La pequeña empresa de mantenimiento de los hermanos Köhne, con 35 empleados, se especializa en el mantenimiento de sistemas eléctricos, puntos de seguridad y puntos de fijación individuales. Debido al número creciente de empleados y al éxito constante de la empresa, hay desafíos considerables para la documentación de las tareas de mantenimiento. Los hermanos Köhne están buscando una solución que sea fácil de usar para todos los empleados y que al mismo tiempo asegure los valiosos datos de los clientes de acuerdo con las regulaciones de protección de datos.
Hasta ahora, la empresa ha utilizado hojas de mantenimiento clásicas en papel para documentar las tareas de mantenimiento. Un cambio siempre fallaba porque las soluciones digitales eran demasiado complejas. Los empleados simplemente siempre podían manejar mejor la documentación clásica de mantenimiento en su trabajo diario que los nuevos sistemas.
Sin embargo, como la dirección desea invertir en el futuro y siempre intenta optimizar los procesos en la empresa, la dirección decidió intentarlo una vez más. Se eligió la documentación de mantenimiento de COREDINATE porque la interfaz es bastante simple y, por lo tanto, la curva de aprendizaje es menor en comparación con otras soluciones.
La empresa planea introducir la nueva solución COREDINATE con los dispositivos Android existentes. La ventaja es obvia: se eliminan los costos elevados de adquisición y la familiarización con nuevos dispositivos. Cada empleado puede operar un smartphone o una tableta. La dirección planifica concienzudamente el despliegue semanal. Con COREDINATE, esto es fácil de resolver porque todo se puede gestionar de manera centralizada a través del portal.
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Los clientes y las rondas de control se pueden estructurar claramente. Las tareas de mantenimiento importantes y los formularios digitales prefabricados se colocan en todos los puntos de control. Ahora los empleados pueden seguir fácilmente y de manera conveniente las rondas, los puntos de control y las tareas. Todo lo que se necesita es una mirada al smartphone.
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Las tareas están vinculadas a los puntos de control individuales mediante COREDINATE. Las tareas olvidadas son cosa del pasado. Cuando se alcanza el punto de control correspondiente a la tarea de mantenimiento, la tarea aparece en la pantalla y se puede completar de manera vinculante.
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Otra ventaja: la finalización de las tareas se puede rastrear en tiempo real en el portal. Toda la información en tiempo real también está asegurada a largo plazo en servidores alemanes altamente seguros.
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Sin embargo, la planificación de tareas no solo va en una dirección con COREDINATE. Los empleados pueden registrar inmediatamente nuevas tareas que surjan en el sitio. Con COREDINATE, esto no tiene que ingresarse manualmente de manera complicada, sino que basta con tomar una foto o dictar un texto. El smartphone escribe el contenido importante por ti.
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Un elemento particularmente importante en el cambio de la documentación en papel a la documentación digital es el uso de formularios estandarizados. Con COREDINATE, puedes replicar formularios en papel uno a uno. Simplemente carga tu hoja deseada en el sistema y define campos rellenables.
Los formularios flexibles también se crean como tareas. De esta manera, el departamento de programación puede estar seguro de que los formularios se llenen en el momento y lugar correctos. Esto facilita especialmente a los empleados el uso de términos estandarizados. Estos términos aparecen como campos de selección y ahorran mucho tiempo al empleado individual en el mantenimiento diario.
Sin embargo, los términos estandarizados también ayudan en la evaluación de los datos. Los formularios que se llenaron en el pasado a menudo contenían una terminología diferente. La estandarización de términos de formulario no solo ahorra tiempo, sino también dinero.
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