Bewacherregister: Saisonkräfte und Nachunternehmer melden

Ein Sicherheitsdienst, der ab Ende November einen Weihnachtsmarkt mit zusätzlichen Saisonkräften besetzt, arbeitet im Bewacherregister mit drei Verfahren: Neuerfassung, Verknüpfung und Abmeldung. Wie viel Vorlauf eine Saisonkraft braucht, hängt davon ab, ob sie neu erfasst oder nur verknüpft wird, und mit der Abmeldung am Saisonende beginnt das Zeitfenster, in dem sie im nächsten Jahr wieder verknüpft werden kann.

Kurz zusammengefasst: Neuerfassungen im Bewacherregister brauchen Vorlauf, Berlin nennt vier Wochen, wenn keine weitergehende Prüfung nötig ist. Wer eine gültige, freigegebene Bewacher-ID hat, wird verknüpft statt neu erfasst, die Verknüpfung kostet keine Gebühr. Nachunternehmer melden ihr Personal unter ihrer eigenen Erlaubnis an, entliehene Wachpersonen melden Sie selbst.

Die Grundpflicht, also wer angemeldet werden muss, welche Daten die Behörde prüft und was auf dem Dienstausweis steht, erklärt unser Beitrag zu den Pflichten aus der Bewachungsverordnung.

Bewacherregister-Zeitplan: Wann die Anmeldung beginnen sollte

Rechnen Sie bei jeder Neuerfassung mit mehreren Wochen Prüfzeit und fragen Sie Dauer und Gebühr bei der zuständigen Behörde nach. Als Anhaltspunkt nennt das Land Berlin für die Anmeldung von Wachpersonen eine Bearbeitungsdauer von vier Wochen, „soweit keine weitergehende Prüfung erforderlich ist“, und eine Rahmengebühr von 50 bis 350 Euro je gemeldeter Wachperson.

Mit Berliner Zahlen gerechnet, sollte die Anmeldung neuer Personen für einen Markt, der Ende November öffnet, bis Ende Oktober eingereicht sein, und auch dann bleibt das Risiko einer längeren Prüfung. Ihr Betrieb muss im Bewacherregister selbst freigegeben sein, sonst ist keine Anmeldung möglich. Außerdem darf das Feld für den Tätigkeitsbeginn bei einer Neuerfassung nicht in der Vergangenheit liegen, eine rückwirkende Anmeldung scheidet also aus.

Bei Saisonkräften ohne Hauptwohnsitz in Deutschland prüft nach § 34a Abs. 1a GewO die Behörde am Betriebssitz des Unternehmens, das sie als erstes anmeldet.

Erfassen oder verknüpfen: Die erste Frage an jede Saisonkraft

Fragen Sie schon im Bewerbungsgespräch nach der Bewacher-ID. Ist die Person mit einer gültigen ID bereits freigegeben, verknüpfen Sie sie mit Ihrem Betrieb, statt sie neu zu erfassen. Die Verknüpfung kostet keine Gebühr, und laut Registerbehörde kann eine freigegebene Wachperson danach direkt tätig werden.

§ 16 Abs. 3 BewachV beschreibt diesen Weg: Bei gültiger ID erhalten Sie eine elektronische Bestätigung, wenn Ihre Angaben mit den Registerdaten übereinstimmen. Weicht etwas ab, ist die Verknüpfung nicht möglich. Sie brauchen ID, Personendaten, Meldeanschrift und Ausweisnummer so, wie sie im Register stehen. Nach einem Umzug oder mit einem neuen Ausweis passen Ihre Unterlagen womöglich nicht mehr dazu. Dann gleichen Sie die hinterlegten Daten mit der zuständigen Behörde ab, verknüpfen mit diesen Daten und melden die Änderung erst danach. Qualifikationsdaten übermitteln Sie bei bestehender ID nur, wenn die Person eine neue Qualifikation mitbringt oder die geplante Tätigkeit eine höhere verlangt (§ 16 Abs. 3 Nr. 7 BewachV).

Neuerfassung: Was vor dem Absenden stimmen muss

Die Registerbehörde verlangt bei der Neuerfassung sämtliche Vornamen statt nur des Rufnamens, die Qualifikation exakt so wie auf dem IHK-Nachweis und als Ausweisart das Dokument, das die Person auch im Dienst bei sich trägt. Hochgeladene Dateien dürfen höchstens 25 MB groß sein und keine Leerzeichen im Namen haben.

Die angegebene Tätigkeit muss zum Auftrag passen. Für Kontrollgänge „im öffentlichen Verkehrsraum oder in Hausrechtsbereichen mit tatsächlich öffentlichem Verkehr“ verlangt § 34a Abs. 1a GewO die Sachkundeprüfung, eine Unterrichtung reicht dafür nicht. Für zugangsgeschützte Großveranstaltungen kommt eine Abfrage beim Verfassungsschutz hinzu, auch für Personen ohne Leitungsfunktion. Die Ausweiskopie, die Sie hochladen, müssen Sie danach nach § 11b Abs. 5 GewO unverzüglich vernichten, auch die digitale.

