COREDINATE 9.34 : couverture des vacations et remplaçants

La version 9.34.0 apporte le widget de tableau de bord « Couverture des vacations » (« Schichtbesetzung » dans le portail). Les responsables du planning y voient en direct dans quelle mesure leurs vacations en cours sont pourvues, et cherchent un remplaçant pour un agent absent sans quitter le widget. En parallèle, la phase de test du nouveau planning des vacations démarre, et à partir de cette version, une vacation se rattache uniquement à une agence, un client ou un secteur.

En bref : le widget « Couverture des vacations » indique pour chaque vacation en cours qui est arrivé, qui manque et quelles places restent ouvertes. Via « Trouver un remplaçant », il propose des agents adaptés avec leurs conflits éventuels. Le nouveau planning s'active sur demande auprès du support. Les vacations existantes ont été basculées automatiquement vers le nouveau rattachement.

Widget Couverture des vacations avec une vacation en cours, couverture 0 sur 2 et la liste dépliée des agents planifiés

Le widget « Couverture des vacations » : les vacations en cours d'un coup d'œil

Le widget affiche pour chaque vacation en cours son taux de couverture, par exemple 0 / 2, avec en dessous une barre de couleur et une ligne de décompte. Vous y lisez combien d'agents sont arrivés, dont combien avant le début de la vacation ou en retard, combien sont encore attendus, combien ne se sont pas présentés et combien de places ne sont pas attribuées.

En dépliant une vacation, vous voyez chaque agent planifié avec sa fonction, son statut, son heure de prise de poste et ses coordonnées. Quand quelqu'un ne se présente pas, le numéro de téléphone figure donc juste à côté de son nom.

Mise à jour immédiate. Le widget se met à jour à chaque pointage d'entrée et de sortie, y compris pour les utilisateurs sans accès au suivi du temps de travail.
Tolérance dans le titre. La tolérance paramétrée s'affiche à côté du titre, dans l'exemple « 10 min Toleranz ».
Vacations démarrées automatiquement. Vous pouvez les afficher si vous le souhaitez.

Pour l'exploitation, c'est la vue de la prise de service. Un poste non pourvu se repère sur le tableau de bord avant que le donneur d'ordre n'appelle, et la personne au bureau n'a pas besoin d'un accès au suivi du temps pour le voir.

Trouver un remplaçant sans ouvrir le planning

Si un agent manque ou qu'une place reste ouverte, le bouton « Trouver un remplaçant » (« Ersatz finden ») ouvre une recherche de remplaçant directement dans le widget. Elle propose des agents adaptés, rattachés au même périmètre, avec leur fonction, leurs équipes, leur numéro de téléphone et leurs qualifications dans une colonne dédiée. L'arrêt maladie signalé juste avant la prise de poste se règle ainsi dans la vue où vous l'avez remarqué.

Pour chaque proposition, la recherche signale les conflits possibles :

Double affectation. L'agent est déjà planifié sur le même créneau.
Temps de repos. Le repos par rapport à la vacation précédente ou suivante ne serait pas respecté.
Absence. Une absence est enregistrée pour l'agent.
Heures. Le plafond d'heures ou les heures prévues au contrat seraient dépassés.

Ces alertes ne bloquent pas la sélection. Si la situation l'exige, vous affectez sciemment un agent en conflit, mais vous voyez le conflit avant de valider. Un filtre par équipe restreint les propositions et, si nécessaire, vous affichez aussi les agents qui n'ont pas la qualification requise. Ils sont alors clairement signalés.

Plusieurs places ouvertes se pourvoient en une seule étape. Quand un remplaçant reprend la place d'un agent absent, ce dernier est automatiquement retiré de la vacation. Le planning correspond de nouveau à la réalité, sans correction après coup.

Le nouveau planning des vacations entre en phase de test

En parallèle du widget arrive un planning des vacations entièrement reconstruit. Il reste rapide même avec beaucoup de vacations et d'agents, et la limite d'affichage a disparu. Le support l'active compte par compte. Il apparaît ensuite dans la navigation comme entrée supplémentaire « Schichtplanung » avec la mention « Beta ». L'ancien planning reste utilisable sans changement.

Le nouveau planning des vacations avec les semaines calendaires au-dessus des colonnes de jours, les week-ends sur fond gris, les vacations passées hachurées et les agents avec leurs heures en dessous — En haut, les vacations avec leur couverture par jour, en bas les agents avec leurs heures. Les jours passés sont hachurés, les week-ends sur fond gris.

