Produktaktualisierungen – Changelog COREDINATE®

An dieser Stelle erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die Neuerungen in COREDINATE.

9.11.0

Neue Widgets "Ereignis erfassen", "Aufgabe protokollieren", "Text anzeigen" und "Dateien anzeigen"

Widget "Ereignis erfassen"

Mit dem neuen Widget wird ein Button im Dashboard platziert, mit dem Sie die Ereigniserfassung beschleunigen können. 

Die Beschriftung des Buttons, das Icon, die zur Verfügung stehenden Ereignisarten, die Bereiche und ob Anhänge platziert werden dürfen, können gespeichert werden.

Bereiche wählen

Wenn keine Bereiche gewählt werden, wird ermittelt, welche Bereiche der Mitarbeiter sehen kann  über die Zuständigkeit und diese werden ihm vorgeschlagen. 

Wird ein Bereich gewählt, dann wird der erste Schritt "Ort der Feststellung" in der Ereignis Erfassung übersprungen.

Werden mehrere Bereiche gewählt, muss der Mitarbeiter seine Auswahl zwischen den Bereichen treffen. Dabei wird seine Zuständigkeit nicht beachtet.

Ereignisarten wählen

Wie bei den Bereichen, können Ereignisarten gewählt werden. Die Menge an gespeicherten Ereignisarten steuert die Reaktion des Dialoges. 

Wird keine Ereignisart gewählt, dann ermittelt das System die zur Verfügung stehenden Ereignisarten des Mitarbeiters gemäß den Zuständigkeiten.

Ist eine Ereignisart gewählt, dann wird die Ereignisart direkt belegt und kann nicht mehr verändert werden. 

Sind mehrere Ereignisarten gewählt, dann muss der Mitarbeiter eine Auswahl treffen, dabei ist es nicht wichtig, ob der Mitarbeiter die Ereignisart aufgrund seiner Zuständigkeit sehen darf.

Am Schluss kann über das Merkmal gesteuert werden, ob der Schritt "Anhänge" noch gezeigt werden soll. 

Widget "Aufgabe protokollieren"

Wie bei dem "Ereignis erfassen" können auch hier der Beschriftungstext, das Icon, die zur Verfügung stehenden Aufgaben und Bereiche gewählt werden. 

Aufgabe wählen

Keine Aufgabe gewählt = Aufgaben, die Mitarbeiter aufgrund seiner Zuständigkeit sehen darf.

Eine Aufgabe gewählt = Aufgabe wird belegt und kann nicht verändert werden.

Mehrere Aufgaben gewählt = Mitarbeiter muss Auswahl treffen. 

Bereiche wählen

Exakt wie bei "Ereignis erfassen"

Widget "Text anzeigen"

Das Widget stellt ihnen in einem Rich-Text Editor die Möglichkeit zur Verfügung in einem Dashboard direkt Anweisungen zu hinterlegen. So können Sie beispielsweise Arbeitsanweisungen oder Bedienhinweise für den Mitarbeiter hinterlegen. 

Widget "Dateien anzeigen"

Das Widget kann genutzt werden, um Mitarbeitern im Dashboard sofort Zugriff auf Dateien aus dem Dateimanager gemäß ihrer Zuständigkeiten zu geben.  Per Klick werden die Dateien sofort runtergeladen.

Wie sie im Screenshot gesehen haben können sie über das Anlegen und Teilen eines Dashboards ein Elektronisches Wachbuch zur Verfügung stellen, das einfach zu bedienen ist. 

9.10.3

Speicherbare Filter im Schichtplaner, Neue Spalte für  Rundgangsberichte, Neuer Berichtstyp für Ereignisse nach Ereignisart, Urlaubskontingente ins nächste Jahr übertragen

Speicherbare Filter im Schichtplaner

Hinweis der Entwickler: Wir haben Ihr Feedback aufgenommen. Der Schichtplaner verfügt bereits über zahlreiche Filtermöglichkeiten, jedoch war es bisher erforderlich, zwischen verschiedenen Filtereinstellungen ständig hin- und herzuwechseln, um effizient arbeiten zu können.

Ab sofort erscheint im Schichtplaner eine neue Schaltfläche, sobald Filter genutzt werden. Mit ihr können Sie die aktuelle Filterung ganz einfach speichern.

Beim Betätigen wird anschließend die Filterung abgespeichert und für den Filter kann daraufhin ein Name gewählt werden. 

So können Sie im Schichtplaner verschiedene Filter für unterschiedliche Ansichten festlegen und dadurch noch effektiver arbeiten.

Neue Spalte für  Rundgangsberichte

Die Darstellung zahlreicher Punkte innerhalb eines Rundgangs stellte bereits seit Längerem eine Herausforderung dar. Zudem war es bislang nicht möglich, direkt zu erkennen, ob ein Punkt als Ersatzscan erfasst wurde oder nicht – hierfür musste zusätzlich die Portalansicht konsultiert werden.

Mit der neuen Spalte „Rundgangserledigung (tabellarisch)“ wird jeder Zeile im Bericht eine Tabelle hinzugefügt. Diese schlüsselt den Ablauf der Rundgangspunkte übersichtlich auf, zeigt an, ob ein Punkt ein Ersatzscan war, und stellt das dazugehörige Bild direkt dar.

Neuer Berichtstyp für Ereignisse nach Ereignisart

Der neue Berichtstyp für Ereignisse ermöglicht eine übersichtliche Darstellung, indem die Ereignisse nicht mehr rein chronologisch, sondern nach Ereignisarten geordnet angezeigt werden.

Urlaubskontingente ins nächste Jahr übertragen

Hierbei gehen wir einen anderen Weg: Statt zusätzliche Kontingente mit einem abweichenden Gültigkeitszeitraum (01.01.–31.03.) anzulegen, ermöglichen wir die Erweiterung des bestehenden Zeitraums mit einer klaren Kennzeichnung. Dies reduziert sowohl die Komplexität als auch die Anzahl der Kontingente im System.

Bisher war es nicht möglich, ein Kontingent zu bearbeiten, sobald bereits eine Abwesenheit erfasst war. Ab sofort kann das Gültigkeitsende jedoch geändert werden, sodass Kontingente problemlos ins nächste Jahr übertragen werden können.

Um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, wird jede Änderung deutlich gekennzeichnet. In der Änderungshistorie sind sowohl der Zeitpunkt der Anpassung als auch der verantwortliche Bearbeiter nachvollziehbar

9.10.2

Kartenverbesserungen für GPS Rundgänge

• Optimierte Kartenansicht: Die Darstellung von Rundgängen in der Kartenansicht wurde erheblich verbessert und arbeitet nun deutlich leistungsstärker. Selbst Rundgänge mit über 100 GPS-Kontrollpunkten werden problemlos unterstützt.

   

• Erweiterungen in der Detailansicht von Rundgängen: In der Kategorie Arbeitsergebnisse > Rundgänge zeigt die Karte eines Rundgangs jetzt den zeitlichen Verlauf an. Zusätzlich verdeutlichen Pfeile an den GPS-Punkten die Bewegungsrichtung und die Reihenfolge der absolvierten Kontrollpunkte.

Vorher: 

Nachher: 

Über das "Play" Symbol kann in Form eines Playbacks der Rundgang nacheinander abgelaufen werden.

Verbesserungen

Die Sprache "arabisch" wurde eingeführt.

9.9.10

Links in Benachrichtigungen

Ab sofort kann in den Benachrichtigungsregeln ein Merkmal gesetzt werden, das in den E-Mails Links einfügt. Diese Links führen den Nutzer direkt ins Portal zu den entsprechenden Arbeitsergebnissen, wobei die Filterung bereits voreingestellt ist.

Verbesserungen

• Mitarbeiter, die länger als 24 Stunden eingestempelt sind, werden nun automatisch ausgestempelt. 
• Ein Schlüsselbund kann beim Anlegen direkt gewählt werden
• Im Schichtplan kann nun eine feste Sortierung der Mitarbeitenden festgelegt werden. Wenn diese Sortierung aktiviert ist, bleibt sie beim Anklicken einer Schichtbelegung erhalten, und es erfolgt keine automatische Neusortierung.

9.9.9

Verbesserungen

• Berichte können nun pausiert werden. 
• Benachrichtigungsregeln können nun pausiert werden.

9.9.8

Verbesserungen

• Benachrichtigungen über Zustandsveränderungen verfügen nun über ein Merkmal, das die E-Mail für die Empfänger wie eine gewöhnliche Ereignismeldung erscheinen lässt.
• Die Suche im Zuordnungsbaum wurde verbessert.

9.9.6

Verbesserungen

• Die Ansichten „Schichten“ und „Meine Schichten“ zeigen nun in einer eigenen Spalte die zugeordneten Mitarbeiter an. Zusätzlich wurde ein neuer Filter hinzugefügt, mit dem gezielt nach Schichten gesucht werden kann, denen eine bestimmte Person zugeordnet ist.
• Das Ereignisstatistik-Widget kann nun auch nach Zustand gefiltert werden.

