Schichten anlegen

Stand 15.07.2026 · Portal 9.29 · Arbeiten im Portal · 4 min

Video: Schichten anlegen und veröffentlichen (mit Ton)

In diesem Artikel

Eine neue Schicht mit dem 4-Schritt-Assistenten anlegen
Mitarbeiter im Planungsraster einplanen
Die Planung komplett oder tageweise veröffentlichen
Was mit unbesetzten Schichttagen passiert (Schichtbörse)

Voraussetzungen

Bevor Sie Ihre erste Schicht anlegen, sollten diese Punkte erledigt sein:

Der Dienstplaner ist aktiviert. Wie das geht, lesen Sie im Artikel Dienstplaner aktivieren.
Die Mitarbeiter, die Sie einplanen möchten, haben das Dienstplanmodul aktiviert.
Ihre Stammdaten sind eingepflegt: Kunden, Bereiche und Benutzer.

Schritt 1: Schichtplanung öffnen

Klicken Sie im Hauptmenü links auf Dienstplanung und darunter auf Schichtplanung.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf den Button + Schicht anlegen.

Es öffnet sich ein Assistent mit vier Schritten und einer Fortschrittsanzeige: Zuordnung, Informationen, Wiederholung und Vorausgesetzte Qualifikationen.

Schritt 2: Zuordnung festlegen

Im ersten Assistenten-Schritt legen Sie fest, wo die Schicht stattfindet. Wählen Sie dazu im Checkbox-Baum den passenden Bereich oder Kunden aus.

Sie können den Haken auch direkt bei Ihrem Unternehmen setzen. Das bietet sich für individuelle Schichten an, zum Beispiel für wechselnde Veranstaltungen.

Schritt 3: Informationen eintragen

Im zweiten Assistenten-Schritt geben Sie der Schicht einen Namen (zum Beispiel "Objektname Früh") und ein Kürzel aus maximal 3 Zeichen. Das Kürzel erscheint später im Planungsraster, zum Beispiel PRK oder WTS.

Tragen Sie außerdem die Anzahl der Mitarbeiter ein, die für diese Schicht benötigt werden, sowie die Beginn- und Ende-Zeiten.

Optional können Sie eine Bemerkung hinterlegen und die Farbe der Schichtzelle und ihrer Schrift anpassen. So lassen sich mehrere Schichten im Planungsraster leichter unterscheiden.

Klicken Sie unten rechts auf Weiter.

Schritt 4: Wiederholung einstellen

Im dritten Assistenten-Schritt legen Sie die Wiederholungsregel fest. Es gibt drei Möglichkeiten:

Keine Wiederholung: Die Schicht bleibt zunächst leer. Sie können jeden benötigten Tag individuell eintragen. Das eignet sich für unregelmäßige Schichten, die zum Beispiel auf Abruf entstehen.

Täglich: Das System füllt jeden Tag mit den vorher eingegebenen Beginn- und Ende-Zeiten und der eingestellten Anzahl benötigter Mitarbeiter.

Wöchentlich: Sie wählen gezielt die Wochentage aus, an denen die Schicht ausgeführt werden soll. Zum Beispiel Montag bis Freitag oder nur Montag, Mittwoch, Freitag und Sonntag.

Bei der wöchentlichen Wiederholung können Sie zusätzlich Terminlisten auswählen, an deren Tagen die Schicht ausgeführt oder eben nicht ausgeführt werden soll. Auch ein begrenzter Zeitraum für die Schichtausführung oder ein Aussetzungszeitraum lässt sich hier festlegen. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Terminlisten verwenden.

Klicken Sie danach auf Weiter.

Schritt 5: Vorausgesetzte Qualifikationen festlegen

Im vierten Assistenten-Schritt tragen Sie bei Bedarf Qualifikationen ein, die für diese Schicht erforderlich sind. Beispiele sind §34a, Waffenkunde oder Gesundheitszeugnisse.

Hat ein Mitarbeiter eine geforderte Qualifikation nicht, kann er trotzdem eingetragen werden. Sie sehen dann ein orangenes Warndreieck im Schichtplaner und erhalten ein Popup mit der entsprechenden Warnung. Die Eintragung bleibt möglich.

Klicken Sie abschließend auf Schicht anlegen. Die neue Schicht erscheint sofort nach Ihren Vorgaben im Planungsraster.

Schritt 6: Mitarbeiter einplanen

Das Planungsraster zeigt Ihre Schichten als Zeilen mit ihrem Kürzel und die Tage als Spalten. In den Zellen sehen Sie die Belegung, zum Beispiel 0/1 oder 0/2 (besetzte von benötigten Plätzen). Darunter finden Sie die Mitarbeiterliste mit den jeweiligen Stunden.

Klicken Sie auf eine Tageszelle. Es öffnet sich ein Popup, in dem Sie über + Füge Schichtausführung hinzu einen Mitarbeiter für diesen Tag einplanen.

Ein Mitarbeiter kann am selben Tag auch mehreren Schichten zugeordnet werden. Das ist nützlich, wenn er zum Beispiel früh und nachmittags eingesetzt werden soll. Klicken Sie dazu in der weiteren Schicht bei diesem Mitarbeiter auf das Feld an dem gewünschten Tag.

Schritt 7: Planung veröffentlichen

Sind alle Mitarbeiter zugeordnet, veröffentlichen Sie die Planung. Das geht auf zwei Weisen:

Klicken Sie oben rechts auf Veröffentlichen. Damit wird die komplette Planung veröffentlicht.
Oder klicken Sie auf einen einzelnen Tag und im Popup auf den Button Veröffentlichen. So wird nur dieser eine Tag veröffentlicht.

Veröffentlichen Sie eine Schicht, die noch nicht vollständig besetzt ist, landen die freien Schichttage automatisch in der Schichtbörse. Dort können sich alle Mitarbeiter auf die offenen Tage bewerben. Jede Bewerbung muss anschließend von einer berechtigten Person genehmigt werden, zum Beispiel vom Schichtplaner oder Vorgesetzten.

Gut zu wissen

Planen Sie geplante Abwesenheiten wie Urlaub am besten vor der Schichtplanung ein. Wie das geht, zeigt der Artikel Abwesenheiten anlegen.
Farben und Kürzel sind reine Darstellungshilfen. Sie können beides jederzeit anpassen, ohne die Planung zu verändern.
Die Wiederholungsregel Keine Wiederholung eignet sich gut als flexible Sammelschicht für Sonderdienste und Veranstaltungen.