مثالية للمناسبات الكبيرة

تحسين دقة عناصر التحكم من خلال التتبع السلس

في كل حدث كبير، هناك خطر حدوث حالات طارئة مثل الذعر الجماعي. يمكن أن يكون COREDINATE رفيقًا مفيدًا في هذه المواقف المربكة في كثير من الأحيان. وبفضل تحديد مواقع الموظفين في الوقت الفعلي عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، يمكنك تتبع مكان وجود جميع موظفي الطوارئ لديك بسلاسة. يتيح لك ذلك تحديد مواقع الأشخاص على وجه التحديد عند التقاطعات حيث يمكنهم تنفيذ عملية الإخلاء بسرعة وفعالية. كما يمكن أيضاً التعرف على الحواجز المحتملة وتمكين الاستجابة الفورية للأحداث. وهذا لا يحمي زوار الحدث فحسب، بل يحمي أيضاً موظفيك أنفسهم.

ولكن لا يجب أن يكون الأمر دائماً في حالات الكوارث. فحتى في ظل الظروف العادية، من المفيد أن يكون لديك دائماً نظرة عامة دقيقة عن أماكن تواجد أفراد الأمن في الفعاليات الكبيرة من أجل ضمان سير كل شيء بسلاسة وبشكل روتيني.

الأشخاص المناسبون في المكان المناسب في الوقت المناسب

في الفعاليات الكبرى، ليس من المعتاد أن يعمل جميع الموظفين في شركة واحدة فقط. غالبًا ما يعمل الموظفون من الموقع والجهة المنظمة والمقاولون الآخرون من الباطن معًا في مهام مختلفة. لتتبع هذه المجموعة الكبيرة وملء جميع المناصب بشكل صحيح، يوفر نظام COREDINATE وظيفة قائمة المهام.

باستخدام وحدة التناوب COREDINATE، يمكنك بسهولة تخطيط المناوبات المطلوبة لموظفي الحدث الدائمين والمؤقتين. تأكد من أن جميع المناوبات مزودة بالعدد المناسب من الموظفين ذوي المؤهلات المناسبة وقم بتعيين جميع المهام والأنشطة التي سيتم تنفيذها أثناء المناوبة. تسجيل وقت العمل وتسجيل وقت المناوبة وتمييز المدفوعات للموظفين والمقاولين من الباطن. تتيح الإشعارات والرسائل المتعلقة بغياب الموظفين وتفاصيل المناوبة في التطبيق إمكانية تغيير المناوبات وطلبات العطلات. إذا لزم الأمر، يمكن توثيق وقت العمل تلقائياً. تقوم وظيفة قائمة المناوبات بنقل نوبات العمل على الفور إلى نظام إدارة وقت العمل - أصبح ملء الجداول الزمنية يدوياً شيئاً من الماضي!

قم بتحسين عملياتك: قم بإنشاء عمليات سير عمل موحدة بدقة

هل يضطلع فريقك بمهام صغيرة بشكل متكرر خلال الحدث؟ بعض هذه المهام متكررة ولا تتطلب سوى توثيق بسيط ولكن منظم؟ ليس عليك القيام بكل شيء يدويًا! يمكن أن تساعدك نماذج COREDINATE المرنة!

باستخدام COREDINATE، يمكنك نسخ أي نموذج موجود بسرعة وسهولة وإتاحته لموظفيك على هاتف العمل أو الجهاز اللوحي الخاص بهم. يتم إكمال جميع الأعمال الورقية المتعلقة بالموقع داخل تطبيق COREDINATE أو البوابة، بما في ذلك أوراق المهام وقوائم المراجعة ونماذج الإدارة وتقارير الحوادث المخصصة وفحوصات الصيانة. يمكن ربط النماذج التي تم إنشاؤها بدورها بمهمة، ثم تقوم COREDINATE بتذكيرك بها عند الحاجة. على سبيل المثال، إذا كان موظفك يقوم بمسح نقطة التفتيش في مراحيض الزوار بعد حفلة موسيقية، يتم فتح مهمة ”فحص المقصورات“ مع قائمة التحقق المقابلة لإكمالها.

