Sicherheitsdienst App: Rundgänge digitalisieren und Zeit sparen

Papierwachbücher, unleserliche Stundenzettel, fehlende Nachweise – wer einen Sicherheitsdienst leitet, kennt diese Probleme. Eine moderne Sicherheitsdienst App wie COREDINATE löst diese Herausforderungen und macht Ihre Prozesse effizienter.

In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie von der Digitalisierung profitieren – mit konkreten Funktionen, Praxisbeispielen und Erfahrungen von über 1.300 Kunden.

Die Herausforderung im modernen Sicherheitsdienst

Sicherheitsdienstleister stehen heute vor wachsenden Anforderungen: Kunden erwarten lückenlose Dokumentation, Behörden fordern Nachweise, und gleichzeitig müssen Sie Kosten im Blick behalten.

Die Realität sieht oft anders aus:

• Papier-Wachbücher sind zeitaufwändig, gehen verloren oder werden unleserlich
• Handschriftliche Stundenzettel verzögern die Lohnabrechnung um Tage
• Fehlende Echtzeit-Daten erschweren schnelle Reaktionen bei Vorfällen
• Manuelle Reports binden wertvolle Verwaltungsressourcen
• Alleinarbeit birgt Sicherheitsrisiken – ohne Überwachung merkt niemand, wenn etwas passiert

Was ist eine Sicherheitsdienst App?

Eine Sicherheitsdienst App – auch Online-Wächterkontrollsystem (OWKS) genannt – ist eine mobile Software, die Kontrollgänge digital dokumentiert. Anders als klassische Datensammler, die manuell ausgelesen werden müssen, überträgt die App alle Daten in Echtzeit in ein zentrales Portal.

Das Besondere an COREDINATE: Sie benötigen keine Spezialhardware. Jedes Android- oder iOS-Smartphone mit NFC-Funktion reicht aus. Ihre Mitarbeiter nutzen einfach ihre Diensthandys – oder sogar private Geräte, falls gewünscht.

Mit über 1.300 Kunden weltweit – vom kleinen Sicherheitsdienst bis zum Konzern mit 6.000 Standorten – hat sich das System in der Praxis bewährt.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Kontrollpunktscans mit NFC

Sicherheitsmitarbeiter scannen NFC-Tags an Kontrollpunkten mit dem Smartphone. Jeder Scan wird mit Zeitstempel und GPS-Position dokumentiert und in Echtzeit ins Portal übertragen.

Bei fehlender Verbindung – etwa in Tiefgaragen oder Kellern – können Kontrollpunkte, Aufgaben und Ereignisse auch offline erfasst werden. Voraussetzung: Der Mitarbeiter hat sich vorher mit Internetverbindung angemeldet. Die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Das bedeutet für Sie: Kein Datensammler, keine manuelle Auslesung, keine teure Spezialhardware. Mehr dazu in unserem Artikel: Kontrollpunktscans im Detail.

Digitales Wachbuch

Alle Aktivitäten werden automatisch chronologisch protokolliert: Kontrollpunktscans, Ereignisse, Schichtbeginn und -ende. Das digitale Wachbuch ersetzt Papier vollständig und ist revisionssicher.

Vorgesetzte und – falls gewünscht – auch Ihre Kunden können jederzeit auf die Dokumentation zugreifen. Über das Kundenportal geben Sie Ihren Auftraggebern individuell konfigurierbaren Zugang. Keine manuelle Nacherfassung, keine unleserlichen Einträge, keine verlorenen Seiten.

Ereigniserfassung mit Fotos

Vorfälle, Schäden und Auffälligkeiten dokumentieren Ihre Mitarbeiter direkt vor Ort – mit Fotos und optionaler Sprachdiktierfunktion. Die Ereigniserfassung überträgt Daten sofort ins Portal, sodass Sie bei kritischen Ereignissen unmittelbar reagieren können.

Aufgabenverwaltung

Aufgaben lassen sich mit spezifischen Kontrollpunkten verknüpfen. Beim Scannen zeigt die App automatisch anstehende Aufgaben an – zeitbasiert planbar. Mitarbeiter bestätigen die Erledigung direkt in der App.

Ob tägliche Sichtkontrolle, wöchentliche Wartungsprüfung oder einmalige Sonderaufgabe: Nichts wird vergessen.

Totmannalarm für Alleinarbeitende

Für Mitarbeiter, die alleine arbeiten, bietet COREDINATE eine Arbeitsplatzabsicherung mit Totmannalarm gemäß DIN VDE V 0825-11. Das System überwacht Aktivitätsmuster und löst bei längerer Inaktivität automatisch Alarm aus – über die definierten Eskalationswege bis hin zur Notrufzentrale.

