COREDINATE OWKS · Funktion

Dienstplan für Sicherheitsdienste

Rund um die Uhr besetzte Objekte, elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten und für jeden Posten die passende Qualifikation: Ein Dienstplan im Sicherheitsdienst muss mehr leisten als ein Monatsraster.

Mit dem COREDINATE-Dienstplan planen Sie Schichten mit Ruhezeit-Regeln, Urlaub, Krankheit und Qualifikationen, und auf Wunsch entsteht die Arbeitszeit direkt aus der Schicht. Die Dienstplanung kostet 4 € pro Benutzer und Monat und wird nur für Benutzer mit Dienstplan-Zugriff berechnet. Lieber erst mit Excel starten? Unsere Dienstplan-Vorlage ist kostenlos.

Dienstplan kostenlos testen Excel-Vorlage herunterladen →

4 €/Benutzer/Monat

nur Benutzer mit Dienstplan-Zugriff

WKS-unabhängig

funktioniert mit jedem Wächterkontrollsystem

Schicht als Arbeitszeit

optional pro Schicht, ohne Stundenzettel

Was ein Dienstplan im Sicherheitsdienst leisten muss

Ein Dienstplan im Sicherheitsdienst verteilt Kräfte so auf Objekte, dass jeder Posten besetzt ist, jede Kraft die geforderte Qualifikation hat und niemand gegen das Arbeitszeitgesetz eingeteilt wird. Dazu muss er Urlaub und Krankheit kennen und am Monatsende belegen, wer wann gearbeitet hat.

Bei einem 24/7-Objekt mit Früh-, Spät- und Nachtdienst entstehen beim Tausch einer Schicht schnell Wechsel mit weniger als den mindestens elf Stunden ununterbrochener Ruhezeit, die § 5 Arbeitszeitgesetz verlangt. Fällt eine Kraft kurzfristig aus, muss die Disposition wissen, wer frei ist und die Unterrichtung oder Sachkunde nach § 34a GewO für genau diesen Posten hat. Und weil das Wach- und Sicherheitsgewerbe unter die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz fällt, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Folgetags aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Was der COREDINATE-Dienstplan bietet

Das Dienstplan-Modul ist das Planungswerkzeug im COREDINATE®-Portal. Es ersetzt die separate Tabelle und gibt geplante Schichten auf Wunsch direkt an die Zeiterfassung weiter.

Funktion	Was sie leistet	Wirkung im Alltag
Schichtplanung	Kräfte auf Objekte und Zeiträume verteilen, unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit und Qualifikationen; mehrere Schichten pro Mitarbeiter und Tag	Pläne, die zur tatsächlichen Verfügbarkeit passen
Ruhezeiten als Regel	Der Schichtplaner beachtet, wie lange ein Mitarbeiter zwischen zwei Diensten pausieren muss	Die Ruhezeit wird beim Tausch und beim Einspringen mitgeplant, nicht erst nachträglich geprüft
Qualifikationen und Abwesenheiten	Qualifikationen mit Gültigkeit (gültig, läuft bald ab, abgelaufen) und Urlaubskontingente werden im Portal gepflegt und fließen in die Planung ein	Ablaufende Nachweise sind im Portal sichtbar, bevor sie zum Problem im Einsatz werden
Schicht als Arbeitszeit	Mit dem Merkmal „Schichtzeiten als Arbeitszeiten“ startet und endet die Arbeitszeit automatisch mit der Schicht	Kein Übertrag vom Plan auf den Stundenzettel
Erinnerungen und Kommentare	Kommentare zu Schichtzuweisungen, Erinnerungen für anstehende Schichten, Benachrichtigungen auch in der Standard-App	Die Kraft wird auf dem Diensthandy an ihren Dienst erinnert
Nachvollziehbarkeit	Änderungshistorie für Schicht-Vorlagen mit Vorher, Nachher und Auswirkung auf bestehende Dienste; Schichten auch rückwirkend anlegen	Klärbar, wer eine Schicht-Vorlage wann geändert hat
Übersicht	Farbige Schichten, Druckansichten für Dienstplan und Mitarbeiterübersicht, Übersichtselemente zum Planungsstand, speicherbare Filter	Der Plan hängt auf Wunsch auch ausgedruckt in der Wache

Wie der Dienstplan im Alltag aussieht

Das Video zeigt den Dienstplan im COREDINATE-Portal.

