Gestionnaire de fichiers

Peu de travailleurs sur le terrain peuvent se passer de directives de service, de plans d'alarme ou d'autres documents importants. Ces informations sont souvent stockées dans les véhicules ou doivent être transportées manuellement, ce qui peut entraîner des désagréments. Et le spectacle d'un dossier usé et en désordre n'est pas non plus idéal.

Documents en sécurité

COREDINATE^® propose désormais son gestionnaire de fichiers. Un outil qui vous permet de télécharger n'importe quel fichier sur le portail et de le rendre accessible sur les téléphones portables de service. Il est donc temps de discuter de ce sujet plus largement.

Le dossier démodé

Les drones livrent déjà des colis et sont considérés comme un moyen de transport quotidien. Alexa s'occupe de la liste de courses et la voiture se gare toute seule. Cependant, dans de nombreux secteurs de la sécurité, on utilise encore un vestige du passé : le dossier papier.

Peu de rondes ou de postes de sécurité se passent sans une énorme collection de documents. Que ce soit des instructions de service, des listes de téléphone ou des plans d'alarme – tout est mis dans le dossier. Utilisé quotidiennement et mis à jour manuellement, il finit par avoir un aspect dégradé. Une ou deux fois, il subit même un freinage brutal dans le véhicule de patrouille.

Une mine d'or pour le "trouveur"

Il est important de se rendre compte que ces dossiers contiennent une énorme quantité d'informations condensées – et souvent accessibles aux personnes non autorisées.

En théorie, les dossiers doivent être gardés sous clé et le salarié doit toujours avoir le dossier avec lui. Cependant, en pratique, on retrouve souvent ces dossiers librement accessibles dans le véhicule de patrouille pendant que le collaborateur effectue sa ronde, ou dans l'étagère de la salle de garde pendant la pause cigarette.

Le fait est que : quiconque a accès à ces documents dispose quasiment d'un mode d'emploi pour une effraction à venir. 

Les plans de bâtiments, les horaires d'intervention et les manuels d'alarme peuvent décrire le chemin le plus facile pour pénétrer dans l'objet surveillé. Et, soyons honnêtes : n'y a-t-il pas aussi des codes et des PIN notés directement dedans ?

Un tel dossier qui disparaît peut entraîner une conversation embarrassante avec le client… si cette conversation a lieu du tout.

Une alternative numérique

Il est évident qu'aucun agent de sécurité ne peut mémoriser toutes les instructions par cœur. Ces documents ont donc toute leur raison d'être – une instruction de service bien rédigée est essentielle pour un service de qualité. La question qui se pose, cependant, est de savoir s'il n'existe pas une alternative au dossier papier, compte tenu des inconvénients mentionnés ci-dessus.

Avec le gestionnaire de fichiers de COREDINATE^® , nous avons trouvé une alternative intéressante. Il s'agit d'un stockage en cloud hautement sécurisé, mais avec de nombreux avantages supplémentaires. Les fichiers téléchargés peuvent être attribués de manière ciblée à des clients et à des zones spécifiques, ce qui permet de les retrouver plus rapidement qu'avec des services de stockage généraux.

En outre, toutes les fonctionnalités de COREDINATE^® sont regroupées à un seul endroit. En situation de stress, le fait de devoir passer d'une application à l'autre ou de feuilleter un dossier devient long et source d'erreurs. Le gestionnaire de fichiers fournit toujours les bons documents pour chaque objet.

Avantages récapitulés :

• Tous les types de fichiers peuvent être téléchargés, à l'exception des fichiers .exe et .msi (par exemple : PDFs ou même des vidéos courtes)

• Téléchargement facile par glisser-déposer

• Vous décidez si les fichiers doivent être visibles sur le smartphone de service ou uniquement dans le portail

• Les fichiers peuvent être rendus visibles pour toute votre équipe ou uniquement pour certains employés d'objets spécifiques

• Vous pouvez rendre les fichiers disponibles hors ligne – sans connexion Internet

• La transmission est, comme d'habitude, cryptée, et le stockage se fait sur des serveurs hautement sécurisés en Allemagne, conformément à la législation stricte sur la protection des données en Allemagne

Idéal donc pour tous les documents auxquels vous devez avoir un accès rapide et sécurisé pendant le service. Le gestionnaire de fichiers est désormais disponible pour tous les clients COREDINATE^®. Vous trouverez plus de détails et un guide d'utilisation dans le Centre d'aide COREDINATE^®.