Verwendung von Aufgaben und Schlüsselmanagement

Security BÄR

• Inhaber Anton Bär
• 25 Mitarbeiter
• hervorragender Ruf im Bereich Veranstaltungsschutz

Funktionen

• Aufgaben
• Schlüsselmanagement

Das kleine Wartungsunternehmen der Gebrüder Köhne mit 35 Mitarbeitern ist spezialisiert auf die Wartung von elektrischen Anlagen, Sekuranten und Einzelanschlagpunkten. Durch die stetig wachsende Mitarbeiterzahl und den konstanten Erfolg des Unternehmens ergeben sich erhebliche Herausforderungen für die Dokumentation der Wartungsaufgaben. Die Gebrüder Köhne suchen eine Lösung, die für alle Mitarbeiter gut bedienbar ist und die wertvollen Daten der Kunden gleichzeitig datenschutzgerecht sichert.

Die Ausgangssituation

Die Firma Security BÄR ist seit mehr als 15 Jahren erfolgreich am Markt und hat sich besonders im Bereich Veranstaltungsschutz einen Namen gemacht. Zwar gibt es viele Routinearbeiten, allerdings fallen je nach Auftraggeber Zusatzaufgaben oder besondere Serviceleistungen an. Mündliche Instruktionen oder das Aufsetzen bzw. das finale Abhaken von Checklisten sind bei der Unternehmensgröße von 25 Mitarbeitern und der guten Auftragslage keine Option mehr. Außerdem müssen selbst neuen Mitarbeitern Kundenschlüssel anvertraut werden. Wie kann Anton Bär sich sicher sein, dass sorgfältig damit umgegangen wird?

Der Arbeitsalltag mit COREDINATE

Auf der Suche nach einer praktischen und zuverlässigen Lösung hat sich Geschäftsinhaber Anton Bär vor einem halben Jahr für COREDINATE entschieden. Das moderne Assistenzsystem zeigt ihm nicht nur, welche seiner Angestellten gerade im Einsatz sind. Er kann sich auch sicher sein, dass jede einzelne Anordnung erledigt wird. Sogar, wenn Kunden noch spontan Wünsche äußern. Bekannter Kandidat ist der Veranstaltungsmanager des Stadtmarketings, dem fast regelmäßig noch etwas Wichtiges einfällt.

Aufgaben 

Mit COREDINATE entfällt der zusätzliche Organisationsstress. Über das COREDINATE Portal kann Geschäftsführer Bär noch Aufgaben zuweisen, wenn das Team bereits unterwegs bzw. vor Ort ist. Beim Scan des Kontrollpunkts am Haupteingangsbereich der Halle, erscheint auf dem Smartphone von Sicherheitsmitarbeiter Bernd Schmidt der Hinweis „Nach Veranstaltungsende das Außentor zum Gelände verschließen. Fällig bis 23.30 Uhr.“

Im COREDINATE Portal können Aufgaben erstellt werden, welche immer erledigt werden können, also auch immer in der COREDINATE App sichtbar sind, oder Terminaufgaben, welche nur zu bestimmten Zeitpunkten oder innerhalb bestimmter Zeiträume sichtbar und verfügbar sind. So behält Anton Bär jederzeit die Oberhand, kann aber trotzdem jeden Rundgang sehr flexibel gestalten. 

Für Aufgaben in unmittelbarer Nähe zu Kontrollpunkten kann er diese miteinander verbinden. Das bedeutet, die Aufgabe, das Außentor nach Ende der Verstaltung zu verschließen, hätte er Bernd Schmidt auch an den entsprechenden Kontrollpunkt am Ende des Rundgangs legen und ihm zusätzlich ein Zeitfenster bis 23.30 Uhr für die Erledigung dieser Aufgabe einräumen können. Dass die Aufgabe bei Bernd Schmidt angekommen ist, muss er in der COREDINATE App bestätigen, denn diese fordert ein Feedback vom Benutzer.

Schlüsselmanagement

Den Schlüssel für die Aufgabe, das Außentor zu verschließen, hat Bernd Schmidt bei Arbeitsantritt im Büro von Security BÄR aus dem Safe genommen und dank der Funktion Schlüsselmanagement ist sein Chef Anton Bär darüber genau informiert. Dazu wurde der Schlüsselbund nämlich mit dem COREDINATE Schlüsselplomben versehen. Dieser sichert nicht nur den Schlüsselbund und macht es beinahe unmöglich, einen einzelnen Schlüssel daraus zu entfernen. Außerdem ermöglicht der daran befestigte NFC-Tag eine zweifelsfreie Identifikation und Zuordnung des Schlüsselbunds.

Ein Scan genügt also und Anton Bär weiß, dass Bernd Schmidt den Schlüssel am Morgen entgegen genommen hat. Nach Dienstschluss kann er genau nachvollziehen, ob und wann Bernd Schmidt den Schlüsselbund wieder im Safe verstaut hat.