Arbeitszeiterfassung Pflicht: Das gilt für Sicherheitsdienste

Das BAG hat im September 2022 entschieden, dass alle Arbeitgeber in Deutschland Arbeitszeiten erfassen müssen (Az. 1 ABR 22/21). Die meisten Ratgeber erklären diese Pflicht allgemein. Für Sicherheitsdienste ist die Lage aber komplexer: Drei separate Rechtsgrundlagen überlagern sich, der Zoll kann ohne Vorankündigung prüfen, und die Besonderheiten der Branche — 12-Stunden-Schichten, Bereitschaftszeit, wechselnde Einsatzorte — machen die Umsetzung schwieriger als im Büro.

Kurz zusammengefasst: Sicherheitsdienste unterliegen einer dreifachen Erfassungspflicht aus ArbSchG, MiLoG und ArbZG. Die MiLoG-Pflicht ist die einzige, die bereits jetzt direkt mit Bußgeldern bis 50.000 EUR durchgesetzt wird — über Zollkontrollen. Ein Umsetzungsgesetz zum BAG-Urteil gibt es Stand März 2026 noch nicht, die Pflicht gilt aber trotzdem.

Dreifache Dokumentationspflicht für Sicherheitsdienste

Sicherheitsdienstleister dokumentieren Arbeitszeiten nicht aus einer einzigen Pflicht heraus, sondern aus drei verschiedenen Rechtsgrundlagen, die sich überlagern:

1. §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG-Beschluss)
Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das BAG legt §3 ArbSchG im Licht des EuGH-Urteils C-55/18 (CCOO) aus. Die Form ist nicht vorgeschrieben — Papier reicht derzeit noch aus. Delegation an Mitarbeiter ist zulässig, der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich.

2. §17 MiLoG (Mindestlohngesetz)
Das Wach- und Sicherheitsgewerbe ist in §2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz als eine von elf Branchen mit erhöhtem Kontrollbedarf gelistet (Nr. 10). Dadurch gilt die verschärfte Dokumentationspflicht nach §17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße werden direkt mit Bußgeldern bis 50.000 EUR geahndet — ohne vorherige behördliche Anordnung.

3. §16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz)
Bereits nach §16 Abs. 2 ArbZG muss jede Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag aufgezeichnet werden. Im Sicherheitsgewerbe, wo 12-Stunden-Schichten verbreitet sind, betrifft das praktisch jede Schicht. Aufbewahrungsfrist: mindestens zwei Jahre.

§17 MiLoG: Wenn der Zoll prüft

Von den drei Pflichten ist die MiLoG-Dokumentation die einzige, die bereits jetzt direkt bußgeldbewehrt ist. Der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS) führt in den §2a-Branchen unangemeldete Kontrollen durch und prüft dabei die Arbeitszeitdokumentation.

Fehlende oder mangelhafte Aufzeichnungen werden nicht als Ordnungswidrigkeit im Arbeitszeitrecht behandelt, sondern als Verdacht auf Mindestlohnunterschreitung. Die Konsequenzen gehen über das Bußgeld hinaus:

• Bis 50.000 EUR Bußgeld pro Verstoß (§21 Abs. 3 MiLoG)
• Ausschluss von öffentlichen Aufträgen — wer wegen MiLoG-Verstößen auffällt, kann von Vergabeverfahren ausgeschlossen werden
• Nachzahlungsforderungen — bei fehlendem Nachweis geht der Zoll von Mindestlohnunterschreitung aus

In der Praxis sind die Prüfungen im Sicherheitsgewerbe keine Seltenheit. Die Branche steht neben Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung auf der Liste der regelmäßig kontrollierten Wirtschaftszweige — zuletzt mit einer bundesweiten Schwerpunktprüfung im Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Was genau dokumentiert werden muss

Aus den drei Rechtsgrundlagen ergibt sich folgende Mindestanforderung an die Arbeitszeitdokumentation:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer (einschließlich Überstunden)
• Pausen — besonders relevant, weil Kurzpausen unter 15 Minuten laut MRTV als Arbeitszeit gelten und vergütet werden müssen

Form: Derzeit nicht zwingend elektronisch. Das BAG-Urteil lässt Papier zu. Der Koalitionsvertrag 2025 (CDU/CSU + SPD) kündigt eine elektronische Pflicht an, ein Gesetzentwurf liegt aber Stand März 2026 nicht vor.
Frist: Spätestens am siebten Kalendertag (§17 MiLoG).
Aufbewahrung: Mindestens zwei Jahre.
Delegation: Zulässig an Mitarbeiter, Arbeitgeber bleibt verantwortlich.

