Terminfunktion, Dateimanager, Wartungsdokumentation

Brandschutzservice Müller GmbH

• Inhaber Sven Müller
• zuverlässiger Partner für Unternehmen im Umkreis

Funktionen

• Termine
• Dateimanager
• Dokumentation

Die Ausgangssituation

Brandschutzservice Müller GmbH ist seit Jahren zuverlässiger Partner vieler in der Umgebung ansässiger Unternehmen. Das ist ein wichtiges Aushängeschild für Geschäftsführer Sven Müller und sein Team, davon lässt er sich jedoch nicht bremsen und strebt schon lange eine Optimierung der Unternehmensprozesse an.

Nachdem ihm das Klemmbrett mit ausgefüllter Checkliste bei starkem Regenwetter in eine Pfütze gefallen ist, verliert er die Geduld. Es ist inakzeptabel, dass die für die Dokumentation nötigen Unterlagen nach direkter Prüfung nur in Papierform existieren und aufgrund seiner Schusseligkeit nun unleserlich sind. Zurück im Büro gibt er bei Google den Suchbegriff „Dokumentation ohne Klemmbrett Wartung“ ein und wird auf den ersten Blick fündig: Die mobile Wartungsdokumentation von COREDINATE kann er sogar zwei Wochen testen, bevor er sich endgültig für das System entscheidet.

Der Arbeitsalltag mit COREDINATE

Sechs Wochen später bittet Sven Müller seinen Techniker Tobias Zimmer, den Termin bei Firma Reichelt wahrzunehmen. Es ist der erste echte Wartungsrundgang mit dem neuen System – der erste ohne Klemmbrett und Ordner und der erste, den Tobias Zimmer bei diesem Kunden durchführen soll. Der Aufwand, die Zugangstüren der 3 Etagen sowie die einzelnen Feuerlöscher im Bürotrakt mit eingelernten Kontrollpunkten zu versehen, war überschaubar. Dank des hilfsbereiten Supports von COREDINATE ging sogar das Einpflegen der objektspezifischen Daten, die Zuordnung der Dokumente und das Terminieren der Fälligkeiten vom COREDINATE Portal aus leicht von der Hand.

Termine

Tobias Zimmer öffnet die COREDINATE App (iOS oder Android) auf seinem Diensthandy und scannt den ersten Kontrollpunkt im Erdgeschoss. Auf einen Blick sieht er die fälligen Wartungstermine sowie den Etagenplan. Es sind nur die Geräte im kleinen Lagerraum und vor den WCs zu prüfen. Mit dem Scan am entsprechenden Feuerlöscher werden die Checklisten und das Wartungshandbuch des Gerätetyps sichtbar.

Im Vorfeld des Rundgangs hat Sven Müller über verschiedene Terminlisten für jeden Kontrollpunkt die entsprechenden Aufgaben und Dokumente für seinen Mitarbeiter erstellt und zugewiesen. Für die Termine, die nicht standardmäßig täglich ausgeführt werden müssen, sondern z. B. nur einmal pro Monat, konnte er dies ganz einfach im COREDINATE Portal einstellen. Das erleichtert ihm die Planung der einzelnen Rundgänge enorm, denn so kann er genau voraussehen, welcher Rundgang wie viel Zeit in Anspruch nehmen wird.

Dateimanager

Das Wartungshandbuch der einzelnen zu prüfenden Geräte auf dem Rundgang lag von Anfang an als PDF-Datei vor, musste aber bislang noch ausgedruckt und in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Seit der Einrichtung von COREDINATE ist das vorbei: Tobias Zimmer kann endlich die Vorteile der digitalen Form nutzen und z. B. über die Suchfunktion des PDF-Readers nach den entsprechenden Stichwörtern suchen. Er muss sich nicht mehr mühsam durch jede einzelne Seite blättern, um zu der Information zu gelangen, die er benötigt.

Auch, wenn in den verwinkelten Bereichen des Kundenunternehmens mal keine Verbindung besteht, ist das für Tobias Zimmer noch lange kein Grund, wieder den alten Papierordner hervorzukramen. Alle Daten, die im Dateimanager gespeichert wurden, können mit nur einem Klick auch offline verfügbar gemacht werden. Das bedeutet, sie werden auf dem Smartphone gespeichert und sind somit unabhängig von der Datenverbindung immer verfügbar.

