COREDINATE OWKS · Funktion

Mitteilungen

Neue Zugangsregelung Halle 7. Von acht Wachleuten wussten zwei davon. Der Auftraggeber fragte: Können Sie belegen, wer informiert wurde?

Mit Mitteilungen in COREDINATE wissen Sie in Sekunden, wer gelesen hat und wer nicht.

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COREDINATE Portal mit Mitteilungsfunktion auf einem Monitor in einem Operations Center
Lesebestätigung
nachweisbare Kenntnisnahme pro Mitarbeiter
 
Zeitgesteuert
automatische Veröffentlichung und Ablauf
 
Zielgenau
einzelne Mitarbeiter, Gruppen oder alle

Der Informationsbruch, den niemand sieht

In den meisten Sicherheitsdiensten läuft die interne Kommunikation über drei Kanäle: WhatsApp-Gruppen, Aushänge am schwarzen Brett und mündliche Weitergabe bei der Schichtübergabe. Alle drei funktionieren, solange nichts schiefgeht.

Sobald ein Auftraggeber fragt, ob eine bestimmte Anweisung alle Mitarbeiter erreicht hat, wird es still. Kein Chat-Verlauf in einer privaten WhatsApp-Gruppe ist ein revisionssicherer Nachweis. Kein Aushang protokolliert, wer ihn gelesen hat. Und bei der mündlichen Übergabe reicht ein kranker Kollege, damit die Kette bricht.

Das Problem ist nicht der Inhalt der Information. Das Problem ist der fehlende Nachweis, dass sie angekommen ist.

Was sich mit Mitteilungen in COREDINATE ändert

Der Unterschied zu informellen Kanälen liegt nicht in der Nachricht selbst, sondern in dem, was danach passiert.

Informeller Kanal Problem Mitteilungen in COREDINATE
WhatsApp-Gruppe Kein Nachweis, ob gelesen. Private Geräte, kein Unternehmenszugriff. DSGVO-kritisch. Lesebestätigung pro Mitarbeiter mit Zeitstempel. Unternehmenssystem, DSGVO-konform.
Aushang / Schwarzes Brett Erreicht nur, wer physisch vorbeikommt. Kein Nachweis. Veraltet schnell. Push-Benachrichtigung auf die App. Automatischer Ablauf nach Frist.
Mündliche Übergabe Ein kranker Kollege, ein Vertretungsfall, und die Kette bricht. Jeder Empfänger erhält die Mitteilung direkt, unabhängig von der Schichtübergabe.
E-Mail Nicht jeder Mitarbeiter im Außendienst liest regelmäßig E-Mails. Die App ist das Arbeitswerkzeug. Die Mitteilung erscheint dort, wo der Mitarbeiter ohnehin arbeitet.

Drei Szenarien, in denen Mitteilungen den Unterschied machen

Nicht jede Information braucht ein Meeting. Aber jede wichtige Anweisung braucht einen Nachweis.

1

Geänderte Zugangsregelungen

Halle 7 bekommt ein neues Schließsystem. Ab Montag gelten andere Zugangsregeln. Sie erstellen die Mitteilung am Freitag, legen Veröffentlichung auf Sonntagabend und sehen am Montagmorgen, welche Mitarbeiter die neue Regelung bestätigt haben. Wer noch nicht bestätigt hat, wird vor Schichtbeginn angesprochen.

2

Sicherheitshinweis nach einem Vorfall

In einem Objekt gab es einen Einbruchsversuch. Die Polizei empfiehlt verstärkte Aufmerksamkeit im Bereich Tor 3. Sie versenden die Information sofort an alle Mitarbeiter, die dieses Objekt betreuen. Innerhalb von 20 Minuten haben alle bestätigt. Beim Folgegespräch mit dem Auftraggeber können Sie das dokumentieren.

3

Temporäre Baustellenregelung

Der Parkplatz Ost ist für drei Wochen gesperrt. Sie erstellen eine Mitteilung mit Start- und Enddatum. Die Information erscheint automatisch und verschwindet nach Ablauf der Frist, ohne dass jemand daran denken muss, den Aushang abzuhängen.

Arbeitsabläufe und die Kommunikation mit unseren Ansprechpartnern sind spürbar effizienter geworden. Dadurch kann sich unser Sicherheitsmitarbeiter voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren.

Marco Philipp · Universitätsklinikum Freiburg

Mitteilungen im Zusammenspiel

Aufgaben

Informieren vs. beauftragen

Mitteilungen informieren. Aufgaben fordern zum Handeln auf. Eine Mitteilung informiert über die neue Brandschutzregelung. Eine Aufgabe stellt sicher, dass die zugehörige Checkliste beim nächsten Rundgang ausgefüllt wird. Beides landet automatisch im Wachbuch.

Rechtesystem

Vertraulich wenn nötig

Über das Rechtesystem steuern Sie, wer Mitteilungen erstellen und wer sie empfangen darf. Vertrauliche Anweisungen erreichen nur die richtigen Personen. Auftraggeber mit Kundenzugang haben keinen Einblick in interne Mitteilungen.

Häufige Fragen zu Mitteilungen

Wie funktionieren Mitteilungen in COREDINATE?

Mitteilungen werden im Portal erstellt und zeitgesteuert an ausgewählte Mitarbeiter oder Gruppen auf die COREDINATE-App verteilt. Der Empfänger bestätigt die Kenntnisnahme direkt in der App, der Status wird im Portal protokolliert.

Ersetzt das WhatsApp-Gruppen?

In der Praxis ja. Der entscheidende Unterschied: Bei Mitteilungen in COREDINATE können Sie nachweisen, wer wann welche Information erhalten und gelesen hat. Bei WhatsApp, Aushängen oder mündlichen Anweisungen fehlt dieser Nachweis. Dazu kommt: WhatsApp auf privaten Geräten ist datenschutzrechtlich problematisch, wenn Dienstinformationen darüber laufen.

Können Mitteilungen zeitgesteuert veröffentlicht werden?

Ja, jede Mitteilung kann mit einem Start- und Enddatum versehen werden. Die Nachricht erscheint automatisch zum definierten Zeitpunkt in der App und wird nach Ablauf nicht mehr angezeigt.

Sehen Auftraggeber die internen Mitteilungen?

Nein, Mitteilungen sind ein rein internes Kommunikationsmittel zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Auftraggeber mit Kundenzugang haben keinen Einblick in das Mitteilungssystem.

Was passiert bei fehlendem Netzempfang?

Mitteilungen werden beim nächsten Verbindungsaufbau automatisch synchronisiert. Der Mitarbeiter sieht die Nachricht, sobald die App wieder online ist, und kann die Kenntnisnahme dann bestätigen.

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