Arbeitszeiterfassung Pflicht: Das gilt für Sicherheitsdienste

Das BAG hat im September 2022 entschieden, dass alle Arbeitgeber in Deutschland Arbeitszeiten erfassen müssen (Az. 1 ABR 22/21). Die meisten Ratgeber erklären diese Pflicht allgemein. Für Sicherheitsdienste ist die Lage aber komplexer: Drei separate Rechtsgrundlagen überlagern sich, der Zoll kann ohne Vorankündigung prüfen, und die Besonderheiten der Branche — 12-Stunden-Schichten, Bereitschaftszeit, wechselnde Einsatzorte — machen die Umsetzung schwieriger als im Büro.

Kurz zusammengefasst: Sicherheitsdienste unterliegen einer dreifachen Erfassungspflicht aus ArbSchG, MiLoG und ArbZG. Die MiLoG-Pflicht ist die einzige, die bereits jetzt direkt mit Bußgeldern bis 50.000 EUR durchgesetzt wird — über Zollkontrollen. Ein Umsetzungsgesetz zum BAG-Beschluss gibt es Stand September 2026 noch nicht, die Pflicht gilt aber trotzdem.

Dreifache Dokumentationspflicht für Sicherheitsdienste

Sicherheitsdienstleister dokumentieren Arbeitszeiten nicht aus einer einzigen Pflicht heraus, sondern aus drei verschiedenen Rechtsgrundlagen, die sich überlagern:

1. §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG-Beschluss)
Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das BAG legt §3 ArbSchG im Licht des EuGH-Urteils C-55/18 (CCOO) aus. Die Form ist nicht vorgeschrieben — Papier reicht derzeit noch aus. Delegation an Mitarbeiter ist zulässig, der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich.

2. §17 MiLoG (Mindestlohngesetz)
Das Wach- und Sicherheitsgewerbe ist in §2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz als eine von elf Branchen mit erhöhtem Kontrollbedarf gelistet (Nr. 10). Dadurch gilt die verschärfte Dokumentationspflicht nach §17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße werden direkt mit Bußgeldern bis 50.000 EUR geahndet — ohne vorherige behördliche Anordnung.

3. §16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz)
Bereits nach §16 Abs. 2 ArbZG muss jede Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag aufgezeichnet werden. Im Sicherheitsgewerbe, wo 12-Stunden-Schichten verbreitet sind, betrifft das praktisch jede Schicht. Aufbewahrungsfrist: mindestens zwei Jahre.

§17 MiLoG: Wenn der Zoll prüft

Von den drei Pflichten ist die MiLoG-Dokumentation die einzige, die bereits jetzt direkt bußgeldbewehrt ist. Der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS) führt in den §2a-Branchen unangemeldete Kontrollen durch und prüft dabei die Arbeitszeitdokumentation.

Fehlende oder mangelhafte Aufzeichnungen werden nicht als Ordnungswidrigkeit im Arbeitszeitrecht behandelt, sondern als Verdacht auf Mindestlohnunterschreitung. Die Konsequenzen gehen über das Bußgeld hinaus:

• Bis 50.000 EUR Bußgeld pro Verstoß (§21 Abs. 3 MiLoG)
• Ausschluss von öffentlichen Aufträgen — wer wegen MiLoG-Verstößen auffällt, kann von Vergabeverfahren ausgeschlossen werden
• Nachzahlungsforderungen — bei fehlendem Nachweis geht der Zoll von Mindestlohnunterschreitung aus

In der Praxis sind die Prüfungen im Sicherheitsgewerbe keine Seltenheit. Die Branche steht neben Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung auf der Liste der regelmäßig kontrollierten Wirtschaftszweige — zuletzt mit einer bundesweiten Schwerpunktprüfung im Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Was genau dokumentiert werden muss

Aus den drei Rechtsgrundlagen ergibt sich folgende Mindestanforderung an die Arbeitszeitdokumentation:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer (einschließlich Überstunden)
• Pausen — besonders relevant, weil vom Arbeitgeber angeordnete Kurzpausen unter 15 Minuten nach MRTV wie Arbeitszeit zu vergüten sind

Form: Derzeit nicht zwingend elektronisch. Der BAG-Beschluss lässt Papier zu. Das BMAS hat am 18.06.2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt und im August 2026 aktualisiert; er soll die elektronische Erfassung zum Regelfall machen. Beschlossen ist er nicht, ein Kabinettsbeschluss steht aus.
Frist: Spätestens am siebten Kalendertag (§17 MiLoG).
Aufbewahrung: Mindestens zwei Jahre.
Delegation: Zulässig an Mitarbeiter, Arbeitgeber bleibt verantwortlich.

Sonderfälle im Sicherheitsgewerbe

Die allgemeine Erfassungspflicht klingt einfach — Beginn, Ende, Dauer. Im Sicherheitsgewerbe wird sie durch branchenspezifische Arbeitszeitmodelle deutlich komplexer.

