Idéal pour les grands événements

Amélioration de la précision des contrôles grâce à un suivi sans faille

Tout événement de grande envergure comporte un risque de situation d'urgence, comme une panique de masse. Même dans ces situations souvent confuses, COREDINATE peut être un compagnon utile. Grâce à la localisation en temps réel des collaborateurs via le suivi GPS, vous pouvez suivre sans faille l'emplacement de toutes vos forces d'intervention. Vous pouvez ainsi positionner des personnes de manière ciblée à des carrefours, à partir desquels elles pourront procéder à une évacuation rapide et efficace. Les éventuels blocages peuvent également être détectés et permettent de réagir immédiatement aux événements. Cela protège non seulement les visiteurs d'un événement, mais aussi votre personnel lui-même.

Mais il ne doit pas toujours s'agir d'une situation de catastrophe. Même dans des circonstances normales, il est utile, lors de grands événements, d'avoir toujours une vue d'ensemble précise de l'endroit où se trouve le personnel de sécurité à un moment donné, afin de garantir un déroulement sans problème et routinier.

Les bonnes personnes au bon moment et au bon endroit

Lors de grands événements, il n'est pas courant que tous les collaborateurs travaillent exclusivement pour une seule entreprise. Souvent, les collaborateurs du lieu, de l'organisateur et d'autres sous-traitants travaillent ensemble sur différentes tâches. Afin de garder une vue d'ensemble dans ce grand groupe et d'occuper correctement tous les postes, COREDINATE propose la fonction de tableau de service.

Avec un module de tableau de service COREDINATE, vous pouvez facilement planifier les équipes nécessaires pour le personnel fixe et temporaire de l'événement. Assurez-vous que tous les postes sont occupés par le nombre adéquat de personnes ayant les qualifications requises et attribuez toutes les tâches et activités à effectuer pendant le poste. La saisie du temps de travail et la saisie du temps d'équipe distinguent les paiements aux employés et aux sous-traitants. Les notifications et les messages concernant les absences des employés et les détails des équipes dans l'application permettent les changements d'équipe et les demandes de congé. Si nécessaire, le temps de travail peut être documenté automatiquement. La fonction de plan de service transfère immédiatement les équipes travaillées dans le système de gestion du temps de travail - le remplissage manuel des feuilles d'heures appartient au passé !

Optimisez vos processus : créer des processus de travail uniformes avec précision

Votre équipe se charge-t-elle toujours de petites tâches pendant un événement ? Certaines de ces tâches sont récurrentes et ne nécessitent qu'une documentation simple mais structurée ? Vous n'avez pas besoin de tout faire à la main ! Les formulaires flexibles de COREDINATE vous aident !

Avec COREDINATE, vous pouvez rapidement et facilement dupliquer tout formulaire existant et le mettre à la disposition de vos collaborateurs sur leur téléphone de travail ou leur tablette. Tous les documents liés au site sont remplis au sein de l'application ou du portail COREDINATE, y compris les fiches de tâches, les listes de contrôle, les formulaires de gestion, les rapports d'événements personnalisés ainsi que les audits de maintenance. Les formulaires créés peuvent à leur tour être associés à une tâche, que COREDINATE vous rappellera si nécessaire. Par exemple, si votre collaborateur scanne le point de contrôle dans les toilettes des visiteurs après un concert, la tâche "Contrôler les cabines" s'ouvre avec la liste de contrôle correspondante à remplir.

Les champs obligatoires ou facultatifs garantissent la lisibilité et l'exhaustivité des documents, le contenu du portail étant immédiatement accessible. Les formulaires remplis peuvent également être envoyés immédiatement à tous les destinataires prédéfinis. Et comme COREDINATE est toujours responsive, même les grands formulaires ont fière allure sur un petit téléphone portable !

Activer une documentation complète : Sûr, mobile et toujours à jour

Il n'est pas rare que des informations sensibles telles que des plans de situation, des cartes de terrain ou des données d'accès soient emportées par les collaborateurs sous forme imprimée. S'ils tombent entre de mauvaises mains, ces plans peuvent représenter un risque de sécurité considérable. Les plans de situation peuvent être utilisés par des personnes non autorisées pour accéder illégalement à des terrains ou à des manifestations. Des tiers non autorisés peuvent également obtenir des informations sur les collaborateurs engagés, leur nombre et leur équipement.

COREDINATE propose une solution intelligente à ces problèmes : le gestionnaire de fichiers ! Le gestionnaire de fichiers est un outil qui permet de télécharger n'importe quel fichier sur le portail et de le rendre également disponible sur les smartphones de vos agents de sécurité. Vos collaborateurs ne portent plus tous les documents importants pour les clients ouvertement devant eux, mais sur leur téléphone de travail dans leur poche. Ils peuvent également tenir ces documents et dossiers à jour confortablement depuis leur bureau. Un smartphone est discret et permet de porter de nombreux documents sur soi en même temps. C'est un grand avantage au travail, surtout pour le personnel de sécurité qui transporte également un équipement de sécurité.

En outre, les informations sensibles, parfois irrécupérables, sont protégées des regards de tiers non autorisés dans un stockage en nuage hautement sécurisé, ce qui facilite aussi considérablement la récupération des données.

Gestion centralisée des tâches et processus personnalisables

Vous avez des processus qui doivent suivre un modèle fixe, comme par exemple la formation d'un nouveau collaborateur ? Dans le secteur de l'événementiel en particulier, où les collaborateurs et les prestataires de services changent constamment, il est important de familiariser soigneusement tous les collaborateurs avec les réalités du terrain. Avec COREDINATE, vous définissez simplement le processus correspondant, qui fonctionne comme un modèle pour vos collaborateurs.

La fonction de tâches sert de liste compacte de choses à faire, que vous pouvez au besoin relier à certains points de contrôle afin d'attirer activement l'attention de vos collaborateurs sur les tâches à accomplir. Pour les situations plus complexes, soumises à des processus spéciaux, COREDINATE a développé le système de tickets. Les tâches volumineuses y sont centralisées, mais ne sont visibles que pour les collaborateurs disposant de l'autorisation correspondante. Les tâches peuvent ainsi être déléguées spontanément, sans que le collaborateur concerné ait besoin d'être instruit. Tous les processus de travail sont enregistrés dans le système, de sorte que tous les collaborateurs effectuent leur travail de la même manière. Et cela conduit à son tour à un déroulement sans faille et au succès de votre événement.

Améliorer la documentation : rapide, précise et approfondie

Transformez votre gestion des tâches : ne manquez plus jamais une seule tâche.

Vos données, toujours en sécurité : selon les normes les plus élevées de la législation allemande.