern, mobilen Zugriff, Data Loss Prevention (DLP), Telefon-Support und monatliche Kündigung.
So sieht die Bereitstellung einer aktualisierten Dienstanweisung in der Praxis aus.
Die neue Dienstanweisung wird per Drag-and-Drop ins COREDINATE-Portal gezogen. Formate wie PDF, DOC oder MP4 werden unterstützt.
Die Datei wird einem Kunden oder Bereich zugeordnet. Sie entscheiden: nur für die Schichtleitung sichtbar oder auch am Smartphone der Mitarbeiter.
Markieren Sie die Datei als „offline" — sie wird auf das Smartphone heruntergeladen und ist auch in der Tiefgarage abrufbar.
Beim nächsten Sync zeigt die App automatisch die neueste Version. Alte Versionen sind weg. Niemand fragt mehr nach der gültigen Variante.
Schulungsunterlagen, Dienstanweisungen, Alarmpläne — alles zentral, alles aktuell. Wenn der Auftraggeber kundenspezifische Dokumente bereitstellt, laden Sie diese einmal hoch und alle berechtigten Mitarbeiter haben sofort Zugriff. Keine Mail-Verteilung, keine Update-Telefonate.
Über den optionalen Kundenzugang kann der Auftraggeber selbst hochladen oder einsehen, welche Dokumente Ihre Mitarbeiter im Einsatz nutzen. Bei Audits ein einfacher Nachweis, dass nur freigegebene Versionen im Umlauf sind.
Dienstanweisungen, Alarmpläne, Lagepläne, Objektpläne, Schulungsunterlagen, Sicherheitsdatenblätter, Notfallprotokolle, Vertragsanlagen. Kurz: alles, was bisher im Aktenordner im Fahrzeug lag oder vom Mitarbeiter mühsam mitgeschleppt wurde.
Alle gängigen Formate außer EXE und MSI: PDF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PNG, JPG, MP4 und weitere. Auch Videos lassen sich hochladen — praktisch für Schulungsunterlagen oder Einsatzanweisungen.
Ja. Sie entscheiden pro Datei, ob diese auch offline auf dem Diensthandy verfügbar sein soll. Praktisch in Tiefgaragen, Kellern oder Funklöchern — die Dienstanweisung ist immer greifbar, auch ohne Empfang.
Sie ordnen Dateien Ihrem gesamten Unternehmen zu, einzelnen Kunden oder bestimmten Bereichen. Über das Rechtesystem konfigurieren Sie zusätzlich, welche Mitarbeiter Zugriff erhalten — am Smartphone oder ausschließlich im Portal.
Sobald Sie eine neue Version einer Datei hochladen, sehen alle berechtigten Mitarbeiter beim nächsten Synchronisationsvorgang automatisch die aktualisierte Version. Keine veralteten v3-Dokumente mehr in den Fahrzeugen.
Basic (bis 100 Dateien, je max. 15 MB) ist in jedem COREDINATE-Paket enthalten. Professional (bis 300 Dateien) kostet 29 € pro Monat als Zusatzmodul. Enterprise (ab 301 Dateien) wird individuell angeboten. Zur Preisübersicht →
Alle Zertifizierungen und Auszeichnungen →
Im kostenlosen Testset sind NFC-Tags, Portalzugang und der volle Funktionsumfang für 14 Tage enthalten. Dateimanager, Drag-and-Drop-Upload, Offline-Verfügbarkeit — alles inklusive. Basic ab 32 € pro Benutzer und Monat, Professional als Modul für 29 € extra.