Online-Wächterkontrollsystem für Ihren Betrieb

Kontrollgänge revisionssicher dokumentieren.

Ein Wächterkontrollsystem (OWKS) dokumentiert jeden Kontrollgang digital: Ort, Zeit, erledigte Aufgaben und Ereignisse mit Fotobeweis. Moderne Systeme wie COREDINATE nutzen dafür das Smartphone des Mitarbeiters zusammen mit NFC-Tags an den Kontrollpunkten. Das Ergebnis ist ein lückenlos nachweisbarer Revisionsbericht per Klick, ohne Papier und ohne Spezialhardware.

Im Einsatz bei über 1.300 Unternehmen

Totmannalarm nach DIN V VDE V 0825-11 inklusive

Made in Germany · DSGVO · Server in Frankfurt

Welche Arten von Wächterkontrollsystemen gibt es?

In der Praxis haben sich drei Generationen von Wächterkontrollsystemen etabliert, die parallel im Markt existieren. Der Unterschied liegt in der Art der Datenerfassung und in der Geschwindigkeit, mit der Auftraggeber Einblick in die geleisteten Kontrollgänge bekommen.

Mechanisches Wächterkontrollsystem

Die klassische Stechuhr. Der Mitarbeiter trägt ein Uhrkontrollsystem bei sich und löst an jedem Kontrollpunkt einen Schlagzylinder aus, der Zeit und Station auf einem Papierstreifen protokolliert. Niedrige Anschaffung, hoher Ausleseaufwand, keine Echtzeit-Daten, keine Fotobeweise.

Elektronisches Offline-Wächterkontrollsystem

NFC- oder iButton-Stäbe mit internem Speicher. Die Scans werden erst beim Einlesen an der Dockingstation zum Server übertragen, in der Regel einmal pro Schicht. Der Auftraggeber sieht den Bericht erst am Folgetag.

Online-Wächterkontrollsystem (OWKS)

Smartphone-basierte Cloud-Lösung wie COREDINATE. NFC-Tags an den Kontrollpunkten, Smartphone als Erfassungsgerät, Live-Übertragung ins Portal. Ereignisse und Fotobeweise sind innerhalb von Sekunden nach dem Scan für Einsatzleitung und Auftraggeber sichtbar.

Was das Wächterkontrollsystem (OWKS) in der Praxis erfasst

Ein Kontrollgang im Wächterkontrollsystem erzeugt acht Datentypen. Die folgende Tabelle zeigt, welche das sind und welche technischen Eigenschaften bei der Systemauswahl den Unterschied machen.

Was wird erfasst	Wie	Technische Eigenschaft
Kontrollpunktscans	NFC-Tag, Bluetooth Beacon oder GPS-Punkt	Zeitstempel unveränderbar nach Upload · Offline-Puffer 4–5 Tage
Standort	GPS-Ortung, batterieoptimiert	Bewegungsverlauf der Schicht, filterbar · GPS-Tracks 6 Monate · DSGVO-konforme Deaktivierung möglich
Ereignisse	Foto + Diktat mit Auto-Transkription ins Deutsche	Echtzeit-Übertragung · kategorisierbar für Revision · Fotobeweise unveränderbar gespeichert · Sprachnotizen automatisch in korrektem Deutsch transkribiert
Aufgabenstatus	Erscheint automatisch beim Scan als Pflichtfeld	"Erledigt / Nicht erledigt + Begründung", lückenlos im Wachbuch
Alarmauslösung	Manueller Notfallknopf (Crosscall CORE M6) oder automatisch nach Inaktivität	DIN V VDE V 0825-11 · VBG-förderungsfähig (40% Kostenübernahme)
Schichtzeiten	Automatisch beim NFC-Scan an definierten Kontrollpunkten	CSV-Export · Lohnbuchhaltungs-kompatibel · kein Stundenzettel
Formulare & Checklisten	Digitale Nachbildung eigener Papierformulare	Pflichtfelder · automatische Erinnerungen · an Kontrollpunkte koppelbar
Schlüsselübergaben	Manuelle Dokumentation oder NFC-Schlüsselplomben	Vollständige Bewegungshistorie · eindeutige Zuordnung · manipulationssichere Plomben

Installation in Eigenregie

Ihre Mitarbeiter bringen die NFC-Tags selbst an den Kontrollpunkten an, scannen sie mit der App und vergeben eine Bezeichnung. Das dauert Minuten pro Tag und erfordert weder einen Techniker noch ein spezielles Gerät. Mehr zu Kontrollpunktscans →

Auch ohne Empfang einsatzbereit

In Tiefgaragen, Kellern oder Funklöchern speichert die App alle Scans bis zu fünf Tage lokal auf dem Gerät. Sobald wieder eine Verbindung besteht, synchronisiert sie automatisch. Datenlücken oder manuelle Nacherfassungen nach der Schicht gibt es nicht. Grundlagen: Was ist ein Wächterkontrollsystem? →

Eigene Formulare und Checklisten digitalisieren

Mit den flexiblen Formularen bilden Sie bestehende Papierchecklisten in COREDINATE nach und verknüpfen sie mit Kontrollpunkten. Beim Scannen eines Heizungsraums erscheint beispielsweise automatisch die Checkliste für den Wasserzähler. Pflichtfelder verhindern, dass Punkte übersprungen werden, und alle ausgefüllten Formulare sind sofort im Portal sichtbar.

