Utilisation de formulaires flexibles et d'un gestionnaire de fichiers

Entreprise de sécurité SecTec-Team

• Propriétaire Jochen Breuer
• 48 employés
  
  

Fonctions

• Gestionnaire de fichiers
• Formulaires flexibles

La situation de départ

L'équipe SecTec dirigée par Jochen Breuer a mené ses premiers entretiens avec des entreprises industrielles de renom il y a un mois. Conscient de l'importance que revêtira une présentation soignée et sérieuse de son entreprise face à de gros clients potentiels, il a notamment décidé de supprimer toute gestion de fiches. Jochen Breuer emploie 48 salariés permanents, dont certains ne seront pas faciles à convaincre de renoncer aux habituelles listes de contrôle sur papier ou aux classeurs usés contenant des instructions de service.

Le travail au quotidien avec COREDINATE^®.

Le choix s'est vite porté sur un système moderne et clair, sans « fioritures » superflues. L'installation de COREDINATE^® est étonnamment simple et l'utilisation de l'application ne constitue pas non plus un défi, même pour les employés les plus âgés. Le directeur d'une société de gardiennage amie, qui a recommandé COREDINATE^®, ne s'y trompe pas : « Celui qui sait se servir d'un smartphone peut aussi facilement utiliser COREDINATE^® ».

Outre le guidage logique par menus et le design attrayant du système de contrôle des gardiens en ligne, Jochen Breuer est enthousiasmé par la diversité des fonctions. Même au-delà de ses exigences initiales, qui consistaient à mettre fin à la paperasserie dans son entreprise et à supprimer les lourds et obsolètes classeurs papier, il voit dans COREDINATE^® un véritable potentiel pour faire progresser son entreprise sur le plan numérique. La mise en œuvre de ses défis initiaux est un jeu d'enfant.

Gestionnaire de fichiers

En tant qu'utilisateur de technologies modernes pour le travail classique de protection de biens, Jochen Breuer peut immédiatement gagner la première entreprise industrielle lors du rendez-vous de suivi avec des clients potentiels. Grâce à un système d'assistance innovant comme COREDINATE^®, les négociations sont un jeu d'enfant et M. Breuer peut satisfaire sans grand effort à toutes les exigences de l'entreprise envers un prestataire de services moderne et progressiste.

Il met les instructions de service numériques de l'entreprise à la disposition de ses collaborateurs compétents grâce au gestionnaire de fichiers COREDINATE^®. Ceux-ci peuvent ainsi accéder aux documents sur place à tout moment en cas de besoin et n'ont pas besoin de se frayer un chemin à travers des montagnes de papier. Tout ce dont les collaborateurs de SecTec ont encore besoin, c'est d'un smartphone.

En pénétrant dans l'objet à surveiller, Herbert Knaus est malgré tout encore sceptique quant à la manière dont il pourra à l'avenir effectuer son travail correctement sans planche à pince. L'application COREDINATE^® sur son nouveau téléphone portable de service démarre tout simplement dès qu'il passe son nouveau badge de service derrière son smartphone (iOS ou Android). En scannant le premier point de contrôle, le PDF avec les nouvelles instructions de service s'ouvre directement sur l'écran. Il lit la partie pertinente, se rend au point de contrôle n°2 et reçoit automatiquement la liste de contrôle des tâches à effectuer, établie par son chef lors de la planification de la ronde via la fonction Formulaires flexibles.

Des formulaires flexibles

Cliquer sur la liste de contrôle et la remplir fonctionne sans problème, car M. Knaus n'a même pas besoin de taper, il peut choisir la saisie vocale. La simplicité d'utilisation et l'intuitivité de COREDINATE^® le convainquent désormais lui aussi des qualités du logiciel. Il trouve qu'avec COREDINATE^®, son chef Breuer a vraiment trouvé quelque chose de pratique.

Lorsqu'il remplit le formulaire, l'application le guide avec détermination et lui indique de manière fiable les champs qu'il doit absolument remplir. Lors de la création du formulaire, Jochen Breuer a en effet marqué ces champs comme obligatoires, de sorte que les données importantes doivent dans tous les cas être remplies par ses collaborateurs. Il minimise ainsi le risque de devoir investir du temps supplémentaire par la suite pour se procurer ces informations.