La situation initiale
Récemment, la directrice générale Margit Becker a fondé son entreprise, Sécurité Becker. Des premiers clients ont été acquis et l'entreprise de 5 employés commence lentement mais sûrement à se faire un nom dans le secteur.
Pour un lancement réussi, Sécurité Becker cherche une solution efficace pour la planification des rondes. De plus, Sécurité Becker recherche une solution sécurisée pour communiquer avec ses propres employés. Les solutions comme WhatsApp ou Slack sont soit mélangées avec des données privées, soit problématiques en termes de protection des données – au pire, les deux.
La planification des rondes doit être simple et intuitive, et chaque tournée doit être traçable pour la direction, de préférence via une interface centrale. Il est également important que les employés travaillent avec des équipements sécurisés, comme un téléphone de service tel que le Sonim XP7. Une grande endurance et stabilité sont les critères principaux. De cette façon, les messages peuvent également contenir des données sensibles des clients sans que Sécurité Becker ne prenne de risques en matière de protection des données.
Le quotidien avec COREDINATE
Sécurité Becker emploie au total 5 employés. Chacun d'eux s'occupe des sites des nouveaux clients acquis. Surtout à cette phase, la directrice générale Margit Becker sait qu'il est important de fidéliser les clients. Elle planifie donc chaque matin les interventions via le portail COREDINATE, vérifie les rondes planifiées et les ajuste en fonction des souhaits et des rapports des clients.
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Surveillance des rondes
Un contrôle avec trois points de contrôle a été planifié pour l'employé Manfred Schütz chez le client Abisch GmbH. Sa ronde commence à la porte, continue au bureau de comptabilité et se termine au point de contrôle dans l'entrepôt de pièces de rechange que M. Schütz doit vérifier.
Margit Becker sait que le département comptabilité chez le client Abisch GmbH travaille parfois plus longtemps. Cela signifie que M. Schütz doit parfois faire passer l'entrepôt de pièces de rechange en premier dans sa ronde. Cela peut être facilement résolu avec COREDINATE en choisissant l'ordre des points de contrôle comme "flexible". Ainsi, M. Schütz peut décider sur place quel point de contrôle vérifier en premier en fonction de la situation.
Il arrive souvent qu'une zone spécifique ne soit pas immédiatement accessible pendant la ronde, par exemple le bureau de comptabilité où des employés travaillent encore. Si aucun ordre prédéfini n'est nécessaire pour scanner les points de contrôle, cela peut être changé en un clic. L'ordre peut être défini comme "flexible". Il appartient donc à l'employé sur place de décider quand scanner chaque point de contrôle.
Un peu plus de contrôle peut être exigé en définissant une période de temps spécifique pour chaque point de contrôle qui doit être scanné. Ainsi, l'employé peut toujours réagir aux particularités pendant la ronde, mais la direction et les clients peuvent garder l'assurance que chaque station de la ronde se déroule dans un délai raisonnable.
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Messages
Manfred Schütz est un employé très fiable, mais il a accidentellement emporté la clé du véhicule de service chez lui la veille. Cela n'est pas non plus un problème avec COREDINATE : Margit Becker écrit un message à son employé via les messages COREDINATE le matin avant l'intervention pour lui rappeler la clé.
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Manfred Schütz lit ce message avant de commencer son travail. La clé qu'il avait préparée la veille au soir va directement dans sa poche, et comme chaque matin, M. Schütz échange son véhicule privé contre le véhicule de service de Sécurité Becker. Comme prévu, il commence sa ronde et scanne les points de contrôle correspondants de manière flexible avec son téléphone de service. Margit Becker peut suivre cela en temps réel depuis le portail COREDINATE et s'assurer que tout se passe comme prévu.
Il peut arriver à tout moment que les employés sur place aient besoin de nouvelles informations sur leur intervention ou que de nouvelles informations apparaissent après le travail qui doivent être transmises. L'utilisation de services de messagerie privés comme WhatsApp pour un usage professionnel est controversée, voire problématique en termes de protection des données. Ceux qui choisissent les messages COREDINATE sont en sécurité.
Avec la fonction Messages de COREDINATE, les messages peuvent être facilement et en toute sécurité diffusés au sein de l'équipe ou de tout le personnel. Comme l'application COREDINATE est installée sur le téléphone de service, cela signifie que lorsque l'employé met de côté le téléphone de service après le travail, il ne sera plus dérangé. Au lieu de cela, il recevra le message le lendemain matin au début de son travail et sera ainsi informé de manière optimale en cas de changement survenu entre-temps.
Pour Sécurité Becker, l'utilisation de COREDINATE a apporté d'énormes avantages à la fois en interne et en externe : Grâce à l'interface centrale du portail COREDINATE, la directrice générale Margit Becker sait à tout moment ce que font ses employés sur le terrain. Grâce aux messages COREDINATE, les informations ou rappels de dernière minute peuvent être transmis facilement et en toute sécurité à ses employés. De cette façon, la transition vers l'entreprise numérique est garantie dès le départ.
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