Automatisierte Berichte

Die Ausgangssituation

Mesud Cingi führt sein Unternehmen seit Jahren erfolgreich. Auf COREDINATE wurde er im Rahmen einer Werbeanzeige auf Google aufmerksam und schon seit geraumer Zeit ist er zufriedener Kunde. Sein Team nutzt das Online Wächterkontrollsystem OWKS^® gerne und zuverlässig und so hat sich der Arbeitsalltag insgesamt wesentlich vereinfacht.

Nur eine Anforderung von Kunden stellt Mesud Cingi und sein Team immer noch vor Herausforderungen: Viele Kunden möchten regelmäßig darüber informiert werden, was während der Schichten der Sicherheitsmitarbeiter passiert, d.h. Mesud Cingi sitzt regelmäßig nach Feierabend noch im Büro und stellt Auswertungen der Rundgänge zusammen, um diese dann an seine Kunden zu senden. Da muss eine andere Lösung her.

Der Arbeitsalltag mit COREDINATE

Ein Telefonat mit dem Support-Team von COREDINATE hat Mesud Cingi schon immer weitergeholfen, also versucht er es auch dieses Mal. Dabei wird ihm klar, dass er eine ganz entscheidende Funktion von COREDINATE bei der Fülle an Funktionen übersehen hat. Mit COREDINATE können Auswertungen und deren Versand automatisiert werden.

Mesud Cingi ist begeistert. So spart er sich das lästige Zusammenstellen und auch das Versenden von Berichten. Künftig kann das alles COREDINATE für ihn übernehmen.

Auswertungen

Im COREDINATE Portal kann Mesud Cingi unter dem Menüpunkt „Berichte“ für jeden Kunden einen speziell zugeschnittenen Bericht erstellen. Dabei kann er nicht nur auswählen, auf welcher Grundlage der Bericht erstellt werden soll, also auf welcher COREDINATE-Funktion der Fokus liegen soll (z. B. Kontrollpunkte oder Ereignisse), sondern auch welchen Zeitraum jeder einzelne Bericht umfassen soll. In Mesud Cingis Fall ist das von Kunde zu Kunde unterschiedlich.

Mesud Cingi kann den Bericht so gestalten, wie es jeder einzelne Kunde wünscht. Das bedeutet, er kann ganz individuell zusammenstellen, welche Informationen in einem Bericht enthalten sein sollen. Mit wenigen Klicks kann er die Informationen ausschließen, die nicht wichtig sind, indem er sie in das Fenster „inaktive Spalten“ verschiebt.

Der automatische Versand von Berichten wird am Ende eingestellt. Dabei verwendet das System Versandregeln, welche Mesud Cingi ebenfalls ganz individuell einstellen kann. So kann er über die Option „Rhythmus konfigurieren“ aus den vorgegebenen Möglichkeiten wählen, wann der gerade bearbeitete Bericht versendet werden soll: einmalig, täglich, wöchentlich, monatlich oder aber nur einmal im Jahr.

Im letzten Schritt kann Mesud Cingi bestimmen, an welche E-Mail-Adresse der Bericht versandt werden soll. In diesem Schritt kann er außerdem die E-Mail-Nachricht verfassen, in der er seine Kunden darauf hinweisen kann, dass es sich bei der E-Mail um den geforderten Bericht handelt.

Auf diese Weise muss Mesud Cingi sich nur noch ein Mal Zeit für das Erstellen der Berichte nehmen und danach nicht mehr um das Thema kümmern. Ab sofort erstellt COREDINATE alle Berichte nach den getroffenen Einstellungen automatisch und versendet diese gemäß der erstellten Versandregel ganz ohne Mesud Cingis Zutun.