Neu in 9.34: Schichtbesetzung live und neuer Schichtplaner

Mit Version 9.34.0 kommt das Dashboard-Widget „Schichtbesetzung“. Disponenten sehen darin live, wie gut ihre laufenden Schichten besetzt sind, und suchen für fehlende Mitarbeiter direkt aus dem Widget einen Ersatz. Dazu startet die Testphase für den neuen Schichtplaner, und Schichten werden ab dieser Version nur noch Niederlassungen, Kunden oder Bereichen zugeordnet.

Kurz zusammengefasst: Das Widget „Schichtbesetzung“ zeigt je laufender Schicht, wer erschienen ist, wer fehlt und welche Plätze offen sind. Über „Ersatz finden“ schlägt es passende Mitarbeiter samt Konflikten vor. Der neue Schichtplaner lässt sich über den Support freischalten. Bestehende Schichten wurden automatisch auf die neue Zuordnung umgestellt.

Das Widget „Schichtbesetzung“: laufende Schichten im Blick

Das Widget zeigt für jede laufende Schicht den Besetzungsgrad, zum Beispiel 0 / 2, und darunter einen farbigen Balken mit einer Zählzeile. Daraus lesen Sie ab, wie viele Mitarbeiter erschienen sind, davon vor Schichtbeginn oder verspätet, wie viele noch erwartet werden, wie viele nicht erschienen sind und wie viele Plätze nicht zugeteilt sind.

Klappen Sie eine Schicht auf, sehen Sie jeden eingeteilten Mitarbeiter mit Funktion, Status, Startzeit und Kontakt. Eine Rufnummer steht damit direkt neben dem Namen, wenn jemand nicht zum Dienst erscheint.

• Sofort aktuell. Das Widget aktualisiert sich bei jedem Ein- und Ausstempeln, auch für Benutzer ohne Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung.
• Toleranz im Titel. Die eingestellte Toleranz steht als Hinweis neben dem Titel, im Beispiel „10 min Toleranz“.
• Automatisch gestartete Schichten. Diese Schichten blenden Sie auf Wunsch ein.

Für die Einsatzleitung ist das die Ansicht zum Dienstbeginn. Ein unbesetzter Posten fällt auf dem Dashboard auf, bevor der Auftraggeber anruft, und wer im Büro sitzt, braucht dafür keinen Zugriff auf die Zeiterfassung.

Ersatz finden, ohne den Dienstplan zu öffnen

Fehlt ein Mitarbeiter oder ist ein Platz offen, öffnen Sie im Widget über „Ersatz finden“ eine Ersatzsuche. Sie schlägt passende Mitarbeiter der jeweiligen Zuordnung vor, mit Funktion, Teams, Telefonnummer und Qualifikationen in einer eigenen Spalte. Die Krankmeldung kurz vor Schichtbeginn klären Sie damit aus derselben Ansicht, in der Sie sie bemerkt haben.

Zu jedem Vorschlag zeigt die Ersatzsuche mögliche Konflikte:

• Doppelbelegung. Der Mitarbeiter ist zur selben Zeit schon eingeteilt.
• Ruhezeit. Die Ruhezeit zum vorigen oder nächsten Dienst wäre nicht eingehalten.
• Abwesenheit. Für den Mitarbeiter ist eine Abwesenheit eingetragen.
• Stunden. Höchst- oder Soll-Stunden wären überschritten.

Die Hinweise verhindern die Auswahl nicht. Wenn die Lage es verlangt, setzen Sie bewusst einen Mitarbeiter mit Konflikt ein, sehen den Konflikt aber vorher. Ein Teams-Filter grenzt die Vorschläge ein, und bei Bedarf blenden Sie auch Mitarbeiter ohne die geforderte Qualifikation ein, die dann deutlich gekennzeichnet sind.

Mehrere offene Plätze besetzen Sie in einem Schritt. Übernimmt ein Ersatz den Platz eines nicht erschienenen Mitarbeiters, wird dieser automatisch aus der Schicht ausgetragen. Plan und Wirklichkeit stimmen danach wieder überein, ohne dass jemand die Schicht nachträglich im Dienstplan korrigiert.

