Ticketsystem
„Wie schnell reagieren Sie auf Mängelmeldungen?" Das fragt der neue Kunde im Ausschreibungsgespräch. Die Antwort: „Wir haben einen klar definierten Prozess." Ohne System bedeutet das in der Praxis: WhatsApp-Nachricht an die Disposition, Anruf beim Techniker, Notiz auf einem Zettel, hoffentlich nichts vergessen.
Mit dem Ticketsystem werden aus Ereignissen strukturierte Vorgänge mit definierten Prozessen, delegierbaren Aufgaben und nachvollziehbarer Historie. Für Mängelmeldungen, Personalprozesse, Reklamationen, Eskalationen.
Zentrale Plattform für strukturierte Vorgänge
Das Ticketsystem von COREDINATE® ist eine zentrale Plattform für alle Vorgänge im Unternehmen, die übersichtlich abgebildet werden sollen. Erstellen Sie einen sogenannten Vorgang, an den Sie Ereignisse hängen können, und ordnen Sie diesem Vorgang Aufgaben unter. Auf Wunsch können Sie Dateien zum Vorgang hochladen und Kommentare zu jedem Vorgang erlauben.
Sie haben Abläufe, die nach einem festen Schema abgearbeitet werden sollen — zum Beispiel die Einweisung eines neuen Mitarbeiters? Dann definieren Sie einfach den entsprechenden Prozess, der wie eine Vorlage für Ihre Mitarbeiter funktioniert und von diesen gestartet werden kann.
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Ticketsystem vs. Aufgaben — wann was?
Zwei Funktionen mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad. Beide haben ihre Berechtigung.
| Kriterium | Aufgaben | Ticketsystem |
|---|---|---|
| Charakter | Kompakte To-Do-Liste, optional an Kontrollpunkte gekoppelt | Mehrstufiger Vorgang mit Prozessvorlagen und Eskalationspfaden |
| Typische Verwendung | „Wasseruhr ablesen", „Heizungsschalter prüfen" | Defekter Wasserzähler → Meldung → Techniker → Abnahme |
| Beteiligte | Einzelner Mitarbeiter | Mehrere Personen mit Rollenverteilung |
| Dokumentation | Erledigt-Status + ggf. Begründung | Dateien, Kommentare, Statushistorie, Eskalationen |
| Sichtbarkeit | Für alle berechtigten Mitarbeiter | Granular über Rollen steuerbar |
Unsere bekannte Funktion Aufgaben ist wie eine kompakte To-Do-Liste, die Sie bei Bedarf mit bestimmten Kontrollpunkten verknüpfen, um Ihre Mitarbeiter aktiv auf fällige Aufgaben hinzuweisen. Darf es etwas mehr sein? Für komplexere Themen, die besonderen Abläufen unterliegen, hat COREDINATE® das Ticketsystem entwickelt — zentral gesammelt, aber nur sichtbar für Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung. So können Sie auch umfangreichere Aufgaben spontan delegieren, ohne den entsprechenden Mitarbeiter umständlich einzuweisen. Wie's abläuft, steht ja schließlich im System.
Defekter Wasserzähler — vom Ereignis zur Abnahme
Vier Schritte, vollständig dokumentiert, ohne dass jemand jemandem hinterhertelefoniert.
Ereigniserfassung
„Zähler funktioniert nicht" — Mitarbeiter erfasst das Ereignis während des Kontrollgangs in der Ereigniserfassung mit Fotobeweisen.
Echtzeitübertragung
Das Ereignis erscheint sofort im Portal. Die Disposition sieht den Vorfall mit Bild und Zeitstempel, ohne Anruf, ohne E-Mail.
Teamleiter öffnet Prozess
Der Teamleiter wählt die definierte Prozessvorlage „Defektmeldung" und erstellt manuell einen Vorgang. Das Ereignis wird angehängt.
Vorgang „Zähler defekt"
Aufgabe 1: Meldung an Abteilungsleiter. Aufgabe 2: Reparaturdienst informieren. Alle Aufgaben mit Verantwortlichen, Fristen und Statuskontrolle.
Lesen Sie auch, wie die Firma Fuller Sicherheit und die Firma Wartung und Instandhaltung Werner das Ticketsystem im Einsatz haben und davon profitieren.
