Kaum ein Mitarbeiter im Außeneinsatz kommt ohne Dienstanweisungen, Alarmpläne oder andere Dokumente aus. Nicht selten lagen dann vertrauliche Informationen im Fahrzeug oder mussten vom Mitarbeiter mühsam mitgeschleppt werden. Vom optischen Eindruck eines zerfledderten Ordners möchten wir an dieser Stelle erst gar nicht reden.
Jetzt gibt es den Dateimanager von COREDINATE®. Laden Sie beliebige Dateien in das COREDINATE-Portal hoch, ordnen Sie sie Kunden und Bereichen zu und machen Sie diese Dateien sogar auf dem Diensthandy verfügbar.
100 Dateien bis zu einem Volumen von 15 MB pro Datei sind standardmäßig enthalten (Basic). Benötigen Sie ein höheres Datenvolumen, erweitern Sie es auf bis zu 300 Dateien für nur € 29,— pro Monat (Professional). Für ein Datenvolumen ab 301 Dateien (Enterprise) unterbreiten wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Ihre Mitarbeiter tragen alle kundenrelevanten Dokumente nicht mehr im Ordner unter dem Arm, sondern auf dem Diensthandy in der Hosentasche bei sich. Diese Dokumente und Dateien halten Sie außerdem bequem vom Büro aus aktuell.
Der Verlust oder das Vergessen des Smartphones kommt i.d.R. seltener vor als der Verlust eines Ordners. Zusätzlich sind die sensiblen, teilweise unwiederbringlichen Informationen beim Verlust, im Gegensatz zum Ordner, vor unbefugten Dritten in einem hoch abgesicherten Cloud Storage geschützt, wodurch auch die Wiederherstellung der Daten kinderleicht wird.
Meine Mitarbeiter arbeiten viel effizienter, seit sie nahezu papierlos unterwegs sind. Sie haben alle wichtigen Anweisungen immer im Smartphone dabei – und auch nur die, die sie wirklich brauchen.
Ab sofort bietet COREDINATE® seinen Dateimanager an. Ein Tool, mit dem man beliebige Dateien in das Portal hochladen und auch auf den Diensthandys verfügbar machen kann. Grund genug, dieses Thema für eine allgemeine Diskussion aufzugreifen.
Drohnen liefern bereits erste Pakete aus und werden als alltägliches Fortbewegungsmittel in Betracht gezogen. Alexa kümmert sich um den Einkaufszettel und das Auto parkt selbst ein. Weniger modern geht es hingegen in vielen Bereichen der Sicherheit zu. Hier wird nach wie vor ein Relikt aus grauer Vorzeit als unverzichtbar angesehen: Der Aktenordner. Kaum eine Streife, kaum eine Pforte kommt ohne eine gewaltige Sammlung an Dokumenten aus. Ob Dienstanweisung, Telefonliste oder Alarmplan – alles landet im Ordner. Wird er täglich gebraucht und handschriftlich aktualisiert, sieht er dann auch entsprechend mitgenommen aus. Die eine oder andere Vollbremsung im Streifenfahrzeug inklusive.
Eines sollte man sich bei den Aktenordnern, die in der Sicherheitsbranche eingesetzt werden, bewusstmachen: Sie bieten enormes Wissen in sehr komprimierter Form – und das auch für Unberechtigte. In der Theorie sind die Ordner unter Verschluss zu halten und der Mitarbeiter trägt den Ordner stets am Mann. In der Praxis sieht es eher so aus, dass der Ordner frei zugänglich im Streifenfahrzeug liegt, während der Mitarbeiter seinen Rundgang macht – oder im Regal der Pforte während der Raucherpause.
Fakt ist: Wer an diese Dokumente kommt, hat quasi eine Gebrauchsanleitung für den nächsten Einbruch.
Nicht selten erklären Gebäudepläne, Einsatzzeiten und Bedienungsanleitungen zur Alarmanlage den bequemsten Weg in das bewachte Objekt. Und mal ganz ehrlich: Werden nicht auch oft genug Codes und PINs direkt dazu notiert? Das Gespräch mit dem Kunden, wenn ein solcher Ordner verschwindet, wünscht man wohl keinem. Sofern eine solche Beichte dann überhaupt stattfindet.
Dass kein Sicherheitsmitarbeiter dieser Welt alle Anweisungen im Kopf haben kann, steht völlig außer Frage. Insofern haben solche Dokumente absolut ihre Berechtigung – eine gute und übersichtliche Dienstanweisung ist der Grundstein einer sauberen Dienstleistung. Es stellt sich nur die Frage, ob es angesichts der oben genannten Nachteile keine Alternative zu einem zerfletterten Aktenordner gibt.
Mit dem Dateimanager von COREDINATE® sind wir der Ansicht, eine interessante Alternative gefunden zu haben. Es handelt sich dabei vom Prinzip her um einen hoch abgesicherten Cloud Storage, der aber einige zusätzliche Vorteile bietet. So können die hochgeladenen Dateien gezielt Kunden und Bereichen zugeordnet und so weit schneller gefunden werden, als bei allgemeinen Speicherdiensten.
Zudem liegt zusammen mit den übrigen Funktionen von COREDINATE® alles an einer einheitlichen Stelle. Gerade in Stresssituationen ist der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen oder gar das Nachblättern in einem Ordner langwierig und fehleranfällig. Der Dateimanager liefert zum jeweiligen Objekt immer die richtigen Dokumente.
Außer .exe und .msi können alle Dateitypen hochgeladen werden (z. B. PDFs oder sogar kurze Videos)
Einfacher Upload per Drag and Drop
Sie entscheiden, ob die Dateien auch auf dem Diensthandy sichtbar sein sollen oder nur im Portal
Dateien können für Ihr gesamtes Team oder nur für Mitarbeiter bestimmter Objekte sichtbar gemacht werden
Auf Wunsch können Sie die Dateien sogar offlinefähig machen – dann ist zum Öffnen nicht einmal eine Datenverbindung erforderlich
Die Übertragung erfolgt wie gewohnt verschlüsselt, die Lagerung auf hoch-ausfallsicheren Servern in Deutschland, die auch dem strengen deutschen Datenschutz unterliegen
Perfekt also für alle Dokumente, auf die man im Dienst schnell und sicher Zugriff benötigt. Der Dateimanager ist ab sofort für alle COREDINATE-Kunden verfügbar. Details sowie eine Anleitung zur Nutzung erhalten Sie unter COREDINATE-Help-Center.