Der neue Schichtplaner startet in die Testphase

Parallel zum Widget gibt es einen neu gebauten Schichtplaner. Er bleibt auch bei vielen Schichten und Mitarbeitern schnell, eine Begrenzung gibt es nicht mehr. Der Support schaltet ihn für einzelne Mandanten frei, danach steht er als zusätzlicher Eintrag „Schichtplanung“ mit dem Zusatz „Beta“ in der Navigation. Der bisherige Schichtplaner bleibt unverändert nutzbar.

Gegenüber dem bisherigen Planer ändert sich vor allem die Orientierung im Raster:

• Kalenderwochen und Wochenenden stehen direkt über den Tagesspalten, der heutige Tag ist farbig markiert.
• Feiertage markiert der Planer bei der jeweiligen Schicht. Maßgeblich sind die Feiertage der Niederlassung, zu der die Schicht gehört, bei Niederlassungen in mehreren Bundesländern also jeweils die dort geltenden.
• Vergangene Schichten sind deutlich abgegrenzt, damit beim Nachplanen niemand in einen gelaufenen Tag eingreift.
• Eigene Sortierung der Schichten und anpassbare Flächen für Schichten und Mitarbeiter.

Mit Tastenkombinationen planen

Ein Linksklick selektiert eine Belegung, ein Rechtsklick öffnet Details und Aktionen. Mit Strg + Linksklick selektieren Sie mehrere Belegungen, mit Umschalt + Linksklick einen Bereich innerhalb einer Schicht, mit Esc heben Sie die Selektion auf. Die markierten Belegungen weisen Sie anschließend mit einem Klick einem Mitarbeiter zu. Eine Woche Frühdienst am selben Objekt ist damit ein Arbeitsschritt.

Hinweise schon beim Zuweisen

Ist eine Schicht ausgewählt, zeigt der Planer in jeder Mitarbeiterzeile, ob die Zuweisung passt. Fehlt eine vorausgesetzte Qualifikation, erscheint ein Hinweis direkt an der Zelle.

Weisen Sie trotzdem zu, fragt der Planer nach und nennt den Grund. Die Entscheidung bleibt bei der Disposition, sie fällt aber nicht mehr aus Versehen.

Bitte beachten: Schichten hängen jetzt an Niederlassung, Kunde oder Bereich

Schichten lassen sich nicht mehr direkt dem Mandanten zuordnen, sondern nur noch Niederlassungen, Kunden oder Bereichen. Hat eine Schicht mehrere Zuordnungen, bestimmt eine Haupt-Zuordnung, welche Feiertage gelten. Bestehende Schichten, die bisher direkt am Mandanten hingen, wurden automatisch den Niederlassungen zugeordnet. Fehlte eine Niederlassung, wurde sie angelegt.

Die Zuordnung entscheidet auch, wer eine Schicht sieht. Planer sehen und bearbeiten sie, wenn sie für die gewählte Stelle oder eine Ebene darüber zuständig sind. Mitarbeiter sehen sie in der Schichtbörse nur mit passender Zuständigkeit. Hängt eine Schicht an der Niederlassung, sehen Mitarbeiter eines einzelnen Bereichs sie nicht.

Weitere Verbesserungen in 9.34.0

• Schichtbörse und Schichttausch nach Qualifikation. Mitarbeiter sehen nur noch Schichten, für die sie alle geforderten Qualifikationen gültig und freigegeben besitzen.
• Schneller veröffentlichen. Das Veröffentlichen vieler Schichten auf einmal läuft jetzt in einem Schritt und damit schneller und zuverlässiger.

Alle Änderungen dieser und früherer Versionen stehen in den Produkt-Updates, einen Überblick über die Dienstplanung gibt die Seite Dienstplan.

So nehmen Sie an der Testphase teil

1. Beim Support melden. Schreiben Sie unserem Support, dass Sie den neuen Schichtplaner testen möchten.
2. Freischaltung im Mandanten. Wir schalten den Planer für Ihren Mandanten frei. Nach dem nächsten Anmelden steht er unter Dienstplanung in der Navigation.
3. Parallel arbeiten. Der bisherige Schichtplaner bleibt unverändert nutzbar, Sie probieren den neuen Planer ohne Umstellung Ihrer Abläufe aus.

Häufige Fragen zu Version 9.34.0

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Sie möchten den neuen Schichtplaner im eigenen Mandanten ausprobieren? Melden Sie sich bei unserem Support, wir schalten ihn frei. Noch kein COREDINATE-Kunde? Sprechen Sie mit unserem Vertrieb.