Während die Prüfung läuft

Solange die Behörde prüft, können Sie die Daten der Person nicht ändern. Im Register steht sie zunächst auf „Bereit zur Prüfung“, dann auf „In Prüfung“. Ihre Möglichkeiten in dieser Phase sind begrenzt: abwarten oder die Anmeldung stornieren, etwa wenn die Kraft abspringt.

Die Behörde kann die Person freigeben, nicht zulassen oder den Antrag zurückweisen. Nur nach einer Zurückweisung können Sie Angaben korrigieren und Dokumente nachreichen. Hat die Behörde den Antrag zur Prüfung beim Verfassungsschutz freigegeben, ist eine Zurückweisung nicht mehr möglich, dann bleiben nur Freigabe oder Nichtzulassung. Für die Dienstplanung heißt das, Ersatzkräfte für den Fall einzuplanen, dass einzelne Freigaben zum Marktstart fehlen.

Erster Einsatz: Mitteilung weitergeben, Ausweis ausstellen

Liegt die Freigabe vor, unterrichten Sie die Person über die Mitteilung der Behörde (§ 16 Abs. 2 BewachV) und stellen ihr spätestens vor der ersten Aufnahme der Tätigkeit den Dienstausweis nach § 18 BewachV aus. Bereiten Sie den Ausweis vor, damit eine späte Freigabe die erste Schicht nicht verschiebt.

Wie Sie die Dienstanweisung für neue Kräfte aufbauen, zeigt der Artikel zur Dienstanweisung im Sicherheitsdienst.

Während der Saison: Änderungen unverzüglich melden

Ändern sich Daten einer Wachperson, melden Sie das unverzüglich über das Register, spätestens 14 Tage nachdem Sie davon erfahren haben (§ 11b Abs. 6 GewO). Das betrifft Personendaten ebenso wie Tätigkeit und Qualifikation, etwa wenn eine Aushilfe während der Saison die Sachkundeprüfung besteht.

Pro Person läuft immer nur eine Änderungsmitteilung, und Einsatzart oder Qualifikation werden getrennt von Personendaten beantragt. Umzug und neuer Nachweis gehen also nacheinander. Die Zuordnung zu einer anderen Betriebsstätte ändern Sie bei freigegebenen Personen dagegen ohne Änderungsmitteilung.

Saisonende: Abmeldung im Bewacherregister und die Ein-Jahres-Regel

Melden Sie Saisonkräfte nach Vertragsende über das Register ab. § 11b Abs. 6 GewO verpflichtet Sie, Wachpersonen „sechs Wochen nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses“ abzumelden. Eine Genehmigung der Behörde braucht die Abmeldung nicht. Personen, deren Anmeldung noch nicht freigegeben ist, werden storniert statt abgemeldet.

Bei befristeten Verträgen können Sie das Vertragsende schon zu Saisonbeginn als Abmeldedatum eintragen. Liegt das Datum in der Zukunft, meldet das Register die Person zu diesem Tag automatisch ab, und bis dahin können Sie das Datum ändern, falls der Einsatz verlängert wird. Ein Datum in der Vergangenheit wirkt sofort und lässt sich nicht zurücknehmen. Danach haben Sie keinen Zugriff mehr auf die Daten der Person.

Laut Registerbehörde können Sie eine abgemeldete Person in der Regel bis zu einem Jahr nach der Abmeldung wieder verknüpfen. Gelöscht werden die Daten nach § 11b Abs. 8 GewO ein Jahr nach Abmeldung des letzten Beschäftigungsverhältnisses der Person, also nicht zwingend ein Jahr nach Ihrer Abmeldung, wenn sie zwischendurch bei einem anderen Betrieb gemeldet war. Eine Kraft, die Ende Dezember abgemeldet wird und im folgenden November zurückkommt, liegt innerhalb dieses Fensters. Sind ihre Daten dagegen gelöscht, bleibt nur die Neuerfassung.

Nachunternehmer und Leihpersonal: Wer im Bewacherregister wen meldet

Ein Nachunternehmer braucht eine eigene Erlaubnis nach § 34a GewO und meldet seine Wachpersonen unter seinem eigenen Betrieb an. Wer dagegen Wachpersonen im Wege der Arbeitnehmerüberlassung entleiht, muss sie nach § 16 Abs. 5 BewachV selbst über das Register anmelden. Im gesamten Datenbestand des Registers suchen können Sie als Betrieb nicht.

Für die Einsatzvorbereitung empfehlen wir deshalb drei Prüfschritte: sich vor Vertragsschluss die Erlaubnis des Nachunternehmers zeigen lassen, vor der ersten Schicht eine Einsatzliste mit Namen und Bewacher-ID anfordern und am Objekt die Dienstausweise abgleichen. Auf dem Ausweis steht die Register-ID des Nachunternehmers, nicht Ihre. Unabhängig davon haften Sie nach § 14 AEntG in Verbindung mit § 13 MiLoG für den Nettomindestlohn der Beschäftigten Ihres Nachunternehmers wie ein Bürge.

Führen Sie eigene Kräfte und Nachunternehmer in einem Plan, empfiehlt es sich, Freigabe und Qualifikation jeder Person vor der Schichtzuteilung zu prüfen. Der Dienstplan von COREDINATE berücksichtigt Qualifikationen bei der Verteilung der Schichten. Die Registerfreigabe selbst erteilt weiter nur die Behörde.

Häufige Fragen

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