9.9.4

Sicherheit

Nach sechs fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird der Benutzer gesperrt und erhält eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung. Durch Zurücksetzen des Passworts kann sich der Benutzer anschließend selbst wieder entsperren.

9.9.3

Erinnerungen für anstehende Schichten, Neues Export-Format für Ereignisse

Erinnerungen für anstehende Schichten

Beim Erstellen von Schichten können nun Erinnerungen angelegt werden.

Erstellen Sie mehrere Erinnerungen und verbessern Sie Pünktlichkeit der Mitarbeiter.

Diese werden per Benachrichtigung an die Mitarbeiter via COREDINATE Lite oder die COREDINATE App gesendet bevor die Schicht am entsprechenden Tag ansteht. 

 

Sie kennen die COREDINATE Lite App nicht? Jeder Mitarbeiter mit einem gebuchten Dienstplan Modul kann sich die App auf dem privaten Smartphone installieren, kann so seine Schichten und Abwesenheiten einsehen, Schichten tauschen, Abwesenheiten beantragen und erhält immer aktuelle Benachrichtigungen bei Änderungen.

 

 

Neues Export-Format für Ereignisse

Anmerkung der Entwickler: Wir haben bemerkt, dass mit wachsender Informationsdichte bei Ereignissen, das aktuelle Tabellenformat an seine Grenzen kommt. Mit der Einführung der Kommentare, gibt es noch ein weitere Informationsquelle, die aktuell nicht exportiert werden kann. Ein Export im Tabellenformat ist daher aktuell nicht zielführend. 

Das neue Format kann nun bei der Auswahl gewählt werden. 

Das Format enthält alle Informationen in einem besser lesbaren Format, samt Standort, Bilder, Kommentare, Formulardaten. 

Weitere Änderungen

• Unter "Qualifikationen" gibt es nun eine Übersicht, die alle Mitarbeiter und deren Qualifikationen zeigt
• Die Performance der App beim Betreten der Bereichsansicht wurde massiv verbessert, wenn der Bereich viele Rundgänge hat, die sich über mehrere Bereiche ziehen und Aufgaben zugeordnet sind. 
• Abwesenheiten können nun wie alle anderen Arbeitsergebnisse exportiert werden. 
• Meine Schichten + Schichten: Export Formate wurden erweitert. 
• Neuer Filter "Zugewiesene Benutzer" in der Ansicht Schichten filtert die Schichten nun anhand der zugewiesenen Mitarbeiter
• Das Design in Arbeitsergebnisse > Ereignisse wurde verbessert, um bei vielen Bildern zu verhindert, dass die Tabelle sich sehr verzieht.

9.9

Zustände für Ereignisse, Neue Benachrichtigungsart als Reaktion auf Zustände, Kommentare für Ereignisse

Unter Stammdaten > Ereignisse gibt es nun einen neuen Tab "Zustandsverwaltung". 

Dort können den Ereignissen verschiedene Zustände vergeben werden, um interne Prozesse besser abzubilden. Zustandswechsel werden in der Änderungshistorie wie gewohnt erfasst.

Beispiel: 

Sie möchten alle gemeldeten Ereignisse erst selbst kontrollieren und erst danach an Kunden weiterleiten über Benachrichtigungsregeln. 

Unter Zustandsverwaltung legen Sie nun einen Zustand "Gemeldet & Warte auf Prüfung" an, deklarieren diesen als Startzustand und legen unter "Sichtbarkeiten" fest, welche Personen berechtigt sind, die Ereignisse in dem Startzustand zu sehen. 

Als Nächstes wird der Zustand "Geprüft" angelegt. Im 1. Zustand setzen wir den neuen Zustand als "Folgezustand". Dann legen wir eine Benachrichtigungsregel an mit dem Typ "Ereignis in Zustand versetzt" und setzen da "Geprüft" und setzen die Kunden als Empfänger.

Wird nun ein Ereignis gemeldet erhält es den Zustand "Gemeldet & Warte auf Prüfung" und ist nur sichtbar für die Personen im Zustand. Nun kann der Verantwortliche das Ereignis prüfen, korrigieren und in den Zustand "Geprüft" versetzen. 

Warnung: Mit dem Anlegen eines Zustandes wird die Mechanik aktiviert und kann nicht sofort rückgängig gemacht werden. 

 

9.8.7

Schichten in der Vergangenheit bearbeiten

Nun können Schichten auch in der Vergangenheit angelegt werden, um Schichten nachzutragen.  Beim Anlegen und Zuordnen eines Mitarbeiters wird gefragt, ob für den Mitarbeiter ebenfalls eine Arbeitszeiterfassung erzeugt werden soll. 

 

 

Verknüpfte Arbeitszeiten können nun auch direkt im Schichtbelegung-Drawer bearbeitet werden, ohne die Schichtplanung zu verlassen. Entsprechend wurden einige Ansichten angepasst, um Unterstützung zu bieten. Eine Änderungshistorie für verknüpfte Arbeitszeiten wurde ergänzt.  Entsprechend gibt es nun neue Benachrichtigungen, um die Mitarbeiter davon in Kenntnis zu setzen. Unter Meine Schichten > Vergangene Schichten können Mitarbeiter nun auch vergangene Schichten einsehen, denen sie zugeordnet sind.

9.8.3

Native Benachrichtigung für Mitteilungen, Ereignis überall erfassen, Mitteilungen in der Lite-App, eigene Icons für Abwesenheiten

Native Benachrichtigung für Mitteilungen

Nun wird auch das Veröffentlichen von Mitteilungen eine Benachrichtigung in der App auslösen, selbst wenn die App geschlossen ist. So wird verhindert, dass die Mitteilung übersehen wird. Für Benutzer gibt es nun das neue Recht "Mitteilungen in der Lite-App". Dieses ermöglicht den Empfang von Mitteilungen auch bei Lite-App-Nutzer. Mit diesem Release sind nun endgültig alle Benachrichtigungen umgestellt und können auch empfangen werden, wenn die App geschlossen ist. 

Ereignis in der App überall erfassen

Das Layout wurde angepasst, sodass nun über den oberen Menüpunkt ein Ereignis erfasst werden kann.

 

Dort müssen der Bereich und die Ereignisart wie üblich gewählt werden. 

Ansprechpartner in Bereichen überall erreichbar

In der Bereichsansicht kann nun über das globale Menü auf die Ansprechpartner zugegriffen werden.

 

 

Eigene Icons für Abwesenheitsarten

Unter Dienstplanung > Einstellungen > Abwesenheitsarten können nun Icons und die Icon Farben definiert werden. 

 

Diese Icons werden im Schichtplaner und in den entsprechenden Exporten dargestellt und helfen zur schnellen Orientierung. 

Kommentare zu Arbeits- und Bereichszeiten

Ab sofort können zu Zeiten Kommentare hinterlegt werden. Diese Kommentare werden zwischen den Verfassern in Echtzeit synchronisiert. 

Wenn Kommentare zu Zeiten vorhanden sind, wird auf diese durch ein Symbol in der Tabelle hingewiesen. 

Aufgabenerledigung über das Portal – Uhrzeit und Datum sind einstellbar

Beim Erledigen einer Aufgabe über das Portal kann nun der Zeitpunkt auch rückwirkend verändert werden. So können Aufgabenerledigungen nachgetragen werden.

Wird der Zeitpunkt auf diese Weise verändert, dann wird das durch ein Info-Icon in der Tabelle und im Drawer dargestellt: 

Dort steht auch der tatsächliche Erfassungszeitpunkt.

Überarbeitung der Benutzeroberfläche für Benachrichtigungsregeln

Vor dieser Version bestand die Tabelle für Benachrichtigungsregeln nur aus einem Namen. Das hat dazu geführt, dass Benutzer in die vergebenen Namen Beschriftungen eingeführt haben, um sich zu orientieren.

Nun gibt es mehr Spalten, Empfänger sind sofort ersichtlich und durch die Filtermöglichkeiten
lassen sich Empfänger gezielt suchen. 

 

Durch die neuen Mehrfachaktionen können Empfänger ebenfalls den Benachrichtigungen hinzugefügt werden. Dabei ist es möglich, gezielt einzelne Empfänger auszutauschen und zu entfernen. 

 

Benutzer anhand von Rechten und Rollen suchen

Um schnell herauszufinden, welche Benutzer zum Beispiel Zugriff auf ihre Rundgänge haben, kann nun in der Benutzeransicht nach einzelnen Rechten gesucht werden. 

 

Es werden daraufhin nur Benutzer gezeigt, die direkt über Einzelrechte oder indirekt über Teams und Rollen dieses Benutzerrecht besitzen. 