Wofür sich das Ticketsystem im Sicherheitsdienst eignet
Sechs typische Anwendungen, die im Tagesgeschäft Struktur und Beschleunigung bringen.
| Vorgangstyp | Auslöser | Beteiligte |
|---|---|---|
| Mängelmeldungen | Defekte Anlagen, Schäden im Objekt | Mitarbeiter, Disposition, Techniker, Kunde |
| Vorfallsbearbeitung | Einbruch, Vandalismus, Brand | Mitarbeiter, Disposition, GF, ggf. Polizei |
| Mitarbeiter-Einweisung | Neuer Mitarbeiter, neuer Einsatzort | HR, Schichtleiter, Mitarbeiter |
| Reklamationsabwicklung | Beschwerde vom Auftraggeber | Vertrieb, Disposition, GF |
| Wartungsplanung | Wiederkehrende Inspektionen | Disposition, Mitarbeiter, externe Dienstleister |
| Schlüsselverlust | Verlust oder Diebstahl eines Schlüssels | Mitarbeiter, GF, Schlosser, Kunde |
Einmal definiert, immer wiederverwendbar. Wenn der nächste Wasserzähler defekt ist, klickt der Teamleiter den Prozess an — Aufgaben, Verantwortliche und Reihenfolge sind schon hinterlegt. Konsistenz ohne Schulungsaufwand.
Sensible Vorgänge (Personalsachen, Reklamationen) lassen sich auf bestimmte Rollen einschränken. Nur wer berechtigt ist, sieht den Vorgang im Portal. Datenschutz und Diskretion sind technisch durchgesetzt.
Wer hat wann was kommentiert? Wann wurde die Aufgabe delegiert? Welche Datei wurde hochgeladen? Alles in einer chronologischen Vorgangshistorie, nachträglich nicht veränderbar.
Wer einen Vorgang anlegt, der auf einem Ereignis basiert, hat den Bezug ins digitale Wachbuch automatisch hergestellt. Bei der Erstellung von Reports sind alle Vorgänge filterbar.
Was Ihr Auftraggeber vom Ticketsystem profitiert
Skalierbare Vorgangsbearbeitung
Wachsende Aufträge bedeuten wachsende Komplexität. Ohne System verteilen sich Vorgänge auf WhatsApp, E-Mails und Excel. Mit dem Ticketsystem bleibt der Überblick erhalten — auch wenn 50 Vorgänge parallel laufen.
Klare Antwort auf „Wie schnell reagieren Sie?"
Über den optionalen Kundenzugang kann der Auftraggeber freigegebene Vorgänge in Echtzeit verfolgen. Bei Audits oder Ausschreibungen ein konkreter Nachweis, dass Reaktionszeiten dokumentiert sind.
Häufige Fragen zum Ticketsystem
Was unterscheidet das Ticketsystem von der Aufgaben-Funktion?
Die Aufgaben-Funktion ist eine kompakte To-Do-Liste. Das Ticketsystem geht weiter: Es bündelt mehrere Aufgaben, Ereignisse, Dateien und Kommentare zu einem Vorgang, der definierten Prozessen folgt. Für komplexere Themen wie defekte Anlagen, Personalprozesse oder mehrstufige Eskalationen ist es das geeignete Werkzeug.
Wie funktioniert ein Prozess im Ticketsystem?
Ein Prozess ist eine Vorlage für einen wiederkehrenden Vorgang — etwa Einweisung neuer Mitarbeiter, Bearbeitung eines defekten Wasserzählers oder Reklamationsabwicklung. Sie definieren einmalig die Schritte, dann startet der Mitarbeiter den Prozess per Klick. Die Aufgaben werden automatisch erstellt und können delegiert werden.
Was kostet das Ticketsystem?
Das Ticketsystem ist eine separate Funktion. Der Preis wird individuell nach Funktionsumfang konfiguriert. Bitte kontaktieren Sie unseren Vertrieb unter +49 9842 80491-20 oder über das Kontaktformular für ein Angebot.
Können Dateien an einen Vorgang gehängt werden?
Ja. Pro Vorgang lassen sich beliebig viele Dateien (Fotos, PDFs, Dokumente) hochladen. Zusätzlich können Kommentare erfasst werden, um den Vorgang nachvollziehbar zu dokumentieren — wichtig bei Eskalationen oder bei der späteren Auswertung.
Wer sieht welche Vorgänge?
Sichtbarkeit wird über das Rechtesystem gesteuert. Nur berechtigte Mitarbeiter sehen die für sie relevanten Vorgänge. Das macht das Ticketsystem auch für sensible Personalprozesse oder kundenspezifische Abwicklungen einsetzbar.
Gibt es Beispiele für den Einsatz in der Praxis?
Ja. Die Firma Fuller Sicherheit nutzt das Ticketsystem für ihre Vorgangsabwicklung, die Firma Wartung und Instandhaltung Werner setzt es für die Instandhaltungsplanung ein. Beide Anwendungsbeispiele sind im COREDINATE-Portal dokumentiert.
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Ticketsystem in 30 Minuten live erleben
Das Ticketsystem ist eine separate Funktion. Wir konfigurieren es individuell nach Ihrem Funktionsumfang. Sprechen Sie mit unserem Vertrieb für ein Angebot oder eine Live-Demo.
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