COREDINATE OWKS · Funktion

Zeiterfassung

Jeder kennt sie, niemand in der Lohnbuchhaltung mag sie: Stundenzettel. Oft falsch ausgefüllt, in grauenhafter Handschrift verfasst und fast regelmäßig zu spät eingereicht. Wie gut, dass COREDINATE® diese Aufzeichnung für Sie übernimmt — sowohl die Gesamtarbeitszeit als auch die Aufenthaltsdauer in einzelnen Bereichen.

Schichtzeiten entstehen automatisch beim Scan. CSV-Export an DATEV, Lexware oder Sage. Keine Nacherfassung, keine fehlenden Blätter am Monatsende.

Zeiterfassung 14 Tage testen Live-Demo in 30 Min →
Zeiterfassung mit COREDINATE
1.300+ Kunden
weltweit im täglichen Einsatz
 
★★★★★
100+ Google-Bewertungen
 
Ab 32 €/Monat
pro Benutzer, alle Funktionen inklusive
Die Echtzeitübermittlung der NFC-Stechstellen sowie die Dienstzeiterfassung mittels NFC-Mitarbeiterkarten erleichtern unsere Qualitätsabläufe enorm.

Stimme aus dem Sicherheitsdienst · COREDINATE-Bestandskunde

Wie die Erfassung abläuft

Wie die Erfassung der Arbeits- und Bereichszeiten abläuft, entscheiden Sie selbst. Entweder Ihr Team erfasst die Zeiten manuell über die App, oder COREDINATE® schneidet automatisch mit, sobald ein Kontrollpunkt Ihrer Wahl gescannt wurde. Komfortabler geht es kaum.

Wäre es für die Optimierung der Streife oder für die Abschätzung des Kontrollaufwands beim Kunden nicht gut zu wissen, wie lange Ihr Team tatsächlich vor Ort war? Genau das leistet die Bereichszeiterfassung — automatisch, mit Zeitstempel, ohne dass jemand am Schichtende eine Excel-Liste anlegt.

Generation 1

Stundenzettel auf Papier

Mitarbeiter notieren Beginn und Ende handschriftlich. Lücken durch Vergessen, unleserliche Zahlen und nachträgliche Korrekturen sind kein Ausnahme-, sondern Regelfall. Die Lohnbuchhaltung wartet auf das letzte fehlende Blatt.

Generation 2

Excel-Listen

Die Disposition tippt Stundenzettel nachträglich in eine Tabelle. Übertragsfehler, doppelte Einträge und Versionschaos zwischen mehreren Bearbeitern sind die typischen Folgen. Bei Streit mit dem Mitarbeiter steht Aussage gegen Aussage.

Aktueller Standard

Scan-basierte Erfassung

In COREDINATE OWKS beginnt die Schicht beim ersten Kontrollpunkt-Scan und endet beim letzten. Manuelle Korrekturen bleiben möglich, sind aber im Wachbuch nachvollziehbar. CSV-Export direkt in die Lohnbuchhaltung.

Was die Zeiterfassung automatisch erfasst

Die drei Datentypen, die im Tagesgeschäft am häufigsten gebraucht werden — automatisch erfasst, sofort im Portal und im Wachbuch verfügbar.

Was wird erfasst Wie Technische Eigenschaft
Schichtbeginn und -ende Automatisch beim ersten und letzten Scan eines definierten Kontrollpunkts oder Geofences Serverseitiger Zeitstempel · nach Upload nicht veränderbar · Offline-Puffer 4–5 Tage
Bereichszeiten Aufenthaltsdauer pro Objekt oder Zone, automatisch beim Betreten und Verlassen Plausibilitätsprüfung gegen Endzeit-vor-Startzeit-Fehler (Release 9.24.1)
Pausen Manuell oder über separaten Kontrollpunkt-Scan Sichtbar im Mouseover der Bereichszeiterfassung · separat exportierbar
Weitere Erfassungsdetails anzeigen ▾
Manuelle Korrektur Im Portal, durch berechtigte Disponenten Korrekturen sind im Wachbuch nachvollziehbar — wer wann was geändert hat
Überstunden-Erkennung Automatischer Vergleich mit hinterlegten Soll-Schichten Markierung im Portal, wenn die Ist-Zeit deutlich abweicht
CSV-Export Aus dem Portal, mit Zeitraum- und Mitarbeiterfilter Lohnbuchhaltungs-kompatibel · DATEV, Lexware, Sage und offene Schnittstellen
Ihre Vorteile auf einen Blick

Zu spät eingereichte, handschriftliche Stundenzettel gehören der Vergangenheit an. COREDINATE® führt die Aufzeichnungen automatisch und bietet Exportfunktionen: CSV-Datei für eigene Berechnungen in Excel, direkter Import in DATEV, Lexware oder Sage, und die Echtzeitübermittlung der NFC-Stechstellen für Qualitätsprozesse.