9.8.2

Native Schichtbenachrichtigungen in der Standard-App

Native Schichtbenachrichtigungen in der Standard-App

Ab sofort schicken wir die Benachrichtigungen für Dienstplan Interaktionen auch an die Standard-App. Zuvor war dies nur für die Lite-App möglich. 

Die Benachrichtigungen gehen jedoch nur ein, wenn der Mitarbeiter eingeloggt ist. Nach dem Abmelden werden keine Benachrichtigungen mehr gesendet, anders als in der Lite-Version. Dort erhält der Mitarbeiter seine Benachrichtigungen auch nach dem Abmelden. 

Weitere Anpassungen

• Die Darstellung der Änderungshistorie beim Ändern von Benutzerrechten wurde verbessert
• Beim Anlegen von Abwesenheiten vom Typ "Urlaub", außerhalb eines verfügbaren Urlaubskontingents, wird nun auch das relevante vorhandene Kontingent als Hilfestellung angezeigt. 
• In Berichten können nun gelöschte Einträge in der Filterung angezeigt werden
• Bei Statistik Widgets wird nun immer der Zeitraum mit neben dem Namen ausgegeben
• Arbeitszeiten können nun auch über das Wachbuch angelegt werden

9.8.1

Konfigurierbare Ereignisbenachrichtigungen

Konfigurierbare Ereignisbenachrichtigungen

Der Assistent für die Konfiguration der Ereignisbenachrichtigung bietet nun einen zusätzlichen Schritt zur Konfiguration des Inhalts der zugestellten E-Mail, nachdem ein Vorfall erfasst wurde. 

Derzeit können Sie die folgenden Informationen konfigurieren: 

• Ebene der Auswirkungen
• Anzahl
• Anmerkungen
• Bilder
• Mitarbeiter
• Position

9.8.0

Statistiken im Dashboard, Berichtsfilter

Statistiken im Dashboard

Ab heute stehen im Dashboard neue Widgets zur Verfügung, um Statistiken über die Arbeitsergebnisse anzuzeigen.  

 

Die folgenden Widgets sind beim Start verfügbar:

• Ereignisse auf der Grundlage eines Zeitraums
• Ereignisse auf der Grundlage des Ereignistyps
• Ereignisse nach stündlicher Analyse
• Ereignisse nach Zuordnung
• Ereignisse nach Auswirkungsgrad
• Aufgabenerledigung nach Zeit
• Kontrollpunktentdeckungen nach Zeit
• Rundgänge nach Zeit

Skalierung der Zeit nach der Filterung

Die Widgets passen sich automatisch an die Filterung an. Wenn kein Zeitraum angegeben ist, werden automatisch die letzten 30 Tage angezeigt. 

 

Wenn ein Filter gesetzt ist, wird der Zeitrahmen automatisch angepasst.  

Skalierung der Zuordnungsfilterung

Die Statistik passt sich der Zuordnungsfilterung an und ermöglicht so einen Vergleich der Standorte/Kunden/Bereiche untereinander. Die Filialen werden ohne Filterung verglichen: 

Die Kunden werden durch Filterung auf einzelne Kunden angezeigt: 

Neue Filter in Berichten

Der Filter für Ersatzbescheinigungen und die Dauer der Touren sind nun auch im Bericht verfügbar.

Zuordnungsfilter für verschiedene Ansichten

In den folgenden Ansichten sind jetzt Zuordnungsfilter verfügbar, um die Suche und Filterung zu erleichtern. Sie sind in den folgenden Ansichten zu finden: 

• Aufgaben
• Rundgänge
• Vorgänge
• Datei-Manager
• Kontaktperson
• Berichte
• Teams
  
  

Weitere Anpassungen

• Gelöschte Elemente können nun in den Arbeitszeitfiltern angezeigt werden. 
• Ein Schlüsselbund kann direkt erstellt werden, ohne dass vorher ein Schlüssel erstellt werden muss.
• Neuer Filter "Team" für Berichte über Arbeitszeiten/Bereichszeiten
• Neue Spalte "Schicht" beim Export von Arbeitszeiten
• Neuer Filter "Schicht" für Arbeitszeiten
• Für Urlaubskontingente kann nun ein Kommentar hinterlegt werden.
• Zusätzliche Zeiträume für Berichte: "Letztes Jahr", "Aktuelles Jahr", "Letztes Quartal", "Aktuelles Quartal"
• Die Spalte "Funktion" wird nun im Widget "Registrierte Benutzer" angezeigt. Außerdem wurde die Sortierung umgedreht.

 

9.7.0

Gespeicherte Benachrichtigungen, Berichterstattung über den Schichtplan in Echtzeit

Gespeicherte Benachrichtigungen

Vor dieser Aktualisierung wurden Benachrichtigungen nur dann angezeigt, wenn der Benutzer genau zu diesem Zeitpunkt aktiv war und über Internet verfügte (App). Jetzt werden eine Reihe von Benachrichtigungen an die App gesendet und dort gespeichert, damit in Zukunft nichts mehr übersehen werden kann.

 

 

Darüber hinaus werden bei einigen Aktionen, wie der Veröffentlichung einer Nachricht, der Genehmigung eines Urlaubsantrags und vielen anderen Vorgängen, Nachrichten an die betreffenden Personen gesendet. Es werden weitere Funktionen folgen, die diesen Kanal nutzen werden!

Berichterstattung in Echtzeit über den Schichtplan

Vor diesem Update war es praktisch unmöglich, dass zwei Benutzer an denselben Schichten arbeiten, da die Änderungen nicht aktiv waren und sofort auf den anderen Benutzer übertragen wurden. Jetzt können mehrere Nutzer gleichzeitig im Schichtplan arbeiten, die anderen Nutzer erhalten die Änderungen sofort in Echtzeit und können sich nicht mehr gegenseitig in die Quere kommen.

Alle anderen Unteransichten, wie z.B. die Dienstplanübersicht, Abwesenheiten, Schichttausch und sogar der Kommentarbereich der Abwesenheiten werden nun zwischen allen Benutzern, die in der App oder im Portal aktiv sind, synchronisiert.

Funktionen, Verbesserungen, Fehlerbehebungen

• Eine neue Spalte "Schlüsselbund" ist nun im Export des Schlüsselprotokolls verfügbar und zeigt alle Schlüssel an, die mit dem Schlüsselbund empfangen oder ausgegeben wurden
• Ein Klick auf eine Abwesenheit im Schichtplaner öffnet nun eine Registrierkarte mit allen notwendigen Informationen

 

9.6.0

Neue Planungstools für den Dienstplan, Kommentarfeld für Schichtzuweisungen, neue Spalten im Bericht für Rundgänge

Neue Planungsinstrumente für den Dienstplan

Unter Dienstplan > Übersicht finden Sie jetzt 2 neue Widgets, die Ihnen einen schnellen Überblick darüber geben, wie weit Ihre Planung fortgeschritten ist und welche Anwendungen Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Die vier Kästchen informieren Sie mit dem grünen Balken darüber, wie viele Einsätze bereits kategorisiert wurden. Der blaue Balken zeigt die Anzahl der veröffentlichten Einsätze an.

Darüber hinaus werden Konflikte (zugewiesene Schicht und eingegebene Abwesenheit) sofort angezeigt und leiten Sie mit einem Klick direkt zum Schichtplaner weiter.

 

 

In der nachstehenden Liste werden alle Urlaubsanträge, Schichtanträge und Tauschanträge an einem zentralen Ort gesammelt, so dass die Schichtleiter die eingehenden Anträge schnell bearbeiten können.

Kommentarfeld für Schichtzuweisungen

Zu einzelnen Schichten können nun Kommentare hinzugefügt werden, um auf einzelne Fälle reagieren zu können, ohne den Mitarbeiter direkt kontaktieren zu müssen.

 

Neue Spalten im Bericht für Rundgänge

Bisher gab es nur eine Zeitspalte, die je nach Status Start- und Endzeit anzeigte. Wir haben dies nun in detaillierte Abschnitte aufgeteilt, um den Kundenwünschen gerecht zu werden.

 

Änderungen

• Die Filial-, Kunden- und Bereichsansicht wurde vereinheitlicht und ist leistungsfähiger geworden.
• Die Tabelle für flexible Formulare zeigt nun auch an, für welche Ereignisarten und Aufgaben das Formular verwendet wird.
• Im Schichtplaner wird nun auch das Urlaubskontingent direkt angezeigt, wenn Sie im Dropdown-Menü auf einen Mitarbeiter klicken.
• Auf einigen Seiten, wie z.B. "Schichttausch", "Meine Schichten" usw., werden die Wochentage nun überall abgekürzt.

9.5.0

Mehrere Schichten an einem Tag, Benachrichtigung für Auswirkungsstufen

Mehrere Schichten an einem Tag

Mitarbeiter können nun an einem Tag mehreren Schichten zugeteilt werden. In einigen Szenarien, in denen Mitarbeiter mehrere kleinere Schichten übernehmen, hilft das bei der feineren Einteilung. 

