Ideal para grandes eventos

Mayor precisión de los controles gracias a un seguimiento sin fisuras

En todo gran acontecimiento existe el riesgo de que se produzcan situaciones de emergencia, como el pánico masivo. Incluso en estas situaciones a menudo confusas, COREDINATE puede ser un compañero útil. Gracias a la localización en tiempo real de los empleados mediante el seguimiento por GPS, podrá seguir a la perfección el paradero de todo su personal de emergencia. Esto le permite situar a las personas específicamente en los cruces, desde donde pueden llevar a cabo una evacuación de forma rápida y eficaz. También se pueden reconocer posibles bloqueos y permitir una respuesta inmediata a los eventos. Esto no sólo protege a los visitantes de un evento, sino también a sus propios empleados.

Pero no siempre tiene por qué tratarse de una situación de catástrofe. Incluso en circunstancias normales, es útil tener siempre una visión precisa de dónde se encuentra el personal de seguridad en los grandes eventos para garantizar que todo se desarrolla sin problemas y de forma rutinaria.

El personal adecuado en el lugar adecuado en el momento adecuado

En los grandes eventos, no es habitual que todos los empleados trabajen exclusivamente para una empresa. Los empleados del lugar, del organizador y de otros subcontratistas suelen trabajar juntos en distintas tareas. Para controlar a este numeroso grupo y cubrir todos los puestos correctamente, COREDINATE ofrece la función de lista de turnos.

Con el módulo de turnos de COREDINATE, puede planificar fácilmente los turnos necesarios para el personal permanente y temporal del evento. Asegúrese de que todos los turnos se cubren con el número correcto de empleados con la cualificación adecuada y asigne todas las tareas y actividades que deben realizarse durante el turno. El registro del tiempo de trabajo y de los turnos diferencia los pagos a empleados y subcontratistas. Las notificaciones y mensajes sobre las ausencias de los empleados y los detalles de los turnos en la aplicación permiten realizar cambios de turno y solicitar vacaciones. Si es necesario, el tiempo de trabajo puede documentarse automáticamente. La función de registro de turnos transfiere inmediatamente los turnos trabajados al sistema de gestión del tiempo de trabajo: ¡rellenar manualmente las hojas de horas es cosa del pasado!

Optimice sus procesos: cree flujos de trabajo estandarizados con precisión

¿Su equipo se encarga repetidamente de pequeñas tareas durante un evento? ¿Algunas de estas tareas son recurrentes y sólo requieren una documentación sencilla pero estructurada? No tiene por qué hacerlo todo a mano. Los formularios flexibles de COREDINATE pueden ayudarle.

Con COREDINATE, puede duplicar rápida y fácilmente cualquier formulario existente y ponerlo a disposición de sus empleados en su teléfono de trabajo o tableta. Todo el papeleo relacionado con el emplazamiento se completa dentro de la aplicación o el portal de COREDINATE, incluidas las hojas de tareas, las listas de comprobación, los formularios de gestión, los informes de incidencias personalizados y las comprobaciones de mantenimiento. Los formularios creados pueden a su vez vincularse a una tarea, que COREDINATE le recordará cuando sea necesario. Por ejemplo, si su empleado escanea el puesto de control de los aseos de visitantes después de un concierto, se abre la tarea "Comprobar cubículos" con la correspondiente lista de comprobación que debe cumplimentar.

Los campos obligatorios u opcionales garantizan que los documentos sean legibles y completos, con el contenido del portal inmediatamente accesible. Los formularios cumplimentados también pueden enviarse inmediatamente a todos los destinatarios predefinidos. Y como COREDINATE es siempre responsive, ¡incluso los formularios grandes se ven bien en un móvil pequeño!

Documentación sin fisuras: Segura, móvil y siempre actualizada

No es infrecuente que los empleados lleven impresa información sensible, como planos de emplazamientos, mapas de propiedades o datos de acceso. Si caen en las manos equivocadas, estos planos pueden convertirse en un importante riesgo para la seguridad. Los planos pueden ser utilizados por personas no autorizadas para acceder ilegalmente a propiedades o eventos. Terceras personas no autorizadas también pueden acceder a información sobre los empleados desplazados, su número y sus equipos.

COREDINATE ofrece una solución inteligente a estos problemas: el gestor de archivos. El gestor de archivos es una herramienta que permite cargar archivos en el portal y ponerlos a disposición del personal de seguridad en sus teléfonos inteligentes. Sus empleados ya no llevarán todos los documentos relevantes para el cliente a la vista, sino en su teléfono de trabajo en el bolsillo. También puede mantener actualizados estos documentos y archivos desde la comodidad de su oficina. Un smartphone es discreto y permite llevar consigo muchos documentos al mismo tiempo. Especialmente para el personal de seguridad, que también lleva equipo de seguridad, esto es una gran ventaja en el trabajo.

Además, la información sensible, a veces irrecuperable, está protegida de los ojos de terceros no autorizados en un almacenamiento en la nube de alta seguridad, lo que también facilita mucho la recuperación de datos.

Gestión centralizada de tareas y procesos personalizables

¿Tiene procesos que deben seguir un patrón fijo, como la incorporación de un nuevo empleado? Especialmente en el sector de los eventos, en el que los empleados y los proveedores de servicios cambian constantemente, es importante familiarizar cuidadosamente a todos los empleados con las condiciones in situ. Con COREDINATE, sólo tiene que definir el proceso correspondiente, que funcionará como una plantilla para sus empleados.

La función de tareas sirve como una lista de tareas pendientes compacta, que puede vincular a puntos de control específicos si es necesario, con el fin de alertar activamente a sus empleados sobre las tareas que están pendientes. COREDINATE ha desarrollado el sistema de tickets para cuestiones más complejas que están sujetas a procesos especiales. Aquí, las tareas extensas se recopilan de forma centralizada, pero sólo son visibles para los empleados con la autorización correspondiente. Esto significa que las tareas pueden delegarse espontáneamente sin que el empleado afectado tenga que recibir instrucciones. Todos los procesos de trabajo se almacenan en el sistema para que todos los empleados realicen su trabajo de la misma manera. Y esto, a su vez, redunda en el buen funcionamiento y el éxito de su evento.

Mejorar la documentación: rápida, precisa y exhaustiva

Transforme su gestión de tareas: no vuelva a perder ni una sola tarea

Sus datos, siempre seguros: de acuerdo con las normas más estrictas de la legislación alemana