Schlüssel #47 fehlt. Wer hatte ihn zuletzt? Wenn diese Frage länger als fünf Sekunden dauert, haben Sie ein Dokumentationsproblem.
In den meisten Sicherheitsdiensten hängt ein Ordner neben dem Schlüsselkasten. Darin: handschriftliche Listen mit Datum, Name und Schlüsselnummer. Theoretisch dokumentiert das jede Übergabe. Praktisch sieht es anders aus.
Ein Eintrag fehlt, weil der Mitarbeiter es vergessen hat. Ein Name ist unleserlich. Die Rückgabe wurde nicht vermerkt, weil die Ablösung schon wartete. Drei Wochen später fragt der Auftraggeber, wer am Mittwoch um 22:15 Uhr den Schlüssel für Gebäude C hatte. Sie blättern durch den Ordner und hoffen, dass der Eintrag existiert.
Bei NFC-Schlüsselplomben in COREDINATE fällt diese Situation weg. Ein Scan dokumentiert die Übernahme. Ein Scan dokumentiert die Rückgabe. Das System protokolliert Mitarbeiter, Zeitpunkt und Schlüsselbund automatisch.
COREDINATE bietet zwei Methoden für unterschiedliche Anforderungen. Beide liefern die gleiche lückenlose Bewegungshistorie.
| Manuelle Eingabe | NFC-Schlüsselplomben | |
|---|---|---|
| Ablauf | Mitarbeiter tippt Schlüsselnummer und Aktion (Entnahme/Rückgabe) in der App ein | Mitarbeiter hält Smartphone an die Plombe am Schlüsselbund. Ein Scan genügt. |
| Fehleranfälligkeit | Tippfehler möglich, Eingabe kann vergessen werden | Kein Tippfehler möglich, Scan ist binär (gemacht oder nicht) |
| Manipulationsschutz | Mitarbeiter kann falsche Angaben machen | Plombe muss sichtbar beschädigt werden, um einen Schlüssel unbefugt zu entnehmen |
| Geschwindigkeit | 15-30 Sekunden pro Übergabe | 2-3 Sekunden pro Scan |
| Kosten | Im Paketpreis enthalten | Plomben als Zubehör erhältlich |
Beide Methoden können parallel eingesetzt werden. Für Hochsicherheitsobjekte empfehlen wir NFC-Plomben. Für den Standardbetrieb reicht die manuelle Eingabe.
Jede Schlüsselbewegung erzeugt einen Datensatz mit fünf Informationen.
Name des Mitarbeiters, der den Schlüssel entgegennimmt oder zurückgibt. Identifikation über den App-Login, nicht über einen handschriftlichen Eintrag.
Schlüsselbund-Bezeichnung und Schlüsselnummer. Bei NFC-Plomben: automatische Zuordnung über den Chip in der Plombe.
Serverseitiger Zeitstempel bei der Datenübertragung. Nicht manipulierbar, nicht nachträglich änderbar.
Entgegennahme oder Rückgabe. Das System erkennt den aktuellen Status und zeigt im Portal, welche Schlüssel gerade ausgegeben sind.
Seit Release 9.24.1 erscheinen Schlüsselübergaben bereichsweise im automatischen Bericht. Der Auftraggeber sieht die Bewegungen direkt im Wachbuch, ohne separate Liste.
Auch die Verwaltung von Schlüsseln und Arbeitsmitteln ist nun in Echtzeit nachvollziehbar und stellt eine große Erleichterung in unserem täglichen Betrieb dar.
Marco Philipp · Universitätsklinikum Freiburg
Ein Schlüssel fehlt? Im Portal sehen Sie in Sekunden, wer ihn zuletzt hatte, wann die Entnahme war und ob die Rückgabe vermerkt ist. Kein Durchblättern von Ordnern, kein Anrufen von drei Kollegen. Bei Schichtbeginn sieht der Mitarbeiter in der App, welche Schlüssel ihm zugeordnet sind.
Über den Kundenzugang kann der Auftraggeber selbst einsehen, welcher Mitarbeiter aktuell welchen Schlüssel hat. Das reduziert Rückfragen und dokumentiert, dass die Schlüsselausgabe unter Kontrolle ist.
Jede Entgegennahme und Rückgabe wird mit Mitarbeitername, Datum und Uhrzeit in der App erfasst. Optional können NFC-Schlüsselplomben verwendet werden: ein Scan identifiziert das gesamte Schlüsselbund, ohne einzelne Schlüssel manuell zu erfassen.
Manipulationssichere Plomben mit eingebettetem NFC-Chip, die am Schlüsselbund befestigt werden. Ein Scan mit dem Smartphone identifiziert das gesamte Bund. Unbefugte Entnahme einzelner Schlüssel erfordert sichtbare Beschädigung der Plombe.
Ja, über den optionalen Kundenzugang. Der Auftraggeber sieht dann in Echtzeit, welcher Mitarbeiter welchen Schlüssel hat. Der Umfang der Sichtbarkeit wird über das Rechtesystem konfiguriert.
Das System zeigt im Portal, welcher Mitarbeiter den Schlüssel zuletzt entgegengenommen hat und wann. Bei überfälligen Rückgaben kann eine Benachrichtigung ausgelöst werden. Die vollständige Bewegungshistorie ist jederzeit einsehbar.
Ja, seit Release 9.24.1 werden Schlüsselübergaben bereichsweise im automatischen Bericht aufgeführt. Die Dokumentation fließt nahtlos in das digitale Wachbuch ein.
Alle Zertifizierungen und Auszeichnungen →
Im kostenlosen Testset ist alles enthalten, was Sie brauchen: NFC-Tags, Zugang zum Portal und der volle Funktionsumfang für 14 Tage. Schlüsselmanagement, Wachbuch und alle anderen Funktionen inklusive.