                           

In den Exportformaten, in den Ansichten des Portals und in der App kann anschließend die Einteilung wie gewohnt eingesehen werden.

Benachrichtigung für Auswirkungsstufen

Im letzten Release haben wir die Auswirkungsstufen freigegeben, um die Dringlichkeit von Ereignissen leichter zu kategorisieren. Um nun besser auf entsprechende Ereignisse reagieren zu können, kann ab sofort eine Benachrichtigungsregel auf die entsprechende Stufe gesetzt werden. 

Wird ein Ereignis mit der Auswirkungsstufe gemeldet, so werden E-Mails versendet.

Sonstiges

• Urlaubskontingente können nun über eine Mehrfachaktion in der Benutzeransicht für mehrere Benutzer gleichzeitig gesetzt werden.
• Der Auswertungszeitraum wird bei Berichten nun auf die PDF mit platziert
• Werden im Schichtplaner Filter gesetzt, so werden diese im Browser gespeichert und direkt gesetzt, wenn der Benutzer zurück zur Planung wechselt
• Schichtbelegungen erhalten ein Info-Icon, wenn dessen Start-/Endzeit verändert wurde.
• Gibt es einen Konfliktzustand im Schichtplaner, wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit und eine Schichtbelegung am selben Tag hat, wird nun dieser Konfliktzustand auch im oberen Bereich angezeigt.
  
  
  

• Benutzerinformationen können nun in der Benutzeransicht in eine Excel exportiert werden
• Freie Farbwahl für Abwesenheitsarten

 

9.4.0

Auswirkungsstufen für Ereignisarten

Für Ereignisarten können nun Auswirkungsstufen hinterlegt werden. Somit können wichtige Ereignisse schneller identifiziert und berichtet werden. Unter Arbeitsergebnisse > Berichte gibt es nun eine neue Spalte und Filter Auswirkungsstufe. Um die Auswirkungsstufen zu konfigurieren, benötigen Sie das neue Recht Auswirkungsstufen verwalten, welches die Administratoren automatisch erhalten.

Unter Stammdaten > Ereignisarten finden Sie nun einen neuen Tab, in dem die Auswirkungsstufen definiert werden können. Jede Stufe hat eine Gewichtung, die die Reihenfolge bei der Auswahl steuert.

Sobald ein Ereignis gemeldet wird, ändert sich die Auswirkungsstufe automatisch gemäß der Ereignisart. 

In den kommenden Updates werden weitere Features hinzufügen, die auf der Auswirkungsstufe aufbauen. 

Fehlerbehebungen

• Es kam vor, dass ein konfigurierter E-Mail Server deaktiviert wurde, weil beim Veröffentlichen von Schichten zu viele Verbindungen aufgebaut worden sind.
• Die Ereignisart wurde bei Wachbuch Berichten nicht gesetzt.

9.3.0

Rundgänge in der App bearbeiten und anlegen

Wir möchten unseren Administratoren direkt über die App eine Möglichkeit geben, vor Ort Ihre Rundgänge einzulernen. Über die App können jetzt Rundgänge verwaltet werden.

Hierfür gibt es nun unter Ansicht Startseite > Administration einen neuen Punkt Rundgänge verwalten. Das Recht App > Administration wird dafür benötigt. Es muss ein Bereich gewählt werden, dann werden alle darin sichtbaren Rundgänge angezeigt.

 

Info zum Gerätezustand im Portal 

Kommentar der Entwickler: Gerade bei Unternehmen mit vielen Geräten, ist es oft schwierig nachzuvollziehen, ob alle Geräteeinstellungen korrekt funktionieren, ohne das Gerät direkt in der Hand zu haben. 

Im Portal unter Administration > Geräte gibt es nun eine neue Spalte, die den Status von NFC, dem Akku und Standortermittlung anzeigt. 

Der Status wird initial beim Login, beim Ändern von Einstellungen und beim Ändern des Akkustandes aktualisiert. 

Ereignis-Berichte filterbar nach Status

Der Ereignisbericht besitzt nun den Filter Status und kann beispielsweise nur gelöschte Ereignisse per Bericht weiterleiten. Gibt es keine gelöschten Ereignisse im Zeitraum, kommt kein Bericht.

Vorgänge und Prozesse: Unteraufgaben haben eine einstellbare Reihenfolge

Bei Vorgängen und Prozessen konnte bislang die Reihenfolge der Unteraufgaben nach der Erstellung nicht mehr verändert werden. Fortan gibt es dort eine Spalte Reihenfolge, mit der ähnlich wie bei Routenpunkten in Rundgängen die Reihenfolge nachträglich verändert werden kann. 

Sonstiges

• Bei einigen Bildern, die über Smartphones aufgenommen, an einen Computer übertragen und dann im Portal hochgeladen worden sind, konnte es passieren, dass die Bilder nicht korrekt gedreht werden. Hierfür haben wir Buttons eingebaut, damit die Bilder nachträglich rotiert werden können. 
• In der Ansicht Ansprechpartner gibt es nun eine Spalte Notiz

9.2.0

Neue Widgets und mehrsprachige Ereignisarten

Mehrsprachige Ereignisarten

Es können nun für Ereignisarten mehrere Sprachen hinterlegt werden.

 

In der App und im Portal werden dann die Ereignisarten in mehreren Sprachen dargestellt.  Unter Unternehmensprofil > Optionen können die Sprachen eingestellt werden, die zur Verfügung gestellt werden sollen.

Neue Widgets

Folgende Widgets stehen nun für die Dashboards zur Verfügung

"Stempeluhr", "Bereichszeiten", "Schlüsselprotokoll"

Neuer Dialog, um schnell viele Benutzer anzulegen

Mit dem neuen Dialog soll es leichter sein viele Benutzer anzulegen, die alle die gleiche Zuordnung und Berechtigung haben. 

Im letzten Schritt erhalten Sie einen Link, der den Mitarbeitern geschickt werden kann, um das Passwort zu setzen.

 

Anschrift und Logo bei Berichten ausblenden

Wenn Sie Berichte verschicken wollen, ohne den Header mit Anschrift und Firmenlogo, dann kann das nun in der Berichtseinstellung eingestellt werden.

9.1.0

Schlüsselübergaben an 3. Personen

Unter Stammdaten > Schlüssel kann einzelnen Schlüsseln das Merkmal vergeben werden, welches bestimmt, ob der Schlüssel über die App an 3. Personen übergeben werden darf. 

Die Übergabe erfordert dann einen Namen, eine Unterschrift und eine Notiz. 

Im Portal wird daraufhin die Unterschrift und der Name unter Arbeitsergebnisse > Schlüsselprotokoll dargestellt.

GPS-Koordinaten für Aufgaben, Kontrollpunkte und Schlüssel

Unter GPS > Einstellungen kann nun bestimmt werden, wo GPS Koordinaten beim Erledigen einer Aufgabe, beim Erfassen eines Kontrollpunkts und bei der Übergabe eines Schlüssels erfasst werden sollen. 

Die Erfassung des Standortes kann dabei auch komplett deaktiviert werden.

Unter den Arbeitsergebnissen wird dann eine Karte gezeigt, auf dem die Koordinaten dargestellt werden.

Schichtplaner beachtet Ruhezeiten

Unter Dienstplanung > Einstellungen > Regeln können nun Ruhezeiten hinterlegt werden. 
Diese Regel steuert, wie lange ein Mitarbeiter pausieren muss, bevor dieser wieder einsatzfähig ist. 

Beispiel:

Spätschicht bis 23 Uhr, Frühschicht ab 6 Uhr. Beim Versuch den Mitarbeiter auf die Frühschicht einzuteilen, zeigt das System folgenden Fehler: 

Schichten farblich hinterlegen

In den Einstellungen der Schicht kann nun eine Hintergrund- und Schriftfarbe gewählt werden, welche die Schichtzelle im Mitarbeiter-Bereich unten haben soll. 

Neue Druckansicht "Übersicht der Mitarbeiter" 

Die Druckansicht entspricht dem unteren Bereich des Schichtplaners und zeigt Abwesenheiten sowie die einzelnen Schichtbelegungen in der jeweils eingestellten Farbe.

9.0.2

Druckansicht Dienstplan für Mitarbeiter

Fehlerbehebungen

• Anzeigefehler: Monatsübergreifende Abwesenheiten werden nun im Schichtplaner ebenfalls in den anderen Monaten gezeigt.

9.0.1

Druckansicht Dienstplan

Der Dienstplan kann jetzt einfacher ausgedruckt werden. Hierfür gibt es nun eine zusätzliche Schaltfläche für den Schichtplaner.

