Cita previa, gestor de archivos, documentación

Brandschutzservice Müller GmbH

• Propietario: Sven Müller
• Socio confiable para empresas en los alrededores

Funciones

• Citas
• Gestor de archivos
• Documentación

La situación inicial

Brandschutzservice Müller GmbH ha sido durante años un socio confiable para muchas empresas locales. Esto es un importante distintivo para el director ejecutivo Sven Müller y su equipo, pero no se conforma con ello y desde hace tiempo busca optimizar los procesos empresariales.

Después de que su portapapeles con una lista de verificación completada se cayera en un charco durante una fuerte lluvia, pierde la paciencia. Es inaceptable que los documentos necesarios para la documentación solo existan en papel después de la inspección directa y que ahora sean ilegibles debido a su descuido. De regreso en la oficina, busca en Google "documentación de mantenimiento sin portapapeles" y encuentra una solución rápidamente: la documentación de mantenimiento móvil de COREDINATE, que puede probar durante dos semanas antes de decidirse definitivamente por el sistema.

La rutina diaria con COREDINATE

Seis semanas después, Sven Müller pide a su técnico Tobias Zimmer que asista a la cita con la empresa Reichelt. Es la primera inspección real de mantenimiento con el nuevo sistema: la primera sin portapapeles ni carpetas, y la primera que Tobias Zimmer realizará con este cliente. El esfuerzo para etiquetar las puertas de acceso de los tres pisos y los extintores en el edificio de oficinas con puntos de control fue manejable. Gracias al soporte servicial de COREDINATE, incluso la incorporación de datos específicos del sitio, la asignación de documentos y la programación de vencimientos desde el portal de COREDINATE fue fácil.

Citas

Tobias Zimmer abre la aplicación COREDINATE (iOS o Android) en su teléfono de trabajo y escanea el primer punto de control en la planta baja. De un vistazo, ve las citas de mantenimiento pendientes y el plan de pisos. Solo se deben revisar los dispositivos en el pequeño almacén y frente a los baños. Con el escaneo del extintor correspondiente, se hacen visibles las listas de verificación y el manual de mantenimiento del tipo de dispositivo.

Antes de la inspección, Sven Müller creó y asignó tareas y documentos específicos para cada punto de control a su empleado a través de varias listas de citas. Para las citas que no necesitan realizarse diariamente, sino, por ejemplo, solo una vez al mes, pudo configurarlo fácilmente en el portal de COREDINATE. Esto le facilita enormemente la planificación de las inspecciones, ya que puede prever cuánto tiempo llevará cada una.

Gestor de archivos

El manual de mantenimiento de los dispositivos que se deben revisar siempre estuvo disponible como archivo PDF, pero hasta ahora tenía que imprimirse y proporcionarse en papel. Desde la implementación de COREDINATE, eso ha terminado: Tobias Zimmer finalmente puede aprovechar las ventajas del formato digital, como buscar palabras clave en el lector de PDF. Ya no tiene que hojear cada página para encontrar la información que necesita.

Incluso cuando no hay conexión en las áreas intrincadas de la empresa del cliente, eso no es motivo para que Tobias Zimmer vuelva a sacar el viejo archivador de papel. Todos los datos guardados en el gestor de archivos pueden hacerse disponibles sin conexión con solo un clic. Esto significa que se almacenan en el teléfono y están disponibles en cualquier momento, independientemente de la conexión de datos.

Libro de guardia digital

Desde el portal de COREDINATE, Sven Müller puede seguir el progreso de sus empleados casi en tiempo real. Por lo tanto, ve inmediatamente después de completar la primera tarea que el informe de inspección, incluidas las deficiencias, fue creado correctamente por Tobias Zimmer. Los trabajos de mantenimiento en la empresa Reichelt no solo están documentados y asegurados, sino que pueden enviarse al cliente de inmediato, limpios y sin manchas de agua.

La función de libro de guardia digital proviene de la industria de la seguridad, pero también es ideal para el mantenimiento y la gestión de instalaciones. Con esta función, todas las tareas completadas, los puntos de control escaneados, los tiempos de trabajo, etc. se registran y se transfieren en tiempo real desde la aplicación COREDINATE al portal COREDINATE. Estos datos se pueden recuperar en cualquier momento desde el portal y compilarse en informes para los clientes o la documentación interna. Esto ahorra tiempo, ya que todo está disponible de inmediato en forma pura y en orden cronológico.

Documentación de mantenimiento móvil

Especificación de servicios

1. Aplicación para teléfonos inteligentes con NFC / Android

con al menos los siguientes requisitos:

• Inspecciones de mantenimiento
• Captura de puntos de control por NFC
• Gestión móvil de tareas
• Gestión de llaves
• Transmisión en tiempo real
• Seguimiento por GPS
• Formularios / listas de verificación flexibles
• Registro de eventos en el objeto (texto, imagen)
• Navegación guiada
• Alarma de hombre muerto / protección de trabajadores solitarios (cumple con la pre-norma VDE: DIN V VDE V 0825-11)
• Número ilimitado de usuarios, clientes y objetos
• Funcionalidad garantizada en caso de interrupción de la red
• Intercambio de datos asegurado al menos por cifrado SSL
• Ubicaciones de servidores exclusivamente en Alemania (el almacenamiento de datos y la protección de datos están sujetos a la estricta legislación alemana)
• Idiomas operativos: alemán, inglés
• Soporte gratuito

2. Software de análisis (portal web)

con al menos los siguientes requisitos:

• basado en la web (sin instalación de software)
• Diseñador de formularios
• Registro de horas de trabajo
• Módulo de facturación (incluida contabilidad de salarios y deudores / acreedores)
• Monitoreo en tiempo real
• Gestión de tareas para puntos de control y objetos individuales
• Planificación y seguimiento de rutas
• Instrucciones de servicio (tareas, instrucciones, información)
• Informes individuales (objeto, servicio, excepción, personal)
• Acceso directo para clientes
• Número ilimitado de usuarios, clientes y objetos
• Capacidad multitenant con gestión de derechos individual
• Intercambio de datos asegurado al menos por cifrado SSL
• Ubicaciones de servidores exclusivamente en Alemania (el almacenamiento de datos y la protección de datos están sujetos a la estricta legislación alemana)
• Servidores de alta disponibilidad
• Idiomas operativos: alemán, inglés

3. Puntos de control

• Permite la documentación de la presencia y la recuperación de información importante

4. Tarjetas de acceso

• Inicio de sesión mediante escaneo de la tarjeta de acceso
• Utilizable como credencial de servicio y con sistemas de tarjetas de acceso comunes
• Tarjetas de acceso imprimibles

5. Dispositivos móviles: teléfono / tableta

con al menos los siguientes requisitos:

• Sistema operativo Android 4.2 o superior
• Función NFC
• Volumen de datos de 500 MB / mes

6. Recomendación – Smartphone Crosscall

Funciones básicas más importantes:

• GPS, cámara NFC / 8 MP, resistente al agua y al polvo según el estándar IP68, IP69
• Resistente a impactos y a la temperatura según el estándar MIL-STD 810G
• Duración de la batería de al menos 40 horas