Schlüsselübergaben lückenlos dokumentiert

COREDINATE erfasst jede Schlüsselübergabe mit Datum, Uhrzeit und dem Namen des verantwortlichen Mitarbeiters. Neben der manuellen Dokumentation über die App gibt es manipulationssichere NFC-Schlüsselplomben, die ein ganzes Schlüsselbund per Scan identifizieren. Eine unbefugte Entnahme erfordert die sichtbare Beschädigung der Plombe, was eine zusätzliche physische Absicherung bietet.

Auch im Einsatz bei: Facility Management, Werkschutz, Veranstaltungssicherheit, Parkraumbewirtschaftung und vorbeugender Brandschutz.

Aus welchen Komponenten besteht ein Wächterkontrollsystem?

Ein vollständiges Wächterkontrollsystem besteht aus fünf Bestandteilen. Der Erfolg eines Einsatzes hängt davon ab, dass alle fünf reibungslos zusammenspielen, ohne dass der Mitarbeiter in der Nachtschicht darüber nachdenken muss.

Kontrollpunkte am Objekt

NFC-Tags, QR-Codes, Bluetooth-Beacons oder GPS-Zonen, angebracht dort, wo ein Mitarbeiter nachweislich vorbei muss. In COREDINATE kombinierbar: ein Objekt kann NFC, Bluetooth und GPS gleichzeitig nutzen. Details zu Kontrollpunktscans →

Erfassungsgerät in der Hand

Ein handelsübliches Smartphone mit NFC. Kein Spezialgerät erforderlich. Wer Totmannalarm benötigt, wählt den Crosscall CORE M6.

Server und Cloud-Backend

Speichert Scans, Ereignisse und GPS-Tracks revisionssicher. Bei COREDINATE geo-redundant in Frankfurt, DSGVO-konform.

Admin-Portal

Einsatzleiter konfigurieren hier Rundgänge, Schichten und Auswertungen. Über das Rechtesystem wird festgelegt, wer was sehen darf. Kundenzugang optional für den Auftraggeber.

Reporting und Schnittstellen

PDF-Berichte per Klick, CSV-Export in die Lohnbuchhaltung, offene JSON-Schnittstellen für Ticketing oder Alarmempfang.

COREDINATE im Einsatz: 3 Praxisbeispiele

Fitness-Studio

Besser mit digitalem Wächterkontrollsystem: Rundgänge und Reinigungsprotokolle dokumentieren.

Parkmanagement

Zeit sparen mit digitalem Wächterkontrollsystem: Parkhaus-Rundgänge und Schadensdokumentation.

Brandschutz

Geld sparen mit digitalem Wächterkontrollsystem: Brandschutzprüfungen und Wartungsrundgänge.

Mitarbeitersicherheit

Totmannalarm nach DIN V VDE V 0825-11, in beiden Paketen inklusive

Ein Notrufknopf hilft nur, solange der Mitarbeiter ihn noch drücken kann. Deshalb erkennt das Wächterkontrollsystem zusätzlich Inaktivität und löst den Alarm automatisch aus. Beide Alarmtypen erfüllen in Kombination mit dem Crosscall CORE M6 die DIN V VDE V 0825-11 und sind über das VBG-Prämienverfahren förderungsfähig.

Manueller Notfallknopf

Ein Knopfdruck am Crosscall CORE M6 löst sofort Alarm aus. Für Situationen, in denen der Mitarbeiter noch handeln kann: Überfall, medizinischer Notfall, akute Gefahr.

Automatischer Inaktivitätsalarm

In konfigurierbaren Intervallen fordert die App den Mitarbeiter zur Bestätigung auf. Bleibt die Reaktion aus, folgt zunächst ein Voralarm. Kommt auch dann keine Rückmeldung, wird der Alarm automatisch ausgelöst. Das funktioniert selbst dann, wenn der Mitarbeiter bewusstlos oder handlungsunfähig ist.