Fehlerbehebungen

• Anzeigefehler: Beim Anlegen von Abwesenheiten für andere Mitarbeiter wird nun die richtige Menge an Urlaubskontingenten angezeigt, die durch Abwesenheiten schon abgezogen wurden.
• Anzeigefehler: Eine erhöhte Anzahl der im Schichtplan angezeigten Schichten führte ab 50% Bildschirmnutzung zu Problemen in der Anzeige des Layouts. 

9.0.0

Dienstplan

Der Dienstplan ist nun freigegeben und kann gebucht werden. 

Dienstplan jetzt buchen

8.9.3

E-Mail Versandprotokoll

Ab heute werden alle versendeten E-Mails in einem Protokoll unter Auswertungen > Protokoll festgehalten.  In der Übersicht werden immer zuerst die fehlerhaften Versandversuche aufgezeigt. Sie können den Empfänger korrigieren und den Bericht erneut senden lassen. 

Zu beachten: 

• Es kann vorkommen, dass ein Empfänger eine E-Mail nicht erhält, das System jedoch den Versand als "Erfolgreich" markiert. In diesen Fällen hat unser E-Mail Server die E-Mail korrekt versendet, der Server des Empfängers die E-Mail jedoch nicht angenommen oder abgelehnt.
• E-Mail Log Einträge werden nach 3 Monaten gelöscht. 
• Um die Protokollseite zu sehen, wir das Recht "Bericht" oder "Benachrichtigungsregel" benötigt.

Eigener E-Mail-Server

Nutzen Sie einen eigenen E-Mail-Server, wird dieser NICHT mehr deaktiviert, sobald es zu einem Fehler beim Versand kommt. 

Über den E-Mail-Log sehen Sie direkt, welche Fehler aufgetreten sind und haben die Möglichkeit, die betroffenen E-Mails per Klick erneut zu senden.

8.9.2

GPS Koordinaten als Spalten in Ereignisberichten

Es stehen nun drei weitere Spalten für Ereignisberichte zur Verfügung. 

• Latitude, Longitude: Die Koordinaten des erfassten Ereignisses
• Kartenlink: Ein generierter Link der beim Klick zu Google Maps leitet und dort direkt den Erfassungsort zeigt.

Entfernen der Zuständigkeitsmechanik für Niederlassungen

In Version 8.9.0 haben wir die Niederlassungen eingeführt. Dort gab es eine Anforderung, dass Benutzer, die keine Zuständigkeit haben, sofort die Sichtbarkeit auf die Niederlassung erhalten. Motivation hierfür war der vermeintlich reduzierte Verwaltungsaufwand. 

Aufgrund von aufgetretenen Benutzerfehlern wurde diese Funktion wurde diese indirekte Zuständigkeit wieder entfernt. 

8.9.1

GPS Koordinaten in Ereignis Benachrichtigungen

In E-Mails, die nach einer Ereigniserfassung durch Benachrichtigungsregeln verschickt werden, wird zur Lokalisierung des Ereignisses nun auch die entsprechende GPS Koordinate mitversendet.

Die GPS Erfassung bei Ereignissen kann jederzeit unter GPS > Einstellungen deaktiviert werden.

Fehlerhebungen

• Benutzer mit Zuständigkeit für einen Bereich konnten keine Benutzer anlegen
• Das Filtern von Widgets nach Niederlassungen war nicht möglich
• Das Filtern nach einer Niederlassung ohne Kunden hat Fehler geworfen
• Berichte konnten nicht nach Kontrollpunkten gefiltert werden

8.9.0

Niederlassungen

Kommentar der Entwickler - "Wir konnten beobachten, dass sich Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, Geräten, Berichten usw. zunehmend schwertun und der Verwaltungsaufwand überproportional zur Unternehmensgröße wächst. Gerade die Verwaltung der Sichtbarkeiten der einzelnen Benutzer ist durch die Einführung von "Teams" nicht zufriedenstellend genug gesunken. Die Niederlassungen sollen über die Zuständigkeiten den zusätzlichen Konfigurationsaufwand – gerade im Bezug auf die Zuordnungen bzw. Sichtbarkeiten der Benutzer – erleichtern und zukünftig Spielraum für Einstellmöglichkeiten geben"

Ab sofort wird die neue Organisationseinheit "Niederlassungen" verfügbar sein. Diese Einheit kann genutzt werden, um eigene Standorte im Unternehmen zu verwalten und damit weitere Flexibilität bei der Organisation des eigenen Unternehmens zu geben. 

Jeder Benutzer muss als "Personal" einer Niederlassung zugeordnet werden. Diese Referenz steuert, welche Kunden bzw. Bereiche der Benutzer sehen kann, sofern keine explizite Zuständigkeit definiert wird. 

Zur Erinnerung: Zuständigkeiten steuern, welche Kunden und Bereiche ein Mitarbeiter in der App oder im Portal sehen darf. 

Administratoren, die zum Beispiel mehrere Niederlassungen verwalten können müssen, sind trotzdem einer Niederlassung als Personal zugeteilt, haben dann aber explizit weitere Zuständigkeiten in dem Benutzerprofil definiert. 

Damit die Funktion auch im vollen Maß genutzt werden kann, haben wir auch an vielen Stellen die Möglichkeit geboten, dass Entitäten der Niederlassung auch zugeordnet werden können. 

Dazu gehören: Geräte, Benutzer, Berichte, Dateien, Ereignisarten, Benachrichtigungsregeln, Schlüssel, Teams

In den Arbeitsergebnissen und Berichten gibt es nun eine neue Spalte Niederlassungen. Es kann im Filter nach der Niederlassung gefiltert werden. Benachrichtigungsregeln für Ereignisse können auch auf Niederlassungen gelegt werden, um ausgelöst zu werden, sobald ein Ereignis auf einem Bereich eines Kunden der Niederlassung gemeldet wird. 

Weitere Informationen zu der Einführung finden Sie hier: Einführung Niederlassungen FAQ

8.8.0

Formulare verschiedener Benutzer bearbeiten, Kommentare zu Aufgaben von Vorgängen

Neue Funktionen

Kommentare zu Aufgaben von Vorgängen

Es können, wie bei den Vorgängen, nun auch Kommentare für die Unteraufgaben in der App oder im Portal erstellt werden.

Anpassungen

Formulare verschiedener Benutzer bearbeiten

Ein neues Merkmal für Formulare ermöglicht es, dass mehrere Mitarbeiter an einem Formular arbeiten können.

Hierzu ist es notwendig, dass der bearbeitende Mitarbeiter seine Bearbeitung pausiert, bevor ein anderer Mitarbeiter das Formular in der App wieder aufnehmen und weiterbearbeiten kann. Sobald zwei Mitarbeiter gleichzeitig ein Formular bearbeiten (z.B. offline), gilt die Eingabe des Mitarbeiters, der den letzten Speichervorgang ausgeführt hat. 

8.7.0

Neues Design der App, Änderungshistorie bei Benutzern, Verpflichtende Aufgaben

App – Neues Design

Die App hat nun ein neues globales Menü im oberen Bereich. Dort werden Funktionen von überall aufrufbar sein, egal wo sich der Benutzer in der App befindet. Arbeitszeiterfassung, Mitteilungen, Vorgänge und andere systemrelevante Themen werden hier präsentiert. 

 

Neue Funktionen

Änderungshistorie bei Benutzern

Alle Änderungen an einzelnen Benutzern werden nun in einer Historie nahtlos aufgezeichnet. 
Anlage, Löschung, Anpassung von Nutzerrechten, Rollen, Zuordnungen und Änderungen an den Benutzerfeldern werden erfasst. 

 

Wird ein Benutzer gelöscht, wird dieser automatisch in der Ansicht Administration > Benutzer ausgeblendet. Über der Tabelle gibt es jetzt eine Checkbox, mit der diese Benutzer angezeigt und wiederhergestellt werden können. 

Aufgaben verpflichtend machen in der App

Es kommt vor, dass Mitarbeiter Aufgaben übersehen oder übersehen wollen. Um das zu vermeiden, gab es Anfragen, dass es möglich sein soll, Aufgaben so zu markieren, dass die Erledigungsansicht in der App nicht verlassen werden kann, solange nicht alle Aufgaben erledigt sind. 

Unter Stammdaten > Aufgaben kann nun ein Merkmal gesetzt werden, um zu forcieren, dass eine Aufgabe nach dem Scan am Kontrollpunkt erledigt wird, sofern diese fällig ist bzw. erledigt werden kann.

