Fonction de rendez-vous, gestionnaire de fichiers

Brandschutzservice Müller GmbH

• Propriétaire Sven Müller
• Partenaire fiable pour les entreprises environnantes

Fonctions

• Rendez-vous
• Gestionnaire de fichiers
• Documentation

La situation initiale

Brandschutzservice Müller GmbH est depuis des années un partenaire fiable de nombreuses entreprises locales. C'est une carte de visite importante pour le directeur Sven Müller et son équipe. Cependant, cela ne l'empêche pas de chercher à optimiser les processus de l'entreprise depuis longtemps.

Après avoir laissé tomber son clipboard avec une checklist remplie dans une flaque d'eau lors d'une forte pluie, il perd patience. Il est inacceptable que les documents nécessaires à la documentation existent uniquement sous forme papier après une inspection directe et deviennent illisibles à cause de son étourderie. De retour au bureau, il tape sur Google le terme "documentation sans clipboard maintenance" et trouve immédiatement une solution : la documentation de maintenance mobile de COREDINATE, qu'il peut tester pendant deux semaines avant de prendre une décision finale.

Le quotidien avec COREDINATE

Six semaines plus tard, Sven Müller demande à son technicien Tobias Zimmer de prendre en charge le rendez-vous chez l'entreprise Reichelt. C'est la première véritable visite d'entretien avec le nouveau système – la première sans clipboard ni classeur et la première que Tobias Zimmer doit effectuer chez ce client. L'effort pour équiper les portes d'accès des 3 étages et les extincteurs du secteur de bureaux de points de contrôle a été raisonnable. Grâce au support utile de COREDINATE, l'intégration des données spécifiques aux objets, l'attribution des documents et la planification des échéances via le portail COREDINATE ont été faciles.

Rendez-vous

Tobias Zimmer ouvre l'application COREDINATE (iOS ou Android) sur son téléphone de service et scanne le premier point de contrôle au rez-de-chaussée. En un coup d'œil, il voit les rendez-vous de maintenance à venir ainsi que le plan des étages. Seuls les appareils dans le petit entrepôt et devant les WC doivent être vérifiés. En scannant l'extincteur correspondant, les checklists et le manuel de maintenance du type d'appareil sont visibles.

Avant la visite, Sven Müller a créé et attribué à son employé les tâches et documents correspondants pour chaque point de contrôle à partir de diverses listes de rendez-vous. Pour les rendez-vous qui ne doivent pas être effectués quotidiennement, mais par exemple une fois par mois, il a pu les configurer facilement dans le portail COREDINATE. Cela facilite grandement la planification des visites, car il peut prévoir exactement combien de temps chaque visite prendra.

Gestionnaire de fichiers

Le manuel de maintenance des appareils à vérifier lors de la visite était initialement disponible sous forme de fichier PDF, mais devait être imprimé et fourni sous forme papier. Depuis l'installation de COREDINATE, c'est fini : Tobias Zimmer peut enfin profiter des avantages du format numérique et, par exemple, utiliser la fonction de recherche du lecteur PDF pour trouver les mots-clés correspondants. Il n'a plus besoin de feuilleter chaque page pour trouver l'information dont il a besoin.

De plus, même dans les zones complexes de l'entreprise cliente où il n'y a pas de connexion, ce n'est pas une raison pour Tobias Zimmer de revenir au vieux classeur papier. Toutes les données enregistrées dans le gestionnaire de fichiers peuvent être rendues disponibles hors ligne en un seul clic. Cela signifie qu'elles sont stockées sur le smartphone et donc toujours disponibles, indépendamment de la connexion de données.

Journal de garde numérique

Depuis le portail COREDINATE, Sven Müller peut suivre presque en temps réel les progrès de ses employés. Par conséquent, il voit directement après l'accomplissement de la première tâche que le rapport d'inspection, y compris les défauts, a été correctement créé par Tobias Zimmer. Les travaux de maintenance chez l'entreprise Reichelt sont désormais non seulement documentés et sécurisés, mais peuvent être envoyés immédiatement au client – propres et sans taches d'eau.

La fonction Journal de garde numérique provient du secteur de la sécurité, mais convient également parfaitement au domaine de la maintenance. Avec cette fonction, toutes les tâches accomplies, les points de contrôle scannés, les heures de travail, etc. sont enregistrés et transférés en temps réel de l'application COREDINATE au portail COREDINATE. Ces données peuvent être consultées à tout moment depuis le portail et compilées en rapports pour les clients ou pour la documentation interne. Cela permet de gagner du temps, car tout est immédiatement disponible sous une forme pure et dans un ordre chronologique.

Documentation de maintenance mobile

Cahier des charges

1. Application pour smartphones compatibles NFC / Android

avec au moins les exigences suivantes :

• Visites de maintenance
• Enregistrement des points de contrôle par NFC
• Gestion mobile des tâches
• Gestion des clés
• Transmission en temps réel
• Suivi GPS
• Formulaires flexibles / Check-lists
• Enregistrement des événements sur site (texte, image)
• Guidage
• Alarme de l'homme mort / Protection des travailleurs isolés (conforme à la norme préliminaire VDE : DIN V VDE V 0825-11)
• Nombre illimité d'utilisateurs, de clients et de sites
• Fonctionnalité assurée en cas de rupture de connexion
• Échange de données sécurisé au moins par cryptage SSL
• Serveurs situés exclusivement en Allemagne (la conservation des données et la protection des données sont soumises à la législation allemande stricte)
• Langues de fonctionnement : allemand, anglais
• Support gratuit

2. Logiciel d'analyse (portail Web)

avec au moins les exigences suivantes :

• basé sur le Web (sans installation de logiciel)
• Concepteur de formulaires
• Enregistrement des heures de travail
• Module de facturation (y compris comptabilité salariale et clients/fournisseurs)
• Surveillance en temps réel
• Gestion des tâches pour des points de contrôle et des sites spécifiques
• Planification et suivi des tournées
• Instructions de service (tâches, instructions, informations)
• Rapports individuels (site, service, exception, personnel)
• Accès direct pour les clients
• Nombre illimité d'utilisateurs, de clients et de sites
• Fonctionnalité multi-clients avec gestion des droits individuelle
• Échange de données sécurisé au moins par cryptage SSL
• Serveurs situés exclusivement en Allemagne (la conservation des données et la protection des données sont soumises à la législation allemande stricte)
• Serveurs haute disponibilité
• Langues de fonctionnement : allemand, anglais

3. Points de contrôle

• Permet la documentation de la présence et l'accès aux informations importantes

4. Cartes d'accès

• Connexion par scan de la carte d'accès
• Utilisable comme carte de service et avec des systèmes de cartes d'accès courants.
• Cartes d'accès imprimables

5. Appareils mobiles : téléphone / tablette

avec au moins les exigences suivantes :

• Système d'exploitation Android 4.2 ou supérieur
• Fonction NFC
• Volume de données de 500 MB /mois

6. Recommandation – Smartphone Crosscall

Fonctions de base principales :

• GPS, appareil photo NFC / 8 MP, étanche et résistant à la poussière selon la norme IP68, IP69
• Résistant aux chocs et aux températures selon la norme MIL-STD 810G
• Autonomie de la batterie d'au moins 40 heures