تضمن الحقول الإلزامية أو الاختيارية أن تكون المستندات مقروءة ومكتملة، مع إمكانية الوصول إلى محتوى البوابة على الفور. يمكن أيضًا إرسال النماذج المكتملة على الفور إلى جميع المستلمين المحددين مسبقًا. ولأن COREDINATE متجاوب دائمًا، فحتى النماذج الكبيرة تبدو جيدة على الهاتف المحمول الصغير!

فتح التوثيق السلس: آمنة ومتنقلة ومحدثة دائماً

ليس من غير المألوف أن يحمل الموظفون معلومات حساسة مثل مخططات الموقع أو خرائط الممتلكات أو بيانات الوصول في شكل مطبوع. إذا وقعت في الأيدي الخطأ، يمكن أن تصبح هذه المخططات خطراً أمنياً كبيراً. يمكن استخدام مخططات الموقع من قبل أشخاص غير مصرح لهم للوصول غير القانوني إلى الممتلكات أو الأحداث. كما يمكن لأطراف ثالثة غير مصرح لها الوصول إلى معلومات حول الموظفين المنتشرين وأعدادهم ومعداتهم.

يقدم COREDINATE حلاً ذكياً لهذه المشاكل: مدير الملفات! مدير الملفات هو أداة يمكن من خلالها تحميل أي ملفات على البوابة وإتاحتها أيضًا على الهواتف الذكية لموظفي الأمن لديك. لم يعد موظفوك يحملون جميع المستندات ذات الصلة بالعملاء بشكل علني أمامهم، ولكن على هواتفهم الخاصة بالعمل في جيوبهم. يمكنك أيضًا تحديث هذه المستندات والملفات من مكتبك وأنت مرتاح في مكتبك. فالهاتف الذكي يتميز بالسرية ويجعل من الممكن حمل العديد من المستندات معك في نفس الوقت. وهذه ميزة كبيرة في العمل خاصة بالنسبة لموظفي الأمن، الذين يحملون أيضاً معدات أمنية.

بالإضافة إلى ذلك، يتم حماية المعلومات الحساسة التي لا يمكن استرجاعها في بعض الأحيان من أعين أطراف ثالثة غير مصرح لها في تخزين سحابي آمن للغاية، مما يجعل استعادة البيانات أسهل بكثير.

إدارة مركزية للمهام وعمليات قابلة للتخصيص

هل لديك عمليات يجب أن تتبع نمطاً ثابتاً، مثل التعريف بالموظف الجديد؟ خاصةً في صناعة الفعاليات، مع التغيير المستمر للموظفين ومقدمي الخدمات، من المهم تعريف جميع الموظفين بعناية بالظروف في الموقع. باستخدام COREDINATE، يمكنك ببساطة تحديد العملية ذات الصلة، والتي تعمل كقالب لموظفيك.

تعمل وظيفة المهام كقائمة مهام مضغوطة، والتي يمكنك ربطها بنقاط تفتيش محددة إذا لزم الأمر من أجل تنبيه موظفيك بنشاط إلى المهام المستحقة. قامت COREDINATE بتطوير نظام التذاكر للمشكلات الأكثر تعقيداً التي تخضع لعمليات خاصة. هنا، يتم جمع المهام الشاملة مركزيًا، ولكنها تكون مرئية فقط للموظفين الذين لديهم التفويض المناسب. وهذا يعني أنه يمكن تفويض المهام بشكل تلقائي دون الحاجة إلى توجيه تعليمات للموظف المعني. يتم تخزين جميع إجراءات العمل في النظام بحيث يقوم جميع الموظفين بتنفيذ أعمالهم بنفس الطريقة. وهذا بدوره يؤدي إلى سلاسة ونجاح الحدث الخاص بك.

تحسين التوثيق: سريع ودقيق وشامل

قم بتحويل إدارة مهامك: لا تفوّت مهمة واحدة بعد الآن

بياناتك، آمنة دائمًا: وفقًا لأعلى معايير القانون الألماني