Verbesserungen

Neue Mehrfachaktionen

Es gibt nun an einigen Stellen neue Mehrfachaktionen, welche die Arbeit mit COREDINATE vereinfachen und beschleunigen sollen. Folgende Aktionen wurden hinzugefügt: 

• Stammdaten > Rundgänge: Mehrere Rundgänge einem Bereich zuordnen
• Stammdaten > Aufgaben: Mehrere Aufgaben Kontrollpunkten und/oder Bereichen zuordnen
• Administration > Benutzer: Mehreren Benutzern die Einzelrechte entziehen
  • Mit der Integration der Teams und Rollen sollte es kaum noch notwendig sein, dass Mitarbeiter Einzelrechte besitzen.
  • Damit nicht jeder einzelne Benutzer durchgeklickt werden muss, können Einzelrechte jetzt schneller entfernt werden

8.6.0

Neue Funktionen

Teams

Mit den Teams können Sie Benutzer in einer neuen Einheit organisieren. Teams können Gruppen und Rollen zugeordnet werden. Somit muss nicht jeder einzelne Benutzer verwaltet werden. Ein einfaches Zuordnen eines Teams reicht aus, um bei neuen Benutzern schnell alle Einstellungen vorzunehmen. 

Unter den Arbeitsergebnissen finden Sie neue Filter, um nach Teams zu filtern. 

In der Benutzerauflistung finden Sie eine neue Mehrfachaktion, die es ermöglicht, vielen Benutzern schnell Teams zuzuordnen.

Berichte als CSV versenden

Unter Auswertungen > Berichte können Sie nun zwischen dem Datentyp PDF und CSV wählen.

Exportieren als Excel-Datei (.xlsx)

In allen Arbeitsergebnissen können nun Excel-Dateien direkt exportiert werden. 

PDF-Previewer

In verschiedenen Stellen im Portal gibt es nun einen PDF-Previewer für hochgeladene PDF-Dateien. Das inkludiert den Dateimanager, Vorgänge und Mitteilungen.

ID für Ereignisse

In den Ereignissen wird nun eine neue Spalte ID eingeblendet. Zusätzlich können Sie in dieser Ansicht auch nach einer bestimmten ID suchen. 

Vorgänge mit allen Anhängen als ZIP runterladen

Es kommt vor, dass Vorgänge und deren Unteraufgaben einige Anhänge enthalten. Um einen Vorgang ganz einheitlich runterladen zu können, gibt es nun die Möglichkeit alle relevanten Anhänge samt Vorgangs-PDF in einem ZIP-Archiv zu exportieren.

Verbesserungen

Neuversand bei Änderung eines Ereignisses

Wenn ein Ereignis gemeldet wird kann es vorkommen, dass relevante Informationen hinzukommen. Mit einem Merkmal kann nun das erneute Aktivieren von Benachrichtigungsregeln angesteuert werden.

Kategorisierung von Benutzerrechten

Alle Benutzerrechte sind nun einer Kategorie zugeordnet und enthalten ausführliche Tool-Tipps, um ein besseres Verständnis von deren Auswirkungen zu bekommen.

8.5.3

Fehlerbehebungen

• Vorgänge können nun über die Arbeitsergebnis-Seite korrekt exportiert werden.
• Sollte ein E-Mail-Server konfiguriert sein und ein Mitarbeiter ein Fehlerprotokoll über die App senden, so wird dafür nicht mehr die eingestellte Absender-E-Mail-Adresse genutzt. Dies soll SPF-Probleme verhindern und ausschließen, dass die E-Mail nicht bei COREDINATE ankommt.
• Im bestimmten Benutzerrecht-Konstellationen konnte es zu Fehlern beim Hinzufügen von Widgets zum Dashboard kommen.

Anpassungen

• Das Portal wurde an vielen Stellen optimiert, sodass ab sofort folgende Ansichten gedruckt werden können:
  
  • Kunden
  • Vorgänge
  • Aufgaben
  • Rundgänge
  • Schlüssel
  • Ansprechpartner
  • Kunden > Bereiche
  • Kunden > Bereiche > Kontrollpunkte
• Bei der Auswahl eines Zeitrahmen wird die Zeit nun auf 00:00 bis 23:59 vorbelegt.

8.5.2

Fehlerbehebungen

• Kontrollpunkte können nun wieder getauscht werden
• Die Ereignisart wird bei Formularausgaben in einem vordefinierten Feld beim direkten Export über das Portal korrekt anzeigt.

Anpassungen

• Beim Wechseln der Seite von Arbeitsergebnissen bleibt die Auswahl nun für den Export bestehen.

8.5.1

Anpassungen

GPS-Kontrollpunkt-Radius kann nun auf 5 Meter reduziert werden

Für einige Anforderungen ist es notwendig, dass der Radius sehr klein definiert werden muss.Jedoch sollte dabei bedacht werden, dass Mitarbeiter an der besagten Stelle stehen bleiben müssen, bis das Gerät entsprechend präzise Daten liefern kann und, dass die Genauigkeit von den örtlichen Gegebenheiten abhängt.

Fehlerbehebungen

• Beim Umzug von Gerätelizenzen wurde das Modul Flexible Formulare nicht mit übernomen.
• Eigene Kunden-/Bereichsattribute konnten unter Umständen nicht bearbeitet werden.
• Nach dem Anlegen eines GPS-Kontrollpunktes in der Bereichsansicht funktionierte die automatische Weiterleitung nicht.
• Bereichsdaten konnten unter Umständen nicht bearbeitet werden.

8.5.0

Kunden deaktivieren/archivieren, Geräte Filter in Arbeitsergebnissen, mehrere Schlüssel übergeben per Portal

Neue Funktionen

Kunden deaktivieren

Es kommt vor, dass Kunden Bewachungsaufträge pausieren oder beenden, Sie aber die Daten  und die Struktur behalten wollen, ohne Ihre Übersicht zu überladen. Hierfür können Sie nun in der Ansicht Stammdaten > Kunden einen Kunden deaktivieren. Das hat zur Folge, dass alle Aufgaben und Rundgänge, die exklusiv diesem Kunden oder indirekt dessen Bereichen zugeordnet waren, nun pausiert werden. Damit werden Bereiche, Aufgaben und Rundgänge nicht mehr in der App angezeigt. Die deaktivierten Kunden können über die Checkbox oberhalb der Liste wieder eingeblendet werden. 

Geräte Filter in Arbeitsergebnissen

Alle Arbeitsergebnisse haben nun einen Filter, um nach dem Gerät zu suchen, welches das Ergebnis erfasst hat. 

Verbesserungen

Mehrere Schlüssel übergeben per Portal

Im Portal unter Schlüsselübergaben können nun mehrere Schlüssel ausgewählt und auf einmal übergeben werden. 

Suche-Auswahlfeld bei Aufgabenerledigung über das Portal

Im Dialog wird nun ein Suchfeld gezeigt, in welchem nach einer Aufgabe gesucht werden kann. Per Klick öffnet sich eine Liste der verfügbaren Aufgaben. Gerade bei vielen verfügbaren Aufgaben, war die Auswahl sehr mühselig auch wenn der Name der Aufgabe bekannt war.

Arbeitsergebnisse – Filter 'Schlüssel' bietet nun Schlüssel an, die an einem Bund hängen

Bisher konnte nicht nach einem Schlüssel gesucht werden, der an einem Bund hängt. Jetzt werden diese Schlüssel ebenfalls angeboten und die Ergebnismenge zeigt ggfs. den Schlüsselbund an, an welchem der gesuchte Schlüssel übergeben wurde.

Optimierung Stammdaten Kunden > Bereiche > Kontrollpunkte

Es wurde eine Optimierung durchgeführt, sodass diese Seiten gerade bei größeren Mengen wesentlich schneller geladen werden können.

8.4.8

Geräte Zuordnung Anpassung

Anpassungen

Beim ersten Login mit einem neuen Gerät werden die Zuordnung des aktuellen Benutzers kopiert, sodass dieser Benutzer das Gerät im Portal auch sehen und verwalten kann. 

8.4.7

Ticketsystem, Formularerledigung über Portal benutzerbasierte Module, Geräte können zugeordnet werden

Neue Funktionen

Module können selber aktiviert werden

Unter dem neuen Menüpunkt Administration > Module können nun weitere Module zur Funktionserweiterung hinzugebucht werden. Die ersten Module sind das Ticketsystem und die Formularerfassung über das Portal. In Zukunft kommen weitere Module hinzu, die anschließend ebenfalls dort verwaltet und aktiviert werden können. Um den Menüpunkt zu sehen und die Module zu buchen, muss der Benutzer die Rolle Administrator haben. 

Geräte können nun Gruppen zugeordnet werden

Für eine bessere Übersicht können Geräte nun Kunden und Bereichen zugeordnet werden. Benutzer, die entsprechende Zuordnungen haben, können im Portal anschließend nur noch deren Geräte sehen. Unter den Ansichten Stammdaten > Kunden und  Stammdaten > Kunden > Bereich gibt es ab sofort einen neuen Tab Geräte, in denen alle Geräte gezeigt werden, die dem Kunden oder Bereich direkt zugeordnet ist. Zuordnungen können in der Geräteansicht vorgenommen werden.