Arbeitszeit direkt aus der Schicht

COREDINATE trennt zwei Zeittypen, die im Sicherheitsdienst für verschiedene Abrechnungen gebraucht werden.

Zeittyp	Was wird erfasst	Wofür relevant
Arbeitszeit	Die Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters	Lohnabrechnung, Arbeitszeitgesetz, Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG
Bereichszeit	Die Aufenthaltsdauer in definierten Bereichen oder Objekten	Abrechnung gegenüber dem Auftraggeber, Nachweis pro Objekt

Wie die Arbeitszeit entsteht, legen Sie fest. Mit dem Merkmal „Schichtzeiten als Arbeitszeiten“ folgt sie dem Dienstplan. Alternativ startet sie beim Scan eines Kontrollpunkts oder beim Betreten eines Geofence, also einer digitalen Bereichsgrenze. An einer Pforte mit vielen Kräften stempeln Mitarbeiter im Stempeluhrmodus nacheinander ein, und für Dienste ohne Kontrollpunkt, etwa am Empfang, erfassen sie die Zeit manuell in der App. Wer länger als 24 Stunden eingestempelt bleibt, wird automatisch ausgestempelt.

Für Unternehmen mit Dienstplan gibt es eine eigene Abrechnungsseite, auf der Sie die Arbeitszeiten nach Schichtzuordnungen filtern, aufbereiten und als CSV für die Lohnbuchhaltung exportieren.

COREDINATE Dienstplan in der App auf dem Smartphone

Dienstplan-Vorlage für Sicherheitsdienste (Excel, kostenlos)

Wenn Sie nur ein Objekt mit wenigen Kräften planen, reicht oft eine Tabelle. Unsere Dienstplan-Vorlage für Excel ist auf den Sicherheitsdienst zugeschnitten und ohne Formular herunterladbar. Sie enthält ein Monatsraster für 20 Mitarbeiter mit den Schichtcodes Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst, 12-Stunden-Tagdienst, Urlaub, Krank und Frei. Schichten, Stunden, Urlaubs- und Krankheitstage rechnen sich pro Mitarbeiter automatisch, und Besetzungszeilen unter dem Raster zeigen pro Tag, wie viele Kräfte in jeder Schicht eingeteilt sind. Die Stunden pro Code passen Sie in der Legende an, etwa für 12-Stunden-Dienste. Ein zweites Blatt zeigt einen vorwärtsrotierenden 3-Schicht-Plan für vier Mitarbeiter auf einem Posten.

Dienstplan-Vorlage Sicherheitsdienst herunterladen (XLSX)

Die Vorlage prüft keine Qualifikationen nach § 34a GewO, warnt nicht, wenn zwischen zwei Diensten weniger als elf Stunden liegen, und überträgt nichts in Zeiterfassung oder Lohnabrechnung. Wer diese drei Punkte braucht, braucht den integrierten Dienstplan. Weitere Vorlagen finden Sie in unseren Arbeitshilfen.

Funktioniert mit jedem Wächterkontrollsystem

Das Dienstplan-Modul ist nicht an das COREDINATE-OWKS® gebunden. Wenn Sie bereits ein anderes Wächterkontrollsystem nutzen, setzen Sie den Dienstplan trotzdem ein und verwalten die Benutzer in einem System. Ihre Mitarbeiter nutzen eine einzige Arbeitsplattform.

Für bestehende COREDINATE-Kunden laufen Dienstplan, Zeiterfassung, Wachbuch, Auswertungen und Kontrollpunktscans auf einer Plattform mit einer Benutzerverwaltung.

Was kostet der Dienstplan?

