COREDINATE OWKS · Funktion

Dateimanager

„Dienstanweisung_objekt_xy_v3_FINAL_NEU.pdf" — welche Version ist die aktuelle? Im Sicherheitsfahrzeug liegen drei Versionen im Aktenordner, eine ist verschmutzt, eine fehlt. Der Auftraggeber fragt nach der freigegebenen Version. Niemand weiß, ob die im Fahrzeug stimmt.

Mit dem Dateimanager landen Dienstanweisungen, Alarmpläne und Lagepläne einmal im Portal — überall aktuell. Drag-and-Drop hochladen, pro Kunde/Bereich freigeben, optional offline auf dem Smartphone.

Dateimanager 14 Tage testen Live-Demo in 30 Min →

100 Dateien

in Basic inklusive

+ 200 für 29 €

Professional-Upgrade

Drag & Drop

alle Formate außer .exe/.msi

Vom Aktenordner im Fahrzeug zum zentralen Dateimanager

Kaum ein Mitarbeiter im Außeneinsatz kommt ohne Dienstanweisungen, Alarmpläne oder andere Dokumente aus. Nicht selten lagen vertrauliche Informationen im Fahrzeug oder mussten vom Mitarbeiter mühsam mitgeschleppt werden. Vom optischen Eindruck eines zerfledderten Ordners möchten wir an dieser Stelle erst gar nicht reden.

Jetzt gibt es den Dateimanager von COREDINATE®. Laden Sie beliebige Dateien in das COREDINATE-Portal hoch, ordnen Sie sie Kunden und Bereichen zu und machen Sie diese Dateien sogar auf dem Diensthandy verfügbar.

Einfache Bedienung per Drag and Drop
Abgesehen von EXE und MSI werden alle Dateiformate unterstützt (z. B. PDF, DOC oder sogar Videos)
Ordnen Sie die Dateien Ihrem gesamten Unternehmen zu oder einzelnen Kunden und Bereichen
Entscheiden Sie, ob Ihr Team auch über das Smartphone Zugriff erhält
Machen Sie die Dateien auf Wunsch sogar offline verfügbar

Dateimanager-Icon

Welche Dokumente im Sicherheitsdienst typisch sind

Sechs Dokumenttypen, die in fast jedem Sicherheitsdienst täglich gebraucht werden — alle im Dateimanager hinterlegbar.

Dokumenttyp	Typischer Inhalt	Wer braucht Zugriff
Dienstanweisung	Was tun, was nicht — pro Objekt	Jeder Mitarbeiter auf dem Objekt
Alarmplan	Eskalationskette, Notfallkontakte	Schichtleitung, Mitarbeiter im Notfall
Lageplan / Objektplan	Gebäudegrundriss, Fluchtwege, Hydranten	Jeder Mitarbeiter auf dem Objekt
Schulungsunterlagen	Einweisungsmaterial, Videos, Quizfragen	Neue Mitarbeiter, regelmäßige Auffrischung
Sicherheitsdatenblätter	Gefahrstoffe im Objekt, Erste-Hilfe-Hinweise	Mitarbeiter mit Stofflagerung-Bezug
Notfallprotokoll-Vorlagen	Strukturierte Erfassung bei Vorfällen	Schichtleitung, Mitarbeiter im Ernstfall

Versionierung läuft im Hintergrund

Sobald Sie eine neue Version hochladen, sehen alle berechtigten Mitarbeiter beim nächsten Synchronisationsvorgang automatisch die aktualisierte Version. Keine veralteten v3-Dokumente mehr in den Fahrzeugen. Keine Datei muss manuell ausgetauscht werden.

Offline-Verfügbarkeit pro Datei

Bei Dokumenten, die immer verfügbar sein müssen (Alarmplan, Lageplan), markieren Sie die Datei als „offline". Die App lädt sie auf das Smartphone — Empfang in der Tiefgarage ist dann kein Thema mehr.

Zuordnung über Kunde, Bereich oder Unternehmen

Dateien lassen sich auf drei Ebenen zuordnen: unternehmensweit (z. B. allgemeine Schulungsunterlagen), pro Kunde (z. B. kundenspezifische Dienstanweisung) oder pro Bereich (z. B. Lageplan eines einzelnen Werks).

Rechtesteuerung via Rollensystem

Über das Rechtesystem bestimmen Sie, welche Mitarbeiter welche Dateien sehen. Schichtleitung sieht alles, Mitarbeiter nur das für ihr Objekt Relevante. Bei vertraulichen Dokumenten — etwa kundenspezifischen Sicherheitskonzepten — ein wichtiges Werkzeug.

Drei Pakete je nach Dateivolumen

Standardmäßig 100 Dateien inklusive. Wer mehr braucht, upgradet — wer weniger braucht, zahlt nicht extra.