 

8.4.5

Zwei-Faktor-Authentisierung, Arbeits- und Bereichzeiten zeichnen Gerät auf

Neue Funktionen

Zwei-Faktor-Authentisierung

Um die Sicherheit von Benutzerkonten zu erhöhen, können Sie nun die Zwei-Faktor-Authentisierung aktivieren. Nach der erfolgreichen Eingabe ihrer Anmeldedaten wird ein sechsstelliger Code eingefordert, welchen Sie sich per E-Mail oder an eine Authorisierungsapp Ihrer Wahl (Authy, Google Authenticator, o.ä.)  schicken lassen können. Wie sie die 2FA aktivieren, können Sie hier nachlesen: 

2-Faktor-Authentifizierung (2FA) im Portal aktivieren

Arbeits- und Bereichszeiten zeichnen Gerät auf

Ab sofort gibt es die Spalte Gerät für beide Zeiterfassungen. Wie gewohnt finden Sie auch alle Export- und Filtermöglichkeiten. Sollte die Zeiterfassung über das Portal gestartet werden, wird als Gerät Portal aufgezeichnet. 

8.4.1

Geräte bei Arbeitsergebnissen

Neue Funktionen

Geräte bei Arbeitsergebnissen

Es werden nun die Geräte bei den Arbeitsergebnissen angezeigt, mit denen der Datensatz erfasst wurde. 

Hierzu zählen: 

• Ereignisse
• Kontrollpunkt-Erfassungen
• Aufgaben
• Rundgänge
• Schlüsselübergaben

Alle entsprechenden Arbeitsergebnisseiten haben eine neue Spalte Gerät für die Tabelle erhalten und zeigen in der rechten Detailansicht nun das Gerät an. Zusätzlich erhielten alle Berichtstypen entsprechend eine Spalte.

 

8.4

Vorgaben zur Rundgangsdauer, neue Widgets für geplante Rundgänge & Aufgaben

Neue Funktionen

Vorgaben zur Rundgangsdauer

Aufträge in der Sicherheitsbranche werden meistens auf Grundlage von Aufenthaltsdauern kalkuliert, sodass Angebote abgegeben werden können. Jedoch kommt es oft zu Fällen, in denen der bewachte Kunde dann mit Sonderaufträgen die Zeit überstrapaziert und ein Auftrag dadurch möglicherweise unprofitabel wird. Um mehr Kontrolle über dieses Problem zu bekommen, kann nun eine maximale Dauer bei Rundgängen eingetragen werden. Später kann dann gezielt gefiltert werden, welche Rundgänge den Zeitrahmen überschreiten. Andersrum gibt es Kollegen, die im Rekordtempo durch ein Objekt laufen, wodurch die vereinbarten Aufenthaltsdauern beim Kunden nicht eingehalten werden. Dafür gibt es nun die Vorgabe einer minimalen Rundgangsdauer. Beide Werte können dem Mitarbeiter in der App angezeigt werden, oder als reines Kontrollinstrument nur für die Nachkontrolle genutzt werden. 

Vorgaben in der Ansicht Rundgang

Ab jetzt kann beim Rundgang vorgegeben werden, wieviele Minuten eine Runde mindestens und maximal dauern soll. 

Darstellung und Empfehlungen in der App

Die Vorgaben können in der App unter Rundgangsansicht angezeigt werden. Für den Mitarbeiter werden anschließend während der Runde Empfehlungen ausgesprochen, sollte er die Runde zu schnell oder zu langsam begehen. 

Neue Spalte 'Dauer' in der Rundgangserledigung

Die Spalte zeigt nun die Dauer eines Rundgangs. Sollte ein Rundgang Vorgaben beinhalten, wird deren Einhaltung gezeigt.

Ein neuer Filter ermöglicht die genaue Auswahl solcher Rundgänge.

Dokumentation von Pausen in Rundgängen

Ab jetzt werden auch Pausen in Rundgängen mit aufgezeichnet und von der Dauer abgezogen.  Pausen können nun in der Detailansicht per Klick auf die Tabellenzeile angezeigt werden.

 

Umstrukturierung der Spalte 'Zeiten' und neue Spalte 'Dauer' im Bericht

Die Spalte Zeiten mit dem Typ Rundgangs-Erledigung im Bericht zeigt jetzt Start und Ende des Rundgangs außerdem die Pausenzeiten. Die neue Spalte Dauer zeigt die Dauer des Rundgangs abzüglich der Pausen an.

Widget geplante Rundgänge & geplante Aufgaben

Für Dashboards stehen nun zwei weitere nützliche Widgets zur Verfügung. Die Widgets zeigen alle Rundgänge und Aufgaben mit Terminplanungen und können unbegrenzt in die Zukunft die Ausführungszeiten simulieren. 

Neue Benachrichtigungsregel für Statusänderungen bei Vorgängen

Es steht nun ein neuer Benachrichtigungsregel-Typ zur Verfügung, welcher automatisch E-Mail Benachrichtigungen versendet, sobald Vorgänge in den gewünschten Status wechseln. Hierfür muss das Ticketsystem aktiviert werden. Kontaktieren Sie gern unseren Vertrieb, wenn Sie das Feature testen oder erwerben möchten!

Bemerkung bei Kontrollpunkt als 'nicht verfügbar' markieren

Wenn ein Kontrollpunkt als nicht verfügbar markiert wird, kann jetzt eine Notiz hinterlegt werden, welche anschließend im Portal gezeigt wird. 

8.3

Widget Arbeitszeiten, Deaktivierte Einträge ausblenden

Neue Funktionen

Widget Arbeitszeiten

Das Widget Arbeitszeiten steht nun zur Verfügung und kann in Dashboards aufgenommen werden. Es zeigt die Arbeitszeiten der Mitarbeiter an und kann wie gewohnt konfiguriert werden. Auch auf Echtzeit-Events reagiert es und zeigt sofort an, wenn Mitarbeiter sich ein-/ausstempeln.

Filterung nach Ersatzscans in Rundgängen

Über den neuen Filter Ersatzscans können nun gezielt Rundgangerledigungen gesucht werden, die Ersatzscans enthalten. 

Verbesserungen

Ausblenden von deaktivierten/inaktiven Einträgen

In einigen Ansichten werden nun standardmäßig die deaktivierten Einträge ausgeblendet, um eine bessere Übersicht zu schaffen. Mit einem Klick auf die Checkbox können die Einträge wieder eingeblendet werden. 

In folgenden Ansichten ist das nun der Fall:

• Benutzer
• Rundgänge
• Aufgaben
• Kunde > Bereiche
• Kunde > Bereich > Aufgaben
• Kunde > Bereich > Rundgänge

Recht 'Eigene Bereichszeit verwalten' ermöglicht anlegen von Stempeleinträgen

Ein Benutzer kann nun mit dem Recht Stempeleinträge erzeugen, die in der Vergangenheit liegen, sodass Zeiträume nachgetragen werden können. Dies war vorher nur über einen Workaround möglich, indem eine Zeit gestempelt und anschließend bearbeitet wurde.

Sonstiges

• Neue Spalte Anzahl der Schlüssel
• Neue Spalte Formular bei Aufgaben
• Mehrere Rundgänge können nun gleichzeitig über die Mehrfachselektion deaktiviert werden
• In der Bereichsansicht wird nun bei Aufgaben und Rundgängen gezeigt, ob eine Zeitplanung hinterlegt ist
• Beim Zuordnen eines Zugangsmediums in der App werden keine inaktiven Benutzer mehr gezeigt

8.2

Vorgänge in der App

Neue Features

Vorgänge in der App

Ab sofort können Vorgänge in der App bearbeitet werden. Um einen Vorgang einzusehen muss der Vorgang oder eine Unteraufgabe des Vorganges einem App-Benutzer zugewiesen werden. Der App-Benutzer erhält dann eine Sofort-Benachrichtigung.

Sollte dem Benutzer der Vorgang direkt zugeordnet werden, dann erhält dieser den vollen Zugriff auf die Daten des Vorganges. Das beinhaltet die Unteraufgaben, Kommentare, verknüpfte Ereignisse, Uploads und die Änderungshistorie. Hat der Benutzer nur eine Zuordnung zu einer Unteraufgabe des Vorganges dann kann der Benutzer auch nur genau diese Unteraufgabe bearbeiten.

Statusänderungen werden zwischen Portal und App in Echtzeit aktualisiert!

8.1.1

Globale Suche, Berichtstyp Aufgaben mit Formular

Neue Funktionen

Berichtstyp Aufgaben mit Formular

 

Lassen Sie sich automatisch im eingestellten Rhythmus erledigte Aufgaben samt Formular mit oder ohne Ausgabe zuschicken.

• Die gewünschten Formulare können im Bericht gefiltert werden.
• Es kann definiert werden, ob das Formular mit oder ohne Ausgabe versendet werden soll.

