Uso de tareas y gestión de claves

Seguridad BÄR

• Propietario Anton Bär
• 25 empleados
• excelente reputación en protección de eventos

Funciones

• Tareas
• Gestión de llaves

La pequeña empresa de mantenimiento de los hermanos Köhne, con 35 empleados, está especializada en el mantenimiento de instalaciones eléctricas, seguros y puntos de anclaje individuales. Con el creciente número de empleados y el éxito constante de la empresa, surgen importantes desafíos para la documentación de las tareas de mantenimiento. Los hermanos Köhne buscan una solución que sea fácil de usar para todos los empleados y que proteja los valiosos datos de los clientes de manera conforme a la protección de datos.

La situación inicial

La empresa Seguridad BÄR ha tenido éxito en el mercado durante más de 15 años y se ha hecho un nombre en el ámbito de la protección de eventos. Aunque hay muchas tareas rutinarias, también hay tareas adicionales o servicios especiales según el cliente. Las instrucciones verbales o la creación y verificación final de listas de verificación ya no son una opción con el tamaño de la empresa de 25 empleados y la buena carga de trabajo. Además, incluso a los nuevos empleados se les deben confiar las llaves de los clientes. ¿Cómo puede Anton Bär estar seguro de que se manejarán con cuidado?

El día a día con COREDINATE

En busca de una solución práctica y confiable, el propietario Anton Bär decidió hace seis meses usar COREDINATE. El moderno sistema de asistencia no solo le muestra qué empleados están actualmente en servicio, sino que también garantiza que se cumpla cada orden. Incluso cuando los clientes hacen solicitudes espontáneas. Un cliente conocido es el gerente de eventos de marketing de la ciudad, que casi siempre recuerda algo importante en el último momento.

Tareas 

Con COREDINATE, se elimina el estrés organizativo adicional. A través del portal COREDINATE, el gerente Bär puede asignar tareas incluso cuando el equipo ya está en camino o en el lugar. Al escanear el punto de control en la entrada principal del salón, aparece en el smartphone del empleado de seguridad Bernd Schmidt la nota "Cerrar la puerta exterior del recinto después del evento. Vencimiento a las 23:30 horas."

En el portal COREDINATE se pueden crear tareas que siempre se pueden realizar, es decir, que siempre son visibles en la aplicación COREDINATE, o tareas programadas que solo son visibles y disponibles en ciertos momentos o dentro de ciertos períodos. De esta manera, Anton Bär siempre tiene el control, pero aún puede organizar cada ronda de manera muy flexible. 

Para tareas cercanas a puntos de control, puede vincularlas entre sí. Esto significa que la tarea de cerrar la puerta exterior después del evento podría haberla asignado a Bernd Schmidt en el punto de control correspondiente al final de la ronda y darle un plazo adicional hasta las 23:30 horas para completar la tarea. Bernd Schmidt debe confirmar en la aplicación COREDINATE que ha recibido la tarea, ya que la aplicación solicita una respuesta del usuario.

Gestión de llaves

Bernd Schmidt tomó la llave para la tarea de cerrar la puerta exterior de la caja fuerte en la oficina de Seguridad BÄR al inicio del trabajo, y gracias a la función de gestión de llaves, su jefe Anton Bär está bien informado sobre ello. El llavero estaba equipado con el sello de COREDINATE. Este no solo asegura el llavero y hace casi imposible quitar una sola llave, sino que también permite la identificación y asignación inequívoca del llavero gracias a la etiqueta NFC adherida.

Un escaneo es suficiente para que Anton Bär sepa que Bernd Schmidt tomó la llave por la mañana. Al final del turno, puede saber exactamente si y cuándo Bernd Schmidt devolvió el llavero a la caja fuerte.