COREDINATE OWKS · Funktion

Schlüsselmanagement

Schlüssel #47 fehlt. Wer hatte ihn zuletzt? Wenn diese Frage länger als fünf Sekunden dauert, haben Sie ein Dokumentationsproblem.

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Lückenlose Historie
jede Übergabe mit Zeitstempel
 
NFC-Plomben
manipulationssichere Identifikation
 
Im Wachbuch
Übergaben automatisch im Bericht

Das Problem mit dem Schlüsselbuch

In den meisten Sicherheitsdiensten hängt ein Ordner neben dem Schlüsselkasten. Darin: handschriftliche Listen mit Datum, Name und Schlüsselnummer. Theoretisch dokumentiert das jede Übergabe. Praktisch sieht es anders aus.

Ein Eintrag fehlt, weil der Mitarbeiter es vergessen hat. Ein Name ist unleserlich. Die Rückgabe wurde nicht vermerkt, weil die Ablösung schon wartete. Drei Wochen später fragt der Auftraggeber, wer am Mittwoch um 22:15 Uhr den Schlüssel für Gebäude C hatte. Sie blättern durch den Ordner und hoffen, dass der Eintrag existiert.

Bei NFC-Schlüsselplomben in COREDINATE fällt diese Situation weg. Ein Scan dokumentiert die Übernahme. Ein Scan dokumentiert die Rückgabe. Das System protokolliert Mitarbeiter, Zeitpunkt und Schlüsselbund automatisch.

Zwei Wege zur Schlüsseldokumentation

COREDINATE bietet zwei Methoden für unterschiedliche Anforderungen. Beide liefern die gleiche lückenlose Bewegungshistorie.

  Manuelle Eingabe NFC-Schlüsselplomben
Ablauf Mitarbeiter tippt Schlüsselnummer und Aktion (Entnahme/Rückgabe) in der App ein Mitarbeiter hält Smartphone an die Plombe am Schlüsselbund. Ein Scan genügt.
Fehleranfälligkeit Tippfehler möglich, Eingabe kann vergessen werden Kein Tippfehler möglich, Scan ist binär (gemacht oder nicht)
Manipulationsschutz Mitarbeiter kann falsche Angaben machen Plombe muss sichtbar beschädigt werden, um einen Schlüssel unbefugt zu entnehmen
Geschwindigkeit 15-30 Sekunden pro Übergabe 2-3 Sekunden pro Scan
Kosten Im Paketpreis enthalten Plomben als Zubehör erhältlich

Beide Methoden können parallel eingesetzt werden. Für Hochsicherheitsobjekte empfehlen wir NFC-Plomben. Für den Standardbetrieb reicht die manuelle Eingabe.

Was das System bei jeder Übergabe festhält

Jede Schlüsselbewegung erzeugt einen Datensatz mit fünf Informationen.

1

Wer

Name des Mitarbeiters, der den Schlüssel entgegennimmt oder zurückgibt. Identifikation über den App-Login, nicht über einen handschriftlichen Eintrag.

2

Was

Schlüsselbund-Bezeichnung und Schlüsselnummer. Bei NFC-Plomben: automatische Zuordnung über den Chip in der Plombe.

3

Wann

Serverseitiger Zeitstempel bei der Datenübertragung. Nicht manipulierbar, nicht nachträglich änderbar.

4

Welche Aktion

Entgegennahme oder Rückgabe. Das System erkennt den aktuellen Status und zeigt im Portal, welche Schlüssel gerade ausgegeben sind.

5

Im Bericht

Seit Release 9.24.1 erscheinen Schlüsselübergaben bereichsweise im automatischen Bericht. Der Auftraggeber sieht die Bewegungen direkt im Wachbuch, ohne separate Liste.

Auch die Verwaltung von Schlüsseln und Arbeitsmitteln ist nun in Echtzeit nachvollziehbar und stellt eine große Erleichterung in unserem täglichen Betrieb dar.

Marco Philipp · Universitätsklinikum Freiburg

Schlüssel aus zwei Perspektiven

Ihr Sicherheitsdienst

Sofort klären statt suchen

Ein Schlüssel fehlt? Im Portal sehen Sie in Sekunden, wer ihn zuletzt hatte, wann die Entnahme war und ob die Rückgabe vermerkt ist. Kein Durchblättern von Ordnern, kein Anrufen von drei Kollegen. Bei Schichtbeginn sieht der Mitarbeiter in der App, welche Schlüssel ihm zugeordnet sind.

Ihr Auftraggeber

Transparenz ohne Aufwand

Über den Kundenzugang kann der Auftraggeber selbst einsehen, welcher Mitarbeiter aktuell welchen Schlüssel hat. Das reduziert Rückfragen und dokumentiert, dass die Schlüsselausgabe unter Kontrolle ist.

Häufige Fragen zum Schlüsselmanagement

Wie dokumentiert COREDINATE Schlüsselübergaben?

Jede Entgegennahme und Rückgabe wird mit Mitarbeitername, Datum und Uhrzeit in der App erfasst. Optional können NFC-Schlüsselplomben verwendet werden: ein Scan identifiziert das gesamte Schlüsselbund, ohne einzelne Schlüssel manuell zu erfassen.

Was sind NFC-Schlüsselplomben?

Manipulationssichere Plomben mit eingebettetem NFC-Chip, die am Schlüsselbund befestigt werden. Ein Scan mit dem Smartphone identifiziert das gesamte Bund. Unbefugte Entnahme einzelner Schlüssel erfordert sichtbare Beschädigung der Plombe.

Kann der Auftraggeber die Schlüsselbewegungen einsehen?

Ja, über den optionalen Kundenzugang. Der Auftraggeber sieht dann in Echtzeit, welcher Mitarbeiter welchen Schlüssel hat. Der Umfang der Sichtbarkeit wird über das Rechtesystem konfiguriert.

Was passiert, wenn ein Schlüssel nicht zurückgegeben wird?

Das System zeigt im Portal, welcher Mitarbeiter den Schlüssel zuletzt entgegengenommen hat und wann. Bei überfälligen Rückgaben kann eine Benachrichtigung ausgelöst werden. Die vollständige Bewegungshistorie ist jederzeit einsehbar.

Erscheint die Schlüsselübergabe im Wachbuch?

Ja, seit Release 9.24.1 werden Schlüsselübergaben bereichsweise im automatischen Bericht aufgeführt. Die Dokumentation fließt nahtlos in das digitale Wachbuch ein.

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