Schichtzeiten ohne Kontrollpunkt

Wenn eine Schicht keinen Kontrollpunkt hat — etwa beim Einsatz im Empfangsbereich — kann der Mitarbeiter manuell stempeln. Das Verfahren bleibt das gleiche, nur der Auslöser ist anders. Die Daten gehen unverändert ins Wachbuch und in den Export.

Plausibilitätsprüfung gegen Eingabefehler

Seit Release 9.24.1 prüft die Bereichszeiterfassung, ob Endzeit vor Startzeit liegt oder ob die Schichtdauer unrealistisch ist. Auffälligkeiten landen im Portal als Hinweis für die Disposition — bevor die Lohnabrechnung läuft, nicht danach.

Verbindung zum Dienstplan

Wenn Sie das Modul Dienstplanung nutzen, fließen abgeschlossene Schichten automatisch in die Zeiterfassung. Der manuelle Übertrag aus der Planung in die Erfassung entfällt komplett.

Auch ohne Empfang einsatzbereit

In Tiefgaragen, Kellern oder Funklöchern speichert die App alle Zeitstempel bis zu fünf Tage lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Stundenzettel-Ausreden funktionieren nicht mehr.

Release-Updates 2026

Was sich an der Zeiterfassung verbessert hat

Drei Verbesserungen aus den jüngsten Releases, die im Disposition-Alltag spürbar sind.

01

Plausibilitätsprüfung Bereichszeiterfassung

Release 9.24.1. Eingabefehler bei manueller Bereichszeiterfassung — etwa Endzeit vor Startzeit — werden jetzt im Portal als Hinweis markiert. Die Disposition sieht den Fehler vor der Lohnabrechnung, nicht erst danach.

02

Pausendauer im Mouseover

Release 9.24.1. Die Pausendauer pro Bereichszeiterfassung ist jetzt im Mouseover sichtbar. Bei Streit über Pausenregelungen oder bei der Prüfung der Arbeitszeitgesetz-Vorgaben (Pausenpflicht ab sechs Stunden Arbeit) ist die Information sofort greifbar.

03

Zeiteinheit in Berichtsvorschau

Release 9.24.1. Die Anzeige der Zeiteinheit bei Stundenzeiträumen in der Berichtsvorschau wurde korrigiert. Stunden-Summen und einzelne Schichtzeiten sind jetzt eindeutig im selben Format.

Vollständiger Changelog →
§ 17 MiLoG · § 16 ArbZG · BAG 1 ABR 22/21

Was das Gesetz verlangt — und wie COREDINATE das löst

Drei Rechtsgrundlagen treffen Sicherheitsdienste direkt. Wer hier dokumentationsschwach ist, hat bei einer Zollprüfung oder einer arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzung nichts in der Hand.

Rechtsgrundlage Was verlangt wird Wie COREDINATE das löst
§ 17 MiLoG (Mindestlohngesetz) Im Bewachungsgewerbe sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten binnen sieben Tagen aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Prüfung durch den Zoll (FKS). Schichtzeiten entstehen automatisch, sind im Wachbuch nicht veränderbar und über die gesamte Vertragslaufzeit verfügbar — deutlich über die Zwei-Jahres-Mindestfrist hinaus.
§ 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) Arbeitszeiten, die acht Stunden täglich überschreiten, müssen aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren. Überstunden über acht Stunden hinaus werden im Portal automatisch markiert — sowohl im Soll-Ist-Vergleich gegen die geplante Schicht als auch absolut.
BAG 1 ABR 22/21 (Urteil vom 13.09.2022) Arbeitgeber sind verpflichtet, objektive, verlässliche und zugängliche Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Keine Übergangsfrist. Server-seitige Zeitstempel (objektiv), nach Upload nicht veränderbar (verlässlich), CSV-Export und Portal-Zugriff (zugänglich).