Gut zu wissen: Die COREDINATE-Arbeitsplatzabsicherung entspricht in Kombination mit einem aktuellen Crosscall-Smartphone den Vorschriften der DIN V VDE V0825-11. Im Prämienverfahren der VBG werden 40% der Gesamtkosten innerhalb eines Jahres bezuschusst.

So funktioniert der Umstieg in der Praxis

1. NFC-Tags anbringen: Ihre Mitarbeiter bringen selbstklebende NFC-Tags an den Kontrollpunkten an – in wenigen Minuten pro Objekt. Kein Techniker nötig, keine aufwendige Installation.

2. App installieren: Mitarbeiter laden die COREDINATE App aus dem App Store oder Google Play. Die Einrichtung ist selbsterklärend und dauert etwa 5 Minuten.

3. Rundgänge scannen: Smartphone an den NFC-Tag halten – fertig. Der Scan wird automatisch ins Portal übertragen.

4. Auswerten und berichten: Im Dashboard sehen Sie alle Aktivitäten in Echtzeit. PDF-Reports für Kunden erstellen Sie per Knopfdruck über die Auswertungsfunktion.

Häufige Fragen von Einsatzleitern

Wie kann ich Kunden nachweisen, dass Rundgänge tatsächlich durchgeführt wurden?

Jeder Kontrollpunktscan wird mit Zeitstempel, GPS-Position und Mitarbeiter-ID dokumentiert. Diese Daten sind manipulationssicher gespeichert. Sie können Kunden automatisierte PDF-Reports zusenden oder ihnen direkten Zugriff über ein Kundenportal einrichten – mit individuell konfigurierbaren Rechten.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein Diensthandy verliert?

Das Gerät kann sofort über das Portal gesperrt werden. Da alle Daten in der Cloud gespeichert sind, gehen keine Informationen verloren. Ein Ersatzgerät ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit – App installieren, anmelden, weiterarbeiten.

Funktioniert das auch in Kellern und Tiefgaragen ohne Mobilfunkempfang?

Ja. Sobald der Mitarbeiter angemeldet ist, können Kontrollpunkte, Aufgaben und Ereignisse auch offline erfasst werden. Die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Wie schule ich meine Mitarbeiter auf das neue System?

Die App ist bewusst einfach gestaltet. Die meisten Mitarbeiter – auch ohne technische Vorkenntnisse – verstehen die Bedienung innerhalb von 10-15 Minuten. COREDINATE bietet kostenlose Einführungsschulungen und Video-Tutorials. Erfahrungsgemäß ist der Schulungsaufwand deutlich geringer als bei klassischen Datensammlern.

Kann ich mehrere Objekte mit unterschiedlichen Anforderungen verwalten?

Ja. Sie können für jedes Objekt individuelle Rundgänge, Kontrollpunkte und Aufgaben definieren. Die Rechteverwaltung erlaubt es, Mitarbeitern nur Zugriff auf bestimmte Objekte zu geben. Auch unterschiedliche Kunden-Zugänge sind möglich.

Was ist, wenn ältere Mitarbeiter kein Smartphone bedienen können?

Die App zeigt nur das Wesentliche: Scan-Knopf, Aufgabenliste, Ereignis melden. Die meisten Mitarbeiter ohne Smartphone-Erfahrung kommen nach 10-15 Minuten Einführung damit zurecht. Bei Bedarf schulen wir vor Ort.

Was kostet das pro Mitarbeiter?

COREDINATE kostet ab 32 €/Benutzer/Monat bei 2-Jahres-Laufzeit. Mit monatlicher Kündigungsoption sind es 52 €/Benutzer/Monat. Alle Kernfunktionen – NFC-Scans, Wachbuch, Ereignisse, GPS-Ortung, Zeiterfassung – sind inklusive. Optionale Add-Ons wie erweiterte Formulare oder Dienstplanung kosten extra. (Stand: Januar 2026)

Ist das DSGVO-konform?

Ja. COREDINATE wird in Deutschland entwickelt und gehostet – strenger Datenschutz ist Teil unserer DNA. Es findet keine Datenübertragung ins Ausland statt. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO und können die Datenaufbewahrung nach Ihren Anforderungen konfigurieren.

Fazit

Mit einer Sicherheitsdienst App dokumentieren Sie Rundgänge lückenlos, erstellen Reports automatisch und geben Kunden bei Bedarf direkten Zugriff auf die Daten. Die Einrichtung dauert ein paar Stunden, nicht Wochen.

Die meisten COREDINATE-Kunden sind innerhalb einer Woche produktiv.