12-Stunden-Schichten

Schichten über zehn Stunden sind nur auf tarifvertraglicher Grundlage zulässig, und nur dann, wenn regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft anfällt (§7 Abs. 1 Nr. 1a ArbZG). Eine pauschale Annahme, dass diese Voraussetzung im Sicherheitsgewerbe generell erfüllt sei, gibt es nicht. Der MRTV nennt eine 50-Prozent-Schwelle nur in §6 Ziff. 1.7, und dort ausschließlich für 24-Stunden-Schichten im Werkfeuerwehr- und Objektschutzdienst militärischer Anlagen. Für die verbreiteten 12-Stunden-Schichten gilt §6 Ziff. 1.1 ohne Prozentschwelle. Der Anteil der Arbeitsbereitschaft ist damit für jedes Einsatzmodell einzeln zu belegen, und bei Interventions- oder Revierdienst liegt er deutlich niedriger als bei stationärer Objektbewachung. Jede Stunde über acht hinaus muss nach §16 Abs. 2 ArbZG separat dokumentiert werden. Die wöchentliche Obergrenze von 48 Stunden im 12-Monats-Durchschnitt gilt auch bei Tarifabweichungen.

Bereitschaftszeit

Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienst am Einsatzort zählen seit dem EuGH-Urteil Jaeger (C-151/02, 2003) vollständig als Arbeitszeit — auch die inaktiven Phasen. Bei stationärer Bewachung (Pförtner, Werkschutz) gibt es hier kein Abgrenzungsproblem: Die gesamte Zeit am Objekt ist Arbeitszeit.

Komplexer wird es bei Rufbereitschaft (z.B. Interventionsdienst auf Abruf). Der EuGH hat 2021 (C-580/19, Große Kammer) eine Gesamtwürdigung im Einzelfall gefordert: Je kürzer die Reaktionsfrist und je häufiger die Einsätze, desto eher ist die gesamte Rufbereitschaft als Arbeitszeit zu werten. Sicherheitsunternehmen, die Rufbereitschaft pauschal als Ruhezeit einstufen, gehen ein rechtliches Risiko ein.

Pausen bei Alleinbewachung

Bei Ein-Mann-Objekten kann der Sicherheitsmitarbeiter den Posten oft nicht verlassen. Hier werden zwei Fragen regelmäßig vermischt, die getrennt gehören.

Die Bewertung der Zeit: Eine Pause, während derer der Mitarbeiter arbeitsbereit bleiben muss, ist keine Ruhepause im Sinne des §4 ArbZG. Diese Zeit ist Arbeitszeit, muss dokumentiert und vergütet werden. Ordnet der Arbeitgeber Kurzpausen unter 15 Minuten an, sind sie nach MRTV §4 Ziff. 2 wie Arbeitszeit zu vergüten.

Die Pflicht selbst: §4 ArbZG verlangt Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Aufteilen lässt sich das in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten. Entscheidend ist Satz 3: „Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden."

Diese Pflicht wird durch Bezahlung nicht erfüllt. Wer die Zeit sauber als Arbeitszeit dokumentiert und vergütet, hat die Vergütungsfrage geklärt und die Pausenpflicht trotzdem verletzt. Der Arbeitgeber muss die Pause organisatorisch ermöglichen, etwa durch Ablösung oder eine mit dem Auftraggeber vereinbarte Schließzeit. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit nach §22 Abs. 1 Nr. 2 ArbZG mit einem Bußgeldrahmen bis 30.000 Euro, und zwar auch bei Fahrlässigkeit. Wer vorsätzlich handelt und dabei Gesundheit oder Arbeitskraft gefährdet oder beharrlich wiederholt verstößt, bewegt sich im Strafbereich des §23 ArbZG.

Nachtarbeit

Nachtarbeitnehmer (Nachtzeit: 23:00–06:00 Uhr) unterliegen einem kürzeren Ausgleichszeitraum: ein Kalendermonat statt sechs Monate. Nachtarbeitsstunden müssen für die korrekte Zuschlagsberechnung erfasst werden. Beim Nachtzuschlag hat das BAG für einen Wachmann im Nachtdienst Zuschläge von 10 beziehungsweise 12 Prozent gebilligt (BAG 11.02.2009 – 5 AZR 148/08). Ein Branchenwert lässt sich daraus nicht ableiten: Nach BAG 25.05.2022 – 10 AZR 230/19 ist im Einzelfall festzustellen, ob die Belastung durch Arbeitsbereitschaft tatsächlich geringer ausfällt. Die Darlegungs- und Beweislast dafür trägt der Arbeitgeber.

Arbeitszeiterfassung und Tätigkeitsnachweis: Zwei Pflichten, ein Problem

Sicherheitsunternehmen dokumentieren nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch die Durchführung ihrer Leistung — über ein Online-Wächterkontrollsystem (OWKS). Das sind zwei separate Nachweispflichten, die in vielen Betrieben mit zwei separaten Systemen bedient werden: eines für die Lohnabrechnung, eines für den Kundennachweis.

Der Aufwand verdoppelt sich: dieselben Mitarbeiter melden sich in zwei Systemen an und ab, Daten werden manuell abgeglichen, Fehlerquellen entstehen. Wenn ein System zwischen Zeiterfassung und Tätigkeitsnachweis nicht unterscheidet, fehlt am Ende bei der Zollprüfung die Arbeitszeitdokumentation — obwohl der Mitarbeiter nachweislich vor Ort war.

COREDINATE deckt beide Pflichten in einem System ab: Arbeitszeit (Gesamtschicht für die Lohnabrechnung) und Bereichszeit (Aufenthalt pro Objekt für die Kundenabrechnung) werden parallel erfasst — automatisch über Kontrollpunkte oder manuell über die App. Alle Daten lassen sich als PDF oder CSV exportieren.