Saisie des temps et communication

La situation initiale

Thomas Ammer dirige l'entreprise de sécurité Secure GmbH depuis que son père Harald a pris sa retraite. Depuis, il tente de digitaliser l'entreprise et d'optimiser les processus obsolètes par petites étapes. Les prochains points sur sa liste de tâches sont l'enregistrement du temps et la communication sécurisée au sein de l'équipe.

À la SicherheitsExpo de Munich, Thomas Ammer découvre COREDINATE. L'entreprise a un grand stand à la foire et, grâce aux conseils compétents des employés sur place, Thomas Ammer apprend que le système de gestion des gardes peut l'aider à résoudre les points de sa liste. Encore sur place, Thomas Ammer commande trois licences pour COREDINATE.

Le quotidien avec COREDINATE

Avec l'aide du support de COREDINATE, la configuration du système d'assistance est très simple. Grâce au portail COREDINATE, Thomas Ammer peut activer toutes les fonctions nécessaires, stocker tous les fichiers pour son équipe et planifier et organiser les rondes de ses agents de sécurité. Il installe l'application COREDINATE sur les téléphones de service de ses employés. Grâce à l'application, toutes les rondes peuvent être gérées de manière mobile.

Lors de l'instruction, Thomas Ammer rencontre d'abord du scepticisme. Beaucoup de ses employés font partie de l'entreprise depuis longtemps et sont donc expérimentés mais aussi quelque peu inflexibles. Il reste à voir dans quelle mesure COREDINATE peut convaincre ici.

Enregistrement du temps

Pour faciliter les choses à son équipe, Thomas Ammer a décidé que l'enregistrement du temps via l'application COREDINATE se ferait automatiquement par le scan d'un point de contrôle, c'est-à-dire lorsqu'un employé scanne le premier point de contrôle sur place.

Sur le portail COREDINATE, Thomas Ammer a pu rapidement et facilement définir le point de départ et de fin de chaque ronde. Pour rester flexible et donner à son équipe un certain degré d'autonomie, l'enregistrement du temps peut également être démarré ou arrêté manuellement. Cela est utile, par exemple, lorsque les points de contrôle n'ont pas encore été installés sur de nouveaux sites ou lorsqu'une ronde doit être terminée prématurément.

Messages

Depuis longtemps, Thomas Ammer est contrarié par le fait que la communication dans l'entreprise se fait principalement via WhatsApp. Cela pose non seulement des problèmes de confidentialité, mais signifie également que Thomas Ammer et ses employés ne sont jamais vraiment en congé.

Pour remédier à cela, la communication interne de l'entreprise se fera désormais uniquement via COREDINATE. Thomas Ammer accorde les autorisations correspondantes via le portail COREDINATE lors de la configuration. Pour les employés qui utiliseront également le portail COREDINATE, il dispose de plus d'options que pour ceux qui n'utilisent que l'application COREDINATE. Cela signifie que depuis le portail COREDINATE, les messages peuvent non seulement être lus, mais aussi gérés et rédigés.

Lorsqu'un message est rédigé, tous les employés concernés le reçoivent sur leur téléphone de service ou peuvent le lire sur le portail COREDINATE. Thomas Ammer peut assigner individuellement qui reçoit chaque message. Il peut créer des groupes ou adresser des messages à des employés individuels, restant ainsi totalement flexible. Il est également possible d'assigner des messages à certains clients ou zones de points de contrôle.