Hinzu kommt das EuGH-Urteil C-55/18 vom 14.05.2019 (CCOO), das die Pflicht für ganz Europa etabliert hat. Wer diese Vorgaben nicht erfüllt, riskiert bei einer Zollprüfung im Bewachungsgewerbe Bußgelder bis zu 30.000 Euro pro Verstoß und im arbeitsgerichtlichen Streit eine Beweislastumkehr zugunsten des Mitarbeiters.

Was Ihr Auftraggeber bei der Zeiterfassung sieht

Ihr Sicherheitsdienst

Nachweis ohne Excel-Anhang

Auftraggeber, die Anwesenheitszeiten nachgewiesen haben wollen, bekommen direkten Portalzugriff auf die für sie freigegebenen Schichtzeiten. Was sichtbar ist, steuern Sie über das Rechtesystem. Bei Ausschreibungen ist der optionale Kundenzugang oft das Argument, das den Zuschlag bringt.

Ihr Auftraggeber

Anwesenheitsnachweis in Echtzeit

Schichtbeginn, Schichtende und Aufenthaltsdauer im Objekt sind direkt einsehbar — mit Zeitstempel pro Kontrollpunkt. Das ersetzt monatliche Anwesenheitsbestätigungen per E-Mail und reduziert Folgefragen auf Null.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung

Sind Sicherheitsdienste verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen?

Ja. Das Bewachungsgewerbe ist nach § 17 Mindestlohngesetz ausdrücklich verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten spätestens binnen sieben Tagen zu dokumentieren und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Hinzu kommen § 16 Abs. 2 ArbZG für Arbeit über acht Stunden hinaus sowie das BAG-Urteil 1 ABR 22/21, das eine objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber vorschreibt.

Wie funktioniert die Zeiterfassung in COREDINATE?

Auf zwei Wegen. Automatisch beim Scan eines definierten Kontrollpunkts oder Geofences zu Schichtbeginn und Schichtende. Manuell über die App, wenn Schichten ohne Kontrollpunktbezug erfasst werden müssen. Beide Verfahren laufen ins Wachbuch und sind über CSV-Export an die Lohnbuchhaltung übertragbar.

Lassen sich die Daten in die Lohnbuchhaltung exportieren?

Ja. Zeiterfassungsdaten werden als CSV exportiert und sind kompatibel mit gängigen Lohnbuchhaltungssystemen (DATEV, Lexware, Sage und weiteren). Das Format ist offen, sodass auch hauseigene Systeme angebunden werden können.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter am Schichtende vergisst auszustempeln?

Bei automatischer Erfassung über Kontrollpunkt-Scans entfällt das Problem, da die Schicht beim letzten Scan endet. Bei manueller Erfassung greift seit Release 9.24.1 eine Plausibilitätsprüfung: Endzeit vor Startzeit oder unrealistische Schichtdauern werden im Portal markiert, sodass die Disposition nachsteuern kann, bevor die Lohnabrechnung läuft.

Können auch Bereichszeiten erfasst werden?

Ja. Neben der Gesamtarbeitszeit erfasst COREDINATE auch die Aufenthaltsdauer in definierten Bereichen oder Objekten. Das ist die Grundlage für die Optimierung der Streifenrouten und für die Abschätzung des tatsächlichen Kontrollaufwands beim Auftraggeber.

Was kostet die Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung ist in jedem COREDINATE-Paket enthalten. Ab 32 € pro Benutzer und Monat im Langzeitvorteil-Tarif (2 Jahre Laufzeit) oder 52 € im Flex-Tarif (monatlich kündbar). Alle Funktionen sind in beiden Paketen identisch. Zur Preisübersicht →

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Sie haben das Wächterkontrollsystem COREDINATE® noch nicht im Einsatz? Dann wird es Zeit unser Testset 14 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren zu prüfen.

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Im kostenlosen Testset sind NFC-Tags, Portalzugang und der volle Funktionsumfang für 14 Tage enthalten. Schichtzeiten, Bereichszeiterfassung, CSV-Export und alle anderen Funktionen inklusive. Ab 32 € pro Benutzer und Monat.

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