Par rapport à l'ancien planning, c'est surtout le repérage dans la grille qui change :

Semaines calendaires et week-ends figurent directement au-dessus des colonnes de jours, et le jour courant est mis en couleur.
Jours fériés. Le planning les signale sur chaque vacation concernée. Ce sont les jours fériés de l'agence à laquelle appartient la vacation qui s'appliquent, donc ceux de chaque région quand vos agences sont implantées dans des régions aux calendriers différents.
Vacations passées nettement séparées, pour que personne ne modifie une journée déjà effectuée en replanifiant.
Tri personnalisé des vacations et zones redimensionnables pour les vacations et les agents.

Planifier avec des raccourcis clavier

Un clic gauche sélectionne une affectation, un clic droit ouvre les détails et les actions. Ctrl + clic gauche sélectionne plusieurs affectations, Maj + clic gauche une plage au sein d'une vacation, et Échap annule la sélection. Vous attribuez ensuite les affectations sélectionnées à un agent en un clic. Une semaine de poste du matin sur le même site se planifie ainsi en une seule opération.

Des alertes dès l'affectation

Lorsqu'une vacation est sélectionnée, le planning indique sur chaque ligne d'agent si l'affectation convient. S'il manque une qualification requise, une alerte apparaît directement dans la cellule.

Vacation sélectionnée avec 0 place sur 2 pourvue, et sur chaque ligne d'agent un champ d'affectation avec une alerte orange — La vacation du soir exige une qualification de secourisme. L'alerte orange indique que les agents ne l'ont pas.

Si vous affectez malgré tout, le planning demande confirmation et en donne la raison. La décision reste au planning, mais elle ne se prend plus par erreur.

Boîte de dialogue de confirmation avec les alertes sur les qualifications manquantes et les rattachements qui ne correspondent pas

À noter : une vacation se rattache désormais à une agence, un client ou un secteur

Une vacation ne peut plus être rattachée directement au compte de l'entreprise, seulement à une agence, un client ou un secteur. Si une vacation a plusieurs rattachements, un rattachement principal détermine les jours fériés applicables. Les vacations existantes qui dépendaient jusqu'ici directement du compte ont été rattachées automatiquement aux agences. Là où il n'existait pas d'agence, elle a été créée.

Le rattachement détermine aussi qui voit une vacation. Les planificateurs la voient et la modifient s'ils sont responsables du périmètre choisi ou d'un niveau supérieur. Dans la bourse aux vacations, les agents ne la voient que si elle relève de leur périmètre. Une vacation rattachée à l'agence n'est donc pas visible pour les agents affectés à un seul secteur.

Autres améliorations de la 9.34.0

Bourse aux vacations et échange de vacations selon les qualifications. Les agents ne voient plus que les vacations pour lesquelles ils détiennent toutes les qualifications requises, valides et validées.
Publication plus rapide. La publication d'un grand nombre de vacations en une fois se fait désormais en une seule étape, plus vite et de façon plus fiable.

Toutes les modifications de cette version et des précédentes figurent dans les notes de version (en allemand). La page plan de service présente l'ensemble des fonctions de planification.

Participer à la phase de test

Contacter le support. Écrivez à notre support que vous souhaitez tester le nouveau planning des vacations.
Activation sur votre compte. Nous activons le planning pour votre compte. À la prochaine connexion, il apparaît dans la navigation sous la planification des services.
Travailler en parallèle. L'ancien planning reste utilisable sans changement. Vous essayez le nouveau sans modifier vos processus.

Questions fréquentes sur la version 9.34.0

Pour quelles vacations le widget « Couverture des vacations » affiche-t-il des données ?

Pour les vacations en cours. Si aucune vacation n'est en cours, le widget affiche le message « Aktuell läuft keine Schicht » (aucune vacation en cours). Les vacations démarrées automatiquement peuvent être affichées sur demande.

La recherche de remplaçant m'empêche-t-elle d'affecter un agent en conflit ?

Non. La recherche de remplaçant signale les doubles affectations, les temps de repos non respectés, les absences et les dépassements du plafond d'heures ou des heures prévues au contrat, mais la décision vous appartient.

Dois-je modifier quelque chose à cause du nouveau rattachement des vacations ?

Non. Les vacations qui étaient rattachées directement au compte de l'entreprise ont été rattachées automatiquement aux agences. Là où il n'existait pas d'agence, elle a été créée. Pour les vacations à plusieurs rattachements, vérifiez que le rattachement principal est le bon, car c'est lui qui détermine les jours fériés applicables.

Le nouveau planning des vacations remplace-t-il l'ancien ?

Non. Le support active le nouveau planning compte par compte. Il apparaît alors comme entrée supplémentaire dans la navigation, et l'ancien planning reste utilisable sans changement.

Vous souhaitez essayer le nouveau planning des vacations sur votre compte ? Contactez notre support, nous l'activons pour vous. Pas encore client de COREDINATE ? Parlez à notre équipe commerciale.