Digitales Wachbuch

Vom COREDINATE Portal aus kann Sven Müller die Fortschritte seiner Mitarbeiter nahezu live mitverfolgen. Deshalb sieht er direkt nach Erledigung der ersten Aufgabe, dass der Prüfbericht inkl. Mängel von Tobias Zimmer ordnungsgemäß erstellt wurde. Die Wartungsarbeiten bei Firma Reichelt sind nun nicht nur dokumentiert und gesichert, sondern können dem Kunden sofort zugesandt werden – sauber ohne Wasserflecken.

Die Funktion Digitales Wachbuch stammt zwar aus der Sicherheitsbranche, eignet sich aber auch hervorragend für den Bereich Wartung und Instandhaltung. Mit dieser Funktion werden alle erledigten Aufgaben, gescannten Kontrollpunkte, Arbeitszeiten u.v.m. erfasst und in Echtzeit von der COREDINATE App ins COREDINATE Portal übertragen. Diese Daten können vom Portal aus jederzeit abgerufen und zu Berichten für Kunden oder die interne Dokumentation zusammengefasst werden. Das spart Zeit, denn alles ist sofort in Reinform und chronologischer Reihenfolge verfügbar.

Mobile Wartungsdokumentation

Leistungsverzeichnis

1. Applikation für NFC-fähige Smartphones / Android

mit mindestens folgenden Anforderungen:

• Wartungsrundgänge
• Kontrollpunkt-Erfassung per NFC
• Mobile Aufgabenverwaltung
• Schlüsselmanagement
• Echtzeitübertragung
• GPS-Tracking
• Flexible Formulare/ Checklisten
• Ereigniserfassung am Objekt (Text, Bild)
• Zielführung
• Totmannalarm/ Alleinarbeiterschutz (erfüllt VDE-Vornorm: DIN V VDE V 0825-11)
• Unbegrenzte Anzahl an Benutzern, Kunden und Objekten
• Funktionalität bei Netzabbruch gewährleistet
• Datenaustausch mindestens durch SSL-Verschlüsselung abgesichert
• Serverstandorte ausschließlich in Deutschland (Datenhaltung & Datenschutz unterliegen der strengen deutschen Gesetzgebung)
• Betriebssprachen: Deutsch, Englisch
• Kostenloser Support

2. Auswertungssoftware (Webportal)

mit mindestens folgenden Anforderungen:

• webbasierend (ohne Software-Installation)
• Formular-Designer
• Arbeitszeiterfassung
• Abrechnungsmodul (inkl. Lohn- und Debitoren/Kreditorenbuchhaltung)
• Echtzeitüberwachung
• Aufgabenverwaltung für einzelne Kontrollpunkte und Objekte
• Tourenplanung und -verfolgung
• Dienstanweisungen (Aufgaben, Anweisungen, Informationen)
• Individuelle Berichte (Objekt, Dienst, Ausnahme, Personal)
• Direktzugriff für Kunden
• Unbegrenzte Anzahl an Benutzern, Kunden und Objekten
• Mandantenfähigkeit mit individueller Rechteverwaltung
• Datenaustausch mindestens durch SSL-Verschlüsselung abgesichert
• Serverstandorte ausschließlich in Deutschland (Datenhaltung & Datenschutz unterliegen der strengen deutschen Gesetzgebung)
• Hochverfügbare Server
• Betriebssprachen: Deutsch, Englisch

3. Kontrollpunkte

• Ermöglicht die Dokumentation der Anwesenheit und den Aufruf wichtiger Informationen

4. Zugangskarten

• Anmeldung per Scan der Zugangskarte
• Als Dienstausweis und mit gängigen Zugangskartensystemen nutzbar.
• Bedruckbare Zugangskarten

5. Mobile Endgeräte: Handy / Tablet

mit mindestens folgenden Anforderungen:

• Android Betriebssystem 4.2 oder höher
• NFC-Funktion
• Datenvolumen von 500 MB /mtl.

6. Empfehlung – Crosscall-Smartphone

Wichtigste Grundfunktionen:

• GPS, NFC Kamera / 8 MP Wasser- und staubdicht nach IP68, IP69 Standard
• Aufprallgeschützt und Temperaturresistent nach MIL-STD 810G Standard
• Akkulaufzeit mindestens 40 Stunden