Globale Suche

Drücken Sie Strg + K oder klicken auf das Suchfeld im Seitenmenü. Nach Eingabe eines Suchbegriffes, wird nach passenden Einträgen verschiedenster Entitäten gesucht. Gesucht werden können:

• Namen von Kunden, Bereichen, Kontrollpunkten, Aufgaben, Rundgängen, Geräten
• Vor-/ Nachname/ eines Benutzers
• Der Tag-ID eines Kontrollpunktes
• Der UUID/IMEI eines Gerätes

Verbesserungen

Rundgang Ansicht > Routenpunkte

Das Design wurde überarbeitet, um die Verwaltung der Routenpunkte zu vereinfachen. Durch direkte Eingabe eines Ranges, kann die Position auch bei großen Rundgängen einfach verwaltet werden. Per Drag'n'Drop können nun auch schnelle Änderungen an der Reihenfolge durchgeführt werden.

Aufgaben- & Rundgangsansicht

Es wird im Tab Allgemein gezeigt, ob die Aufgabe oder der Rundgang in einer Benachrichtigungsregel referenziert wird.

Verschiedenes

• vereinfachte Eingabe von Zeiten per Portal für flexible Formulare durch einen Timepicker
• Der Dialog Empfänger definieren bei Benachrichtigungsregeln wurde optimiert, sodass auch bei sehr vielen Benutzern eine Performance-Darstellung möglich ist

8.1

Performance Optimierung

Starke Performance-Steigerung von Arbeitsergebnissen

Bei Konten mit vielen Arbeitsergebnissen, die sich über Jahre angesammelt hatten, konnte es zu langsamen Abfragen kommen. Dies ist vor allem beim Dashboard und dessen Widgets aufgefallen. Durch eine Optimierung der Infrastruktur konnten Performance-Steigerungen bis zu 100% beobachtet werden. Abfragen sind von über 30 Sekunden Antwortzeit auf nnur noch wenige Sekunden gefallen. Gerade bei der Nutzung zusätzlicher Filter wie dem Rundgang-Status, konnte es zu Timeouts kommen. Dieses Problem ist nun nachhaltig behoben.

8.0.4

Mehrsprachige Versandmöglichkeiten

Neue Funktion

• Alle versendbaren E-Mails können nun mit einer Zeitzone und Sprache versehen werden, durch die der Empfänger E-Mails zu den korrekten Zeiten und in den korrekten Sprachen erhält.
  
  Das ist nun möglich für:
  • Alle Versandregeln von Berichten
  • Alle Benachrichtigungsregeln
• In der Berichtvorschau kann nun die Sprache und die Zeitzone gewählt werden für eine Vorschau des Berichts in der jeweiligen Sprache.
• Die Sprachen sind Deutsch, Polnisch, Englisch, Französisch.

Verbesserungen

• Bei der Erstellung eines Ereignisses im Portal kann die Ereignisart nun komfortabler gewählt werden. Bei der Eingabe der ersten Buchstaben des Ereignisses in das Suchfeld werden auch Vorschläge mit angezeigt. 
• Wurde im Rundgang ein Ersatzscan getätigt, kann nun unter Arbeitsergebnisse –> Rundgangerledigung oder im Dashboard-Widget auf den Rundgang geklickt werden, um dann in der Detailansicht den entsprechenden Kontrollpunkt auszuwählen, damit man direkt in den betroffenen Kontrollpunkt springen kann.

Fehlerbehebungen

• Wurde einem Benutzer das Recht Benutzer lesen nicht zugewiesen, konnte er sein eigenes Profil nicht mehr betrachten.
• Die Tabellenspalte Rollen in Administration –> Benutzer sortiert nun per Klick korrekt die Rollen, sodass beispielsweise Benutzer mit der Rolle Administrator leichter gefunden werden können.

8.0.2

Anhänge von Unteraufgaben in Vorgängen

Neue Funktionen

• Im Tab Anhänge eines Vorganges werden nun für eine schnellere Übersicht auch die Anhänge der Unteraufgaben angezeigt.
• Im Wachbuch wurde der Button Aufgabe dokumentieren hinzugefügt. 

Fehlerbehebungen

• Nach dem Bearbeiten eines Ereignisses ist die Zeilenmarkierung verloren gegangen. 
• bessere Kompatibilität im Safari und iOS

8.0.0

Dashboards teilen, neuer Bereichszeiten Bericht, Formularfelder durchsuchen

Neue Funktionen

Dashboards mit Benutzern teilen

Dashboards können nun direkt mit Benutzern oder Zuordnungen geteilt werden. Benutzer können so vorgefertigte Dashboards mit anderen Benutzern teilen, sodass die Benutzer nicht wissen müssen, wie Dashboards konfiguriert und verwaltet werden. Das neue Benutzerrecht Geteilte Dashboards lesen/verwalten ermöglicht es, geteilte Dashboards von anderen Benutzern zu steuern, zum Beispiel um das Teilen seines Dashboards rückgängig zu machen. Das Recht wird standardmäßig den Administratoren vergeben. 

Ein Anwendungsszenario: 

Sie haben Ihrem Kunden Zugriff auf das Portal gewährt und können nun ein Dashboard erstellen und dieses mit dem Kunden teilen, um genauer auf dessen Bedürfnisse einzugehen. Während für einen Kunden die Ereignisse am wichtigsten sind, können für einen anderen nur gewisse Rundgänge wichtig sein. Nutzen Sie die Widget-Filterung für eine präzise Steuerung der Informationen. 

Inhalt eines Formularfeldes suchen

Bei Arbeitsergebnisse –> Ereignisse, Aufgabenerledigung kann nun im Button Filtern nach Formularfeldwert suchen nach dem Inhalt einer Formularfeld Eingabe gesucht werden. 

Die Suche ist auf Text, Zahl, Datum, Zeit beschränkt. 

Beispiel:

Sie haben im Formular ein Feld mit der Bezeichnung Zählernummer vom Typ Text. Beim Ausfüllen des Formulars vor Ort wird nun die Zählernummer eingetragen. 
Sie können nun im Portal nach der Aufgabe / dem Ereignis suchen, zu dem es eine Formularerledigung gibt, die diesen Zähler betreffen.

Neuer Bereichszeit Bericht

Die neue Berichtsform schlüsselt nun summiert die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters bei jedem Bereich und Kunden einzeln auf. Zusätzlich wird am Ende dann die Summe aller Bereiche und Kunden einmal dargestellt. Gehen Sie dafür in Zeiten > Bereichszeiterfassung. Setzen Sie den Zeit-Filter zum Beispiel auf letzten Monat, dann wählen Sie über die Checkbox alle Einträge aus, klicken auf Exportieren > Bereichszeit summiert (PDF) und erhalten eine PDF mit folgenden Aufbau:

Recht Arbeitszeit-/Bereichzeiten (eigene) auftrennen

Das Recht, um dem Benutzer zu ermöglichen seine eigenen Arbeits-/Bereichszeiten einzusehen wurde nun in zwei separate Rechte aufgetrennt, um die Berechtigung feiner zu steuern. Benutzer, die das Recht Arbeitszeit-/ Bereichzeiten (eigene) hatten, erhalten nun die beiden neuen Rechte.

Recht Kostenstellen aus Unternehmensprofil isolieren

Es gibt nun ein neues Recht, um die Kostenstellen zu verwalten, ohne Zugriff auf das komplette Unternehmensprofil zu haben. Für eine vollwertige Verwaltbarkeit braucht der Benutzer das Recht Geräte lesen, um einer Kostenstelle neue Geräte zuweisen zu können. Alle Benutzer, die das Recht Unternehmensprofil lesen/verwalten hatten, haben automatisch das neue Recht bekommen.

Neue Benachrichtigungsart Neues Gerät registriert

Diese neue Benachrichtigungsart schickt nun einem definierten Empfängerkreis eine E-Mail, wenn das System ein neues Gerät feststellt. Die Einstellung kann unter Auswertungen > Benachrichtigungsregel angelegt werden. Es darf nur eine dieser Art pro Mandanten geben. 

Nachverfolgbarkeit von falschen Logins

Versucht ein Benutzer sich anzumelden, gibt aber ein falsches Passwort an – im Portal oder App – dann wird dieser Anmeldeversuch jetzt aufgezeichnet und unter Administration > Benutzer beim Benutzerprofil  in einer Tabelle samt Uhrzeit angezeigt. Die Anmeldeversuche werden drei Monate gehalten und dann automatisch gelöscht. 

Weitere Verbesserungen

• Der Erledigungsfortschritt eines Vorganges wird nun direkt in der Detailansicht angezeigt. 
• Das Design der Detailansichten von Vorgängen wurde überarbeitet.
• In der Empfangszentrale werden nur noch unbestätigte Alarme gezeigt, die nicht älter als 24 Stunden sind.