Die Dienstplanung kostet 4 € pro Benutzer und Monat. Berechnet werden nur Benutzer mit Dienstplan-Zugriff. Damit ist die Dienstplanung die einzige Funktion, die pro Benutzer abgerechnet wird.

Das Wächterkontrollsystem selbst rechnet pro Gerät ab: COREDINATE Basic kostet 32 € pro Gerät und Monat bei zwei Jahren Laufzeit, COREDINATE Flex 52 € pro Gerät und Monat bei monatlicher Kündbarkeit. Beide Tarife enthalten dieselben Funktionen. Bei Aktivierung der ersten App fällt einmalig eine Einrichtungsgebühr von 99 € an.

Was Ihr Auftraggeber sieht

Ihr Auftraggeber

Einblick nach Ihren Vorgaben

Über den optionalen Kundenzugang entscheiden Sie pro Kunde, welche Daten und Berichte er sieht. So beantworten Sie Rückfragen zur Anwesenheit mit Daten aus dem System statt mit einer nachträglich zusammengestellten Liste.

Häufige Fragen zum Dienstplan im Sicherheitsdienst

Was kostet das Dienstplan-Modul?

Die Dienstplanung kostet 4 € pro Benutzer und Monat. Abgerechnet werden nur Benutzer mit Dienstplan-Zugriff. Das ist die einzige Funktion, die pro Benutzer berechnet wird. Die Tarife COREDINATE Basic und Flex rechnen pro Gerät ab.

Funktioniert der Dienstplan auch ohne COREDINATE-Wächterkontrollsystem?

Ja. Das Dienstplan-Modul funktioniert mit jedem Wächterkontrollsystem. Wenn Sie bereits ein anderes System nutzen, setzen Sie den Dienstplan trotzdem ein und verwalten Ihre Benutzer in einem System.

Wie wird aus einer Schicht Arbeitszeit?

Mit dem Schicht-Merkmal „Schichtzeiten als Arbeitszeiten“ startet und endet die Arbeitszeit automatisch mit der Schicht. Alternativ startet die Zeiterfassung beim Scan eines Kontrollpunkts, beim Betreten eines Geofence, an der Stempeluhr oder manuell in der App.

Beachtet der Dienstplan Ruhezeiten?

Ja. Ruhezeiten lassen sich als Regel hinterlegen. Der Schichtplaner beachtet dann, wie lange ein Mitarbeiter zwischen zwei Diensten pausieren muss, zum Beispiel die elf Stunden nach § 5 Arbeitszeitgesetz.

Werden Urlaub, Krankheit und Qualifikationen berücksichtigt?

Ja. Qualifikationen mit ihren Gültigkeiten sowie Abwesenheiten werden im Portal gepflegt und fließen in die Dienstplanung ein.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter nicht zum Dienst erscheint?

Sie verknüpfen eine Aufgabe „Bestätigung Dienstantritt“ mit einem Kontrollpunkt am Objekt und geben ein Zeitfenster vor. Bleibt die Bestätigung aus, verschickt eine Benachrichtigungsregel eine E-Mail an die Disposition. Die Einrichtung beschreibt unser Hilfe-Artikel zum fehlenden Dienstantritt.

Reicht eine Excel-Vorlage für den Dienstplan?

Für ein Objekt mit wenigen Kräften oft ja. Unsere kostenlose Dienstplan-Vorlage rechnet Schichten, Stunden und Besetzung pro Tag. Sie prüft aber keine Qualifikationen nach § 34a GewO, warnt nicht bei verletzten Ruhezeiten und überträgt nichts in die Zeiterfassung.

Alle Zertifizierungen und Auszeichnungen →

Dienstplan an Ihren eigenen Schichten testen

Legen Sie im COREDINATE-Portal Ihre echten Objekte und Schichten an, weisen Sie Mitarbeiter zu und exportieren Sie die Zeiten. Berechnet werden 4 € pro Benutzer und Monat, nur für Benutzer mit Dienstplan-Zugriff.

Dienstplan kostenlos testen Live-Demo anfragen →

Made in Germany

DSGVO-konform

WKS-unabhängig