Novedades 9.34: cobertura de turnos en tiempo real y nuevo planificador

Con la versión 9.34.0 llega el widget de panel «Cobertura de turnos» (en el portal, «Schichtbesetzung»). Los planificadores ven en tiempo real cómo están cubiertos sus turnos en curso y, cuando falta alguien, buscan un sustituto directamente desde el widget. Además arranca la fase de pruebas del nuevo planificador de turnos y, a partir de esta versión, los turnos solo se asignan a delegaciones, clientes o áreas.

En resumen: El widget de cobertura de turnos muestra, para cada turno en curso, quién se ha presentado, quién falta y qué puestos siguen libres. Con «Buscar sustituto» propone empleados adecuados y señala sus conflictos. El nuevo planificador se activa a través del soporte. Los turnos existentes se han adaptado automáticamente a la nueva asignación.

El widget de cobertura de turnos: los turnos en curso, de un vistazo

El widget muestra para cada turno en curso el grado de cobertura, por ejemplo 0 / 2, y debajo una barra de colores con una línea de recuento. Ahí ve cuántos empleados se han presentado (antes del inicio del turno o con retraso), cuántos se esperan todavía, cuántos no se han presentado y cuántos puestos están sin asignar.

Al desplegar un turno aparece cada empleado asignado con su función, estado, hora de inicio y contacto. Si alguien no se presenta al servicio, tiene su teléfono justo al lado del nombre.

• Siempre actualizado. El widget se actualiza con cada fichaje de entrada y de salida, también para usuarios sin acceso al registro de jornada.
• Tolerancia junto al título. La tolerancia configurada aparece como indicación junto al título, en el ejemplo «10 min Toleranz».
• Turnos iniciados automáticamente. Estos turnos se pueden mostrar si se desea.

Para el jefe de servicio, es la vista del inicio de turno. Un puesto sin cubrir salta a la vista en el panel de control antes de que llame el cliente, y quien está en la oficina no necesita acceso al registro de jornada para verlo.

Buscar sustituto sin abrir el cuadrante

Si falta un empleado o hay un puesto libre, abra desde el widget la búsqueda de sustitutos con «Buscar sustituto» (en el portal, «Ersatz finden»). Propone empleados adecuados de la misma asignación, con función, equipos, teléfono y, en una columna propia, sus cualificaciones. Así resuelve una baja comunicada poco antes del turno desde la misma vista en la que la ha detectado.

Para cada propuesta, la búsqueda de sustitutos muestra los posibles conflictos:

• Doble asignación. El empleado ya está asignado a otro turno a la misma hora.
• Descanso. No se respetaría el descanso respecto al servicio anterior o al siguiente.
• Ausencia. El empleado tiene una ausencia registrada.
• Horas. Se superarían las horas máximas o las previstas.

Los avisos no bloquean la selección. Si la situación lo exige, puede asignar a propósito a un empleado con conflicto, pero lo ve antes de hacerlo. Un filtro por equipos acota las propuestas y, si hace falta, también puede mostrar empleados sin la cualificación requerida, que aparecen claramente marcados.

Varios puestos libres se cubren en un solo paso. Cuando un sustituto ocupa el puesto de un empleado que no se ha presentado, este se retira automáticamente del turno. El plan y la realidad vuelven a coincidir sin que nadie tenga que corregir el turno después en el cuadrante.

El nuevo planificador de turnos entra en fase de pruebas

Junto al widget llega un planificador de turnos desarrollado desde cero. Sigue siendo rápido aunque haya muchos turnos y empleados, y ya no tiene límite. El soporte lo activa para cuentas concretas; después aparece en la navegación como entrada adicional «Schichtplanung» con la etiqueta «Beta». El planificador actual sigue funcionando sin cambios.

Respecto al planificador actual, cambia sobre todo la orientación en la cuadrícula:

• Semanas del calendario y fines de semana aparecen justo encima de las columnas de los días, y el día de hoy se resalta en color.
• Festivos: el planificador los marca en cada turno. Cuentan los festivos de la delegación a la que pertenece el turno; si una empresa tiene delegaciones en distintas regiones, se aplican en cada caso los festivos de esa región.
• Turnos pasados: quedan claramente separados, para que nadie modifique por error un día ya trabajado al replanificar.
• Orden propio de los turnos y zonas ajustables para turnos y empleados.

Planificar con atajos de teclado

Un clic izquierdo selecciona una casilla del turno y un clic derecho abre los detalles y las acciones. Con Ctrl + clic izquierdo selecciona varias casillas, con Mayús + clic izquierdo un rango dentro de un turno y con Esc anula la selección. Después asigna las casillas marcadas a un empleado con un solo clic. Una semana de turno de mañana en el mismo servicio queda así planificada en un paso.

Avisos en el momento de asignar

Con un turno seleccionado, el planificador indica en la fila de cada empleado si la asignación encaja. Si falta una cualificación requerida, aparece un aviso directamente en la celda.

Si asigna de todos modos, el planificador pide confirmación e indica el motivo. La decisión sigue siendo del planificador, pero ya no se toma por descuido.

Importante: los turnos dependen ahora de una delegación, un cliente o un área

Los turnos ya no se pueden asignar directamente a la cuenta, solo a delegaciones, clientes o áreas. Si un turno tiene varias asignaciones, una asignación principal determina qué festivos se aplican. Los turnos existentes que dependían directamente de la cuenta se han asignado automáticamente a las delegaciones. Donde faltaba una delegación, se ha creado.

La asignación también decide quién ve un turno. Los planificadores lo ven y lo editan si son responsables del nivel elegido o de uno superior. Los empleados solo lo ven en la bolsa de turnos si les corresponde por su ámbito. Si un turno depende de la delegación, los empleados de un área concreta no lo ven.

Otras mejoras de la versión 9.34.0

• Bolsa de turnos e intercambio de turnos según cualificación. Los empleados solo ven los turnos para los que tienen todas las cualificaciones requeridas, vigentes y aprobadas.
• Publicación más rápida. Publicar muchos turnos a la vez se hace ahora en un solo paso, lo que lo hace más rápido y fiable.

Todos los cambios de esta versión y de las anteriores están en las actualizaciones del producto, y la página del cuadrante de servicio ofrece una visión general de la planificación de turnos.

Cómo participar en la fase de pruebas

1. Escriba al soporte. Indique a nuestro soporte que quiere probar el nuevo planificador de turnos.
2. Activación en su cuenta. Activamos el planificador para su cuenta. La próxima vez que inicie sesión, lo encontrará en la navegación, dentro de la planificación de turnos («Dienstplanung»).
3. Trabajo en paralelo. El planificador actual sigue funcionando sin cambios, así que puede probar el nuevo sin modificar su forma de trabajar.

Preguntas frecuentes sobre la versión 9.34.0

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¿Quiere probar el nuevo planificador de turnos en su propia cuenta? Contacte con nuestro soporte y se lo activamos. ¿Todavía no es cliente de COREDINATE? Hable con nuestro equipo comercial.