Sonderfälle im Sicherheitsgewerbe

Die allgemeine Erfassungspflicht klingt einfach — Beginn, Ende, Dauer. Im Sicherheitsgewerbe wird sie durch branchenspezifische Arbeitszeitmodelle deutlich komplexer.

12-Stunden-Schichten

Schichten über zehn Stunden sind nur mit tarifvertraglicher Grundlage und regelmäßiger Arbeitsbereitschaft zulässig (§7 Abs. 1 Nr. 1a ArbZG). Zwischen BDSW und ver.di besteht eine Protokollnotiz, die pauschal 50 % Arbeitsbereitschaft im Sicherheitsgewerbe annimmt. Jede Stunde über acht hinaus muss nach §16 Abs. 2 ArbZG separat dokumentiert werden. Die wöchentliche Obergrenze von 48 Stunden im 12-Monats-Durchschnitt gilt auch bei Tarifabweichungen.

Bereitschaftszeit

Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienst am Einsatzort zählen seit dem EuGH-Urteil Jaeger (C-151/02, 2003) vollständig als Arbeitszeit — auch die inaktiven Phasen. Bei stationärer Bewachung (Pförtner, Werkschutz) gibt es hier kein Abgrenzungsproblem: Die gesamte Zeit am Objekt ist Arbeitszeit.

Komplexer wird es bei Rufbereitschaft (z.B. Interventionsdienst auf Abruf). Der EuGH hat 2021 (C-580/19, Große Kammer) eine Gesamtwürdigung im Einzelfall gefordert: Je kürzer die Reaktionsfrist und je häufiger die Einsätze, desto eher ist die gesamte Rufbereitschaft als Arbeitszeit zu werten. Sicherheitsunternehmen, die Rufbereitschaft pauschal als Ruhezeit einstufen, gehen ein rechtliches Risiko ein.

Pausen bei Alleinbewachung

Bei Ein-Mann-Objekten kann der Sicherheitsmitarbeiter den Posten oft nicht verlassen. Eine Pause, während derer der Mitarbeiter arbeitsbereit bleiben muss, ist keine Ruhepause im Sinne des §4 ArbZG. Diese Zeit muss als Arbeitszeit dokumentiert und vergütet werden. Kurzpausen unter 15 Minuten sind nach MRTV §4 Ziff. 2 ausdrücklich wie Arbeitszeit zu behandeln.

Nachtarbeit

Nachtarbeitnehmer (Nachtzeit: 23:00–06:00 Uhr) unterliegen einem kürzeren Ausgleichszeitraum: ein Kalendermonat statt sechs Monate. Nachtarbeitsstunden müssen für die korrekte Zuschlagsberechnung erfasst werden. Im Bewachungsgewerbe hat das BAG einen reduzierten Nachtzuschlag von 10–12 % anerkannt (statt der üblichen 25 %), weil in der Nachtarbeit regelmäßig Arbeitsbereitschaft anfällt (BAG 10 AZR 123/19).

Arbeitszeiterfassung und Tätigkeitsnachweis: Zwei Pflichten, ein Problem

Sicherheitsunternehmen dokumentieren nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch die Durchführung ihrer Leistung — über ein Online-Wächterkontrollsystem (OWKS). Das sind zwei separate Nachweispflichten, die in vielen Betrieben mit zwei separaten Systemen bedient werden: eines für die Lohnabrechnung, eines für den Kundennachweis.

Der Aufwand verdoppelt sich: dieselben Mitarbeiter melden sich in zwei Systemen an und ab, Daten werden manuell abgeglichen, Fehlerquellen entstehen. Wenn ein System zwischen Zeiterfassung und Tätigkeitsnachweis nicht unterscheidet, fehlt am Ende bei der Zollprüfung die Arbeitszeitdokumentation — obwohl der Mitarbeiter nachweislich vor Ort war.

COREDINATE deckt beide Pflichten in einem System ab: Arbeitszeit (Gesamtschicht für die Lohnabrechnung) und Bereichszeit (Aufenthalt pro Objekt für die Kundenabrechnung) werden parallel erfasst — automatisch über Kontrollpunkte oder manuell über die App. Alle Daten lassen sich als PDF oder CSV exportieren.