Mensajes, gestión de claves, exploración de puntos de control

• Trabaja para varios clientes en la región
• Conocido por su excelente servicio
• Director general: Jochen Köhler
• 25 empleados

Funciones

• Mensajes
• Gestión de llaves
• Escaneo de puntos de control

La situación inicial

Debido a sus competencias en diferentes áreas, Mantenimiento Industrial Köhler recibe encargos regionales. Los clientes están mayoritariamente satisfechos, pero cada vez más solicitan citas de mantenimiento los fines de semana. Lo que antes era una excepción, Jochen Köhler quiere ofrecerlo ahora como un servicio fijo. Para implementar el servicio 24/7, crea primero cinco nuevos puestos de trabajo a tiempo completo y los ocupa con personal bien capacitado.

Una posible dificultad que ve son las responsabilidades cambiantes frecuentemente en las tareas de los clientes. Para ofrecer la flexibilidad requerida, su equipo debe estar debidamente capacitado. Necesita una solución moderna para garantizar un flujo de trabajo sin problemas y una calidad constante a pesar del cambio de empleados. Por lo tanto, Jochen Köhler decide, basándose en una recomendación y después de una fase de prueba de dos semanas, usar el sistema de asistencia COREDINATE. Ahora, debe concertar citas con los clientes para equipar las instalaciones con puntos de control aprendidos previamente o enseñarlos in situ.

El día a día con COREDINATE

La primera cita de mantenimiento de Heiko Schmidt en la empresa Schönhof y Söhne está programada. También es su primer uso del nuevo software. Al llegar a la oficina, se registra en la aplicación COREDINATE en su nuevo teléfono de trabajo.

Mensajes

Un mensaje lo espera en la pantalla: "Heiko, usa la puerta lateral en lugar de la entrada principal los fines de semana. Instrucciones adjuntas. Saludos, Jochen." Este mensaje fue escrito por su superior Jochen Köhler la noche anterior justo antes de terminar el trabajo para recordar a Schmidt las particularidades de los turnos de fin de semana.

Con los mensajes de COREDINATE, el equipo obtiene un método seguro para transmitir cambios de última hora u otra información. Con un servicio de mensajería como WhatsApp, siempre habría un cierto riesgo de privacidad, además, Jochen Köhler y sus empleados valoran mucho que el tiempo libre siga siendo tiempo libre y que nada laboral interfiera. Si las indicaciones y mensajes solo aparecen en el teléfono de trabajo, esto está garantizado.

Gestión de llaves

El Sr. Schmidt revisa las instrucciones de dirección del mensaje y toma las llaves de los clientes de la caja fuerte. Como se le mostró en la breve orientación, documenta la recepción usando la función de gestión de llaves en su smartphone.

Al configurar la ronda en el cliente Schönhof y Söhne, la llave de acceso y todas las demás llaves que Schmidt o sus colegas necesitan durante la tarea allí se aseguraron con el sello de COREDINATE. No solo es casi imposible desarmar el llavero, lo que aumenta el riesgo de que se pierdan llaves individuales. Además, el llavero puede identificarse de manera concluyente mediante la etiqueta NFC adjunta al sello.

Escanear el llavero es tan sencillo como escanear los puntos de control instalados en varias estaciones de la ronda. El Sr. Schmidt puede documentar la recepción del llavero de manera fácil y limpia. Al final de su turno, vuelve a guardar la llave en la caja fuerte y puede confirmar esto a través de la aplicación COREDINATE escaneando el llavero nuevamente.

Escaneos de puntos de control

Media hora después de recibir el llavero, el Sr. Schmidt escanea el punto de control en la primera instalación de su ronda usando su smartphone (iOS o Android). Esto confirma su presencia. La aplicación COREDINATE documenta tanto su tiempo total de trabajo desde el primer escaneo en la puerta de Mantenimiento Industrial Köhler, como los tiempos que pasa en áreas específicas de su ronda en Schönhof y Söhne. De esta manera, tanto Jochen Köhler como los clientes pueden rastrear siempre dónde estaba cada empleado y cuánto tiempo pasaron en cada área. También es una gran ayuda para Jochen Köhler en la planificación de las rondas.

Además del registro de tiempo, el punto de control ofrece otras funciones: Heiko Schmidt encuentra todos los documentos importantes, como el plan de mantenimiento completo de la instalación que debe mantener. "Realmente funciona", piensa. "Entonces, puedo dejar la carpeta con todos los papeles en la empresa." Esto también se aplica a las tareas por realizar. Si hay varias instalaciones para mantener en áreas específicas de puntos de control o tareas secundarias menores, como revisar detectores de humo o extintores de incendios, la aplicación COREDINATE lo muestra después del escaneo del punto de control. De esta manera, Heiko Schmidt tiene una lista de verificación completa para seguir. A su vez, Jochen Köhler tiene una lista de tareas documentada que puede presentar a sus clientes si es necesario.