Paket	Dateivolumen	Preis	Geeignet für
Basic	bis 100 Dateien, max. 15 MB pro Datei	0 € — in jedem COREDINATE-Paket inklusive	Kleine bis mittlere Sicherheitsdienste
Professional	bis 300 Dateien	29 € pro Monat, monatlich kündbar	Mehrere Objekte mit eigenen Dienstanweisungen, Schulungsvideos
Enterprise	ab 301 Dateien	Individuelles Angebot	Großbetriebe mit umfangreicher Dokumentation

Alle Pakete enthalten: Unterstützung fast aller Dateiformate (außer .msi, .exe), sicheren Speicherplatz auf deutschen Servern, mobilen Zugriff, Data Loss Prevention (DLP), Telefon-Support und monatliche Kündigung.

Beispiel-Workflow

Vom Upload zum Aufruf am Kontrollpunkt — in 4 Schritten

So sieht die Bereitstellung einer aktualisierten Dienstanweisung in der Praxis aus.

Drag-and-Drop in das Portal

Die neue Dienstanweisung wird per Drag-and-Drop ins COREDINATE-Portal gezogen. Formate wie PDF, DOC oder MP4 werden unterstützt.

Zuordnung pro Kunde / Bereich

Die Datei wird einem Kunden oder Bereich zugeordnet. Sie entscheiden: nur für die Schichtleitung sichtbar oder auch am Smartphone der Mitarbeiter.

Optional: Offline-Verfügbarkeit

Markieren Sie die Datei als „offline" — sie wird auf das Smartphone heruntergeladen und ist auch in der Tiefgarage abrufbar.

Mitarbeiter sieht aktuelle Version

Beim nächsten Sync zeigt die App automatisch die neueste Version. Alte Versionen sind weg. Niemand fragt mehr nach der gültigen Variante.

Was Ihr Auftraggeber vom Dateimanager profitiert

Ihr Sicherheitsdienst

Eine Wahrheit, kein Versionschaos

Schulungsunterlagen, Dienstanweisungen, Alarmpläne — alles zentral, alles aktuell. Wenn der Auftraggeber kundenspezifische Dokumente bereitstellt, laden Sie diese einmal hoch und alle berechtigten Mitarbeiter haben sofort Zugriff. Keine Mail-Verteilung, keine Update-Telefonate.

Ihr Auftraggeber

Verbindliche Dokumentenlage

Über den optionalen Kundenzugang kann der Auftraggeber selbst hochladen oder einsehen, welche Dokumente Ihre Mitarbeiter im Einsatz nutzen. Bei Audits ein einfacher Nachweis, dass nur freigegebene Versionen im Umlauf sind.

Häufige Fragen zum Dateimanager

Welche Dokumente lohnen sich im Dateimanager?

Dienstanweisungen, Alarmpläne, Lagepläne, Objektpläne, Schulungsunterlagen, Sicherheitsdatenblätter, Notfallprotokolle, Vertragsanlagen. Kurz: alles, was bisher im Aktenordner im Fahrzeug lag oder vom Mitarbeiter mühsam mitgeschleppt wurde.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Alle gängigen Formate außer EXE und MSI: PDF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PNG, JPG, MP4 und weitere. Auch Videos lassen sich hochladen — praktisch für Schulungsunterlagen oder Einsatzanweisungen.

Können Dateien offline verfügbar gemacht werden?

Ja. Sie entscheiden pro Datei, ob diese auch offline auf dem Diensthandy verfügbar sein soll. Praktisch in Tiefgaragen, Kellern oder Funklöchern — die Dienstanweisung ist immer greifbar, auch ohne Empfang.

Wer hat Zugriff auf welche Dateien?

Sie ordnen Dateien Ihrem gesamten Unternehmen zu, einzelnen Kunden oder bestimmten Bereichen. Über das Rechtesystem konfigurieren Sie zusätzlich, welche Mitarbeiter Zugriff erhalten — am Smartphone oder ausschließlich im Portal.

Was passiert bei Vorlage-Updates?

Sobald Sie eine neue Version einer Datei hochladen, sehen alle berechtigten Mitarbeiter beim nächsten Synchronisationsvorgang automatisch die aktualisierte Version. Keine veralteten v3-Dokumente mehr in den Fahrzeugen.

Was kostet der Dateimanager?

Basic (bis 100 Dateien, je max. 15 MB) ist in jedem COREDINATE-Paket enthalten. Professional (bis 300 Dateien) kostet 29 € pro Monat als Zusatzmodul. Enterprise (ab 301 Dateien) wird individuell angeboten. Zur Preisübersicht →

Alle Zertifizierungen und Auszeichnungen →

Dateimanager in 30 Minuten live erleben

Im kostenlosen Testset sind NFC-Tags, Portalzugang und der volle Funktionsumfang für 14 Tage enthalten. Dateimanager, Drag-and-Drop-Upload, Offline-Verfügbarkeit — alles inklusive. Basic ab 32 € pro Benutzer und Monat, Professional als Modul für 29 € extra.

Kostenloses Testset bestellen Live-Demo anfragen →

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