Fraîchement créé - Planification de la visite et communications

• Récemment fondée avec ses premiers clients acquis
• 5 employés
• Directrice générale : Margit Becker

Fonctions utilisées de COREDINATE

• Planification des rondes
• Messages

La situation initiale

Récemment, la directrice générale Margit Becker a fondé son entreprise, Sécurité Becker. Des premiers clients ont été acquis et l'entreprise de 5 employés commence lentement mais sûrement à se faire un nom dans le secteur.

Pour un lancement réussi, Sécurité Becker cherche une solution efficace pour la planification des rondes. De plus, Sécurité Becker recherche une solution sécurisée pour communiquer avec ses propres employés. Les solutions comme WhatsApp ou Slack sont soit mélangées avec des données privées, soit problématiques en termes de protection des données – au pire, les deux.

La planification des rondes doit être simple et intuitive, et chaque tournée doit être traçable pour la direction, de préférence via une interface centrale. Il est également important que les employés travaillent avec des équipements sécurisés, comme un téléphone de service tel que le Sonim XP7. Une grande endurance et stabilité sont les critères principaux. De cette façon, les messages peuvent également contenir des données sensibles des clients sans que Sécurité Becker ne prenne de risques en matière de protection des données.

Le quotidien avec COREDINATE

Sécurité Becker emploie au total 5 employés. Chacun d'eux s'occupe des sites des nouveaux clients acquis. Surtout à cette phase, la directrice générale Margit Becker sait qu'il est important de fidéliser les clients. Elle planifie donc chaque matin les interventions via le portail COREDINATE, vérifie les rondes planifiées et les ajuste en fonction des souhaits et des rapports des clients.

Surveillance des rondes

Un contrôle avec trois points de contrôle a été planifié pour l'employé Manfred Schütz chez le client Abisch GmbH. Sa ronde commence à la porte, continue au bureau de comptabilité et se termine au point de contrôle dans l'entrepôt de pièces de rechange que M. Schütz doit vérifier.

Margit Becker sait que le département comptabilité chez le client Abisch GmbH travaille parfois plus longtemps. Cela signifie que M. Schütz doit parfois faire passer l'entrepôt de pièces de rechange en premier dans sa ronde. Cela peut être facilement résolu avec COREDINATE en choisissant l'ordre des points de contrôle comme "flexible". Ainsi, M. Schütz peut décider sur place quel point de contrôle vérifier en premier en fonction de la situation.

Il arrive souvent qu'une zone spécifique ne soit pas immédiatement accessible pendant la ronde, par exemple le bureau de comptabilité où des employés travaillent encore. Si aucun ordre prédéfini n'est nécessaire pour scanner les points de contrôle, cela peut être changé en un clic. L'ordre peut être défini comme "flexible". Il appartient donc à l'employé sur place de décider quand scanner chaque point de contrôle.

Un peu plus de contrôle peut être exigé en définissant une période de temps spécifique pour chaque point de contrôle qui doit être scanné. Ainsi, l'employé peut toujours réagir aux particularités pendant la ronde, mais la direction et les clients peuvent garder l'assurance que chaque station de la ronde se déroule dans un délai raisonnable.

Messages

Manfred Schütz est un employé très fiable, mais il a accidentellement emporté la clé du véhicule de service chez lui la veille. Cela n'est pas non plus un problème avec COREDINATE : Margit Becker écrit un message à son employé via les messages COREDINATE le matin avant l'intervention pour lui rappeler la clé.