Ablauf bei Alarmauslösung

Inaktivität erkannt, App löst Voralarm aus

Keine Reaktion, Totmannalarm wird ausgelöst

Sprachverbindung zur hinterlegten Nummer

GPS-Position + letzter Kontrollpunktscan im Portal sichtbar

Akustischer Alarmton am Gerät zur Ortung vor Ort

Mit der Totmannschaltung fühlt sich auch der Kollege sicher, da ich nicht nur seinen Standort, sondern im Unfallfall seinen Zustand kenne. Für beide also eine sichere Sache. So geht man verantwortungsvoll mit Mitarbeitern um.

Volker Frisse · Protection One GmbH

Was Ihr Auftraggeber beim Wächterkontrollsystem-Report sieht

Bei einer Revision will Ihr Auftraggeber wissen, ob das Wächterkontrollsystem die vereinbarten Kontrollpunkte zu den vereinbarten Zeiten abgelaufen wurden. Der PDF-Export aus dem OWKS zeigt genau das: Mitarbeitername, Kontrollpunkt, Uhrzeit, GPS-Koordinaten und angehängte Fotos. Der Bericht lässt sich mit einem Klick im Portal generieren.

Handschriftliche Protokolle können nachträglich befüllt werden, und das wissen alle Beteiligten. Das Vertrauen in papierbasierte Nachweise sinkt nicht aus Böswilligkeit, sondern weil die Lücken offensichtlich sind und vor Gericht oder bei Versicherungsfällen nicht standhalten.

In COREDINATE sind alle Daten nach dem Upload unveränderbar. Das ist technisch erzwungen, nicht per Betriebsvereinbarung. Auch ein Administrator kann rückwirkend nichts löschen oder verändern. Kontrollpunktscans stehen für die gesamte Vertragslaufzeit zur Verfügung, GPS-Tracks für sechs Monate. Der PDF-Bericht entsteht per Klick, nicht in 30 Minuten Nacharbeit nach der Nachtschicht. Alle Ereignisse fließen automatisch ins digitale Wachbuch, das ebenfalls revisionssicher und exportierbar ist.

Was der PDF-Bericht enthält

Mitarbeitername und Schichtzeiten
Kontrollpunkte mit Zeitstempel und GPS
Angehängte Fotos und Ereignisse
Aufgabenstatus pro Kontrollpunkt
Alle Daten unveränderbar nach Upload
Verfügbar für die gesamte Vertragslaufzeit

„Wir nutzen COREDINATE, um unseren Kunden übersichtliche und dokumentenechte Reportings über unsere erbrachten Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen."

Till Niesmann, Geschäftsführer · GARANDUS Sicherheitsdienste

Wächterkontrollsystem manipulieren: warum das technisch ausgeschlossen ist

Ein Wächterkontrollsystem ist nur dann ein Nachweisinstrument, wenn dokumentierte Kontrollen nachträglich nicht mehr verändert werden können. In der Praxis unterscheiden sich die Systeme hier erheblich.

COREDINATE sichert die Manipulationsfreiheit technisch, nicht organisatorisch. Jeder Scan bekommt beim Upload einen serverseitigen Zeitstempel, der auf dem Gerät nicht beeinflussbar ist. Nach dem Upload sind Scans, Ereignisse und Fotobeweise unveränderbar: auch ein Administrator kann rückwirkend nichts löschen oder anpassen.

Für Revisionen, Versicherungsfälle oder Gerichtsverfahren heißt das: Der PDF-Bericht ist kein Ausdruck einer bearbeitbaren Datenbank, sondern der Auszug eines Audit-Logs. Die Protokollierung ist DSGVO-konform umgesetzt, die Daten stehen für die gesamte Vertragslaufzeit zur Verfügung, GPS-Tracks für sechs Monate.

Was in COREDINATE unveränderbar ist

Serverseitige Zeitstempel jedes Scans
GPS-Koordinaten beim Scan
Fotobeweise mit Zeit- und Geostempel
Ereignismeldungen und Sprachnotizen
Aufgabenstatus pro Kontrollpunkt
Speicherung: Vertragslaufzeit (GPS-Tracks 6 Monate)

Häufige Fragen zum Wächterkontrollsystem

Funktioniert das System auch offline, zum Beispiel in Tiefgaragen?

Ja. Die App speichert alle Scans bis zu fünf Tage lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Das gilt für NFC-Scans, Ereignisse und die Zeiterfassung gleichermaßen.

Was passiert bei einem Serverausfall? Gehen Daten verloren?

Nein. COREDINATE läuft auf geo-redundanter AWS-Infrastruktur in Frankfurt mit automatischem Failover. Fällt ein Server aus, übernimmt ein zweiter nahtlos, und die App arbeitet in der Zwischenzeit offline weiter. Daten gehen dabei nicht verloren.

Können Mitarbeiter Scans nachträglich verändern oder löschen?

Nein. Alle Kontrollpunktscans, Ereignisse und Zeitstempel sind nach dem Upload technisch unveränderbar. Auch ein Administrator kann rückwirkend nichts löschen oder anpassen. Die Revisionssicherheit basiert auf der technischen Unmöglichkeit der Manipulation, nicht auf einer Betriebsvereinbarung.

Wir nutzen bereits ein anderes OWKS. Können wir COREDINATE parallel testen?

Ja, das Testset ist genau dafür konzipiert. Sie erhalten NFC-Tags und ein Gerät für 14 Tage und können das Wächterkontrollsystem an einem Objekt Ihrer Wahl parallel zu Ihrem bestehenden System einsetzen. Es gibt keinen Migrationsaufwand und kein Kündigungsrisiko. Der Parallelbetrieb ist der einfachste Weg zum direkten Vergleich.

Erfüllt der Totmannalarm die Anforderungen der DGUV für Alleinarbeit?

Ja. COREDINATE entspricht in Kombination mit dem Crosscall CORE M6 der DIN V VDE V 0825-11. Das ist die technische Norm, auf die sich die DGUV-Regelungen für Personen-Notsignal-Anlagen beziehen. Das VBG-Prämienverfahren bezuschusst qualifizierte Systeme mit bis zu 40 % der Gesamtkosten. Mehr zu Alleinarbeiterschutz und Förderung →

Kundenzugang: Was Ihr Auftraggeber im Wächterkontrollsystem sieht

Aus Sicht des Sicherheitsdienstes

Schluss mit manuellem Reporting

Ihr Auftraggeber bekommt konfigurierbaren Direktzugriff auf Echtzeit-Daten und PDF-Reports. Was er sieht, steuern Sie über das Rechtesystem. Das ersetzt E-Mail-Anhänge, tägliche Zusammenfassungen und „Können Sie mir nochmal den Bericht schicken?"-Anrufe. Bei Ausschreibungen ist der optionale Kundenzugang oft das Argument, das den Zuschlag bringt.

Aus Sicht des Auftraggebers

Echtzeit-Einblick statt Nachfragen

Aktive Schichten, abgeschlossene Kontrollpunkte und gemeldete Ereignisse mit Fotobeweisen sind jederzeit einsehbar. Auftraggeber, die mehrere Dienstleistungspartner vergleichen, erkennen sofort den Unterschied zum Sicherheitsdienst mit digitalem Wächterkontrollsystem.

„An COREDINATE gefällt uns, dass man gleich Zugriff auf das System hat (egal wo man sich befindet) und sieht, wenn irgendetwas zugestellt oder defekt ist, da der Kollege vor Ort gleich Bilder davon machen kann. Der Kunde kann das Problem dann gleich beheben."

Heike Achtzehnter, Einsatzleiterin · SDS Sicherheitsdienste GmbH

In 4 Schritten zum ersten dokumentierten Kontrollgang mit dem OWKS

Die Einführung des Wächterkontrollsystems braucht weder einen Setup-Termin noch eine Schulung. So läuft es ab:

Testset bestellen

Sie erhalten NFC-Tags, Zugangsdaten für das Portal und auf Wunsch ein Crosscall-Leihgerät per Post. Die Testphase dauert 14 Tage und erfordert weder eine Kreditkarte noch einen Vertrag. Wenn Sie bereits ein Android- oder iOS-Smartphone mit NFC haben, können Sie auch dieses verwenden.

NFC-Tags anbringen

Ihre Mitarbeiter kleben die Tags an den Kontrollpunkten an und benennen sie direkt in der App per Scan. Das dauert wenige Minuten und braucht weder Werkzeug noch einen Techniker.

Rundgänge im Portal konfigurieren

Kontrollpunkte zu Rundgängen zusammenfassen, Reihenfolge festlegen, Aufgaben verknüpfen. Im selben Portal richten Sie auch den integrierten Dienstplan ein, der Urlaub, Krankheit und Qualifikationen berücksichtigt und abgeschlossene Schichten automatisch in die Zeiterfassung übernimmt. Der CSV-Export geht direkt in die Lohnbuchhaltung, manuelle Stundenzettel entfallen. Ersteinrichtung für ein Objekt mittlerer Größe: ca. 30 Minuten.

Ersten Bericht generieren

Sobald der erste Rundgang im Wächterkontrollsystem abgeschlossen ist, können Sie den PDF-Bericht per Klick im Portal abrufen. Falls gewünscht, richten Sie jetzt auch den Auftraggeber-Zugang ein. Die Daten stehen sofort zur Verfügung, es gibt keine